BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

Sistem: Bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, bir araya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünüdür.

İster insan yapısı olsun ister doğal olsun tüm
sistemlerin sahip olduğu ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir yapının sistem
olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması
gerekmektedir. Bunlar;
• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,
• Sınırlara sahip olması,
• Öğeleri arasında etkileşimin olması,
• Sistemin en az bir amacının olması.

Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri
sağlama ve bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme işlemidir.

İşletmelerin faaliyet gösterebilmesi için elemanlara ve bu elemanlar arasında etkileşime sahip olması gerekmektedir. Tüm bu sistem özellikleri açısından ele alındığında işletmeleri de birer sistem olarak değerlendirmek yanlış olmayacaktır. Ancak iş yapış biçimleri, alt yapı biçimleri, örgütlenme biçimleri ve yönetim biçimleri gibi etkenlerden dolayı herbir işletme birbirinden farklılık göstermektedir.

İster basit işter karmaşık faaliyet olsun işletme yönetimi için hayati olan nokta faaliyetlerle ilgili bilgi alma noktasıdır. Faaliyetlerle ilgili edinilen bilgiler dar anlamda ilgili faaliyetlerin yürütülebilmesi için geniş anlamda da işletme faaliyetleri hakkında kararların alınabilmesi için son derece önem taşımaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır.

Temel yönetim bilgi sistemlerine bakıldığında;

İster insan yapısı olsun ister doğal olsun tüm sistemlerin sahip olduğu ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bunlar;
• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,
• Sınırlara sahip olması,
• Öğeleri arasında etkileşimin olması,
• Sistemin en az bir amacının olması.

İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür Temel Görevleri

• Çalışanların sağlık ve güvenliğinin sağlanması
• Kabul edilebilir kalitede bir iş ortamının oluşturulması
• Mevcut iş koşullarının iyileştirilmesi için yeni programların geliştirilmesi
• Yapılan faaliyetlerin izlenmesi ve yönetilmesi

Bilgi sistemlerinin temel yapısını açıklarken değinildiği üzere bir sistemin tasarlanması aslında sistemin “çıktı” aşamasının tasarlanmasıyla başlamaktadır.

İşletmeler de aslında yaşayan bir organizmadır. İşletmeyi her ne kadar sistem olarak tanımlamış olsak da tıpkı insan vücudunda olduğu gibi alt sistemlerinin bulunduğunu söyleyebiliriz. İşletme bilgi sistemleri, işletme faaliyetleriyle ilişkisi çerçevesinde oluşturulur. Örneğin, üretim faaliyetleriyle ilgili bilgi üreten sistem üretim bilgi sistemi, finansal konularla ilgili bilgi üreten sistem muhasebe bilgi sistemi, insan kaynaklarıyla ilgili bilgi üreten sistem insan kaynakları bilgi sistemidir.

İşletmelerin bilgi sistemlerine yatırım yapmalarındaki temel etken "Faaliyetler hakkında bilgi elde etmek"tir.

İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür'ün Temel Görevleri:

Çalışanların sağlık ve güvenliğinin sağlanması
Kabul edilebilir kalitede bir iş ortamının oluşturulması
Mevcut iş koşullarının iyileştirilmesi için yeni programların geliştirilmesi
Yapılan faaliyetlerin izlenmesi ve yönetilmesi

Yönetim Bilgi Sistemi
Yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran,
birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür. İlişkisiz bilgi yani bağlantısız yanlış seçenektir. Tam tersine birbirine bağlı bilgileri içerir.

Personel Planlama ve İşe Almadan Sorumlu Müdür'ün Temel Görevleri 

İşletmenin kısa dönem ve uzun dönem insan kaynağı ihtiyacı hakkında kestirimlerde bulunur, plan yapar.
• İşleri analiz ederek, işlerin yapılabilmesi için sahip olunması gereken yeterlilikleri belirler.
• Personel başvurularına yardımcı olur, adayları gözlemler ve işe yeni başlayan personelin iş ortamına uyum sağlamasına yardımcı olur.

Departmanlar ortak bir veri tabanı kullanmaktadır.
Departmanlar arası etkileşim bulunmaktadır.
Departmanlar birbirlerinin faaliyetleri hakkında bilgi sahibidir.
İşletmeyi tek bir sistem olarak ele alır.
Aynı işlem için verilerin tekrar tekrar sisteme girilmesi gerekmemektedir.

Yönetim Bilgi Sistemi:
Yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran,birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

Endüstri İlişkilerinden :Sorumlu Müdür'ün Bilgi İhtiyacı:

• Güncel ekonomik veriler
• Çalışanlara ilişkin şikayet sonuçları
• Şikayet süreçlerine ilişkin kanun ve düzenlemeler

Personel Planlama ve İşe Almadan Sorumlu Müdür'ün Aldığı Karar Türleri:

Kurumun gelecekteki personel ihtiyacı hakkında kestirimde bulunur ve ihtiyacın nasıl karşılanacağının yollarını arar.

İş pozisyonlarının nasıl doldurulacağına karar verir. (örneğin, personel alımı veya terfi yoluyla)

Başarı ve gözlem ölçütlerini belirler.

Bütünleşik Bilgi Sistemi: Bütünleşik bilgi sistemi altyapısıyla bilgi sistemleri veritabanından ihtiyaçları olan verileri çekebilmektedirler. Bütünleşik bilgi sisteminin sağladığı bu olanak aynı zamanda Kurumsal Kaynak Planlaması sistemlerinin de alt yapısını oluşturmuştur.