DOSYALAMA ARŞİVLEME

Enformasyon kavramı bilgiye yakın bir kavram olup, bilgiye ulaşmada yol gösterici olması
beklenen işlenmiş veriler olarak ifade edilmektedir.

Özel bilgilerin rakip işletmelere aktarılması, bilgi yönetimin amaçları arasında yer almaz.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS), örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan
belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Belge türleri sunum biçimlerine göre, yazılı, basılı ve manyetik olmak üzere üç grupta sınıflandırılır.

Kıymetli belgeler; örgüt yapıları içerisinde “önemli” olarak ifade edilen ve maddi-manevi değeri olan belgelerdir.

Çalışanların sosyal güvenlik hakları ile ilgili başvurulacak olan Sosyal Sigortalar Kanunu danışma niteliği taşıyan belge türüdür.

Kayıt kavramı; bir yazının, hesabın, tarihin, numaranın vb. nin ya da kopyasının bir yerde yazılı
olarak bulunmasını ifade etmektedir.

Gizli Kayıtları rakip firmalarla paylaşma, kayıt oluşturma amaçları arasında yer almaz.

Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine ise kodlama adı verilmektedir.

Kayıtların denetlenmesi ve kayıtların değiştirilmesi kayıt yaşam süreci aşamaları arasında sayılmaz.
Kayıt yaşam süreci,
- kayıtların yaratılması,
- kayıtların depolanması,
- eski kayıtlara erişim,
- kayıtların sürdürülmesi ve
- kayıtların imhası
şeklinde beş aşamadan oluşur.

Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Manyetik belgeler; günümüzde bilgisayarlar, tabletler ya da akıllı telefonlar üzerinde üretilen, dağıtılan ve depolanan belgelerdir. Geçmişte kullanılan mikrofilmler, mikroformlar, CD’ler ve DVD’ler manyetik belge kullanımında yer alan araçlardır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Nitelik bakımından belge türleri; resmi belgeler, mali belgeler, gizli belgeler ve kıymetli belgelerdir. Basılı belgeler bu türlerden değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Önceliği olan belgeler; genellikle örgüt yapılarının içerisinde çalışanların ya da yöneticilerin ellerinin altında hemen ulaşabilecekleri ve günlük rutin işleri ya da aciliyet derecesi yüksek olan belgelerdir. Bu tür belgelere ulaşma konusunda herhangi bir zaman maliyet unsurunun olmaması gerekmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kayıt kavramı; bir yazının, hesabın, tarihin, numaranın vb. nin ya da kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ifade etmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Kayıt yönetim programları tasarlanırken; kaydın tutulması gereken zaman uzunluğu, depolanacak kayıtların kapsamı, hacmi ve bu hacmin büyüme derecesi, belli bir kayda ulaşmak için umulan ya da talep edilen erişim süresi, bu bilgilere ulaşacak kişilerin sayısı ve ne sıklıkla ulaşmak isteyecekleri, kısa vadeli ve aktif belgelerin veya kayıtların depolanma süresi ve bunların arşivde pasif olarak ne kadar daha saklanmaları gerektiği, orijinal kaydın özelliği, biçimi, depolama maliyeti ve yasal zorunluluklar göz önüne alınmalıdır. Bilgilerin arşivde sonsuza dek saklanması gerekliliği söz konusu değildir. Yasal süre dolunca imha edilebilirler. Doğru cevap A seçeneğidir.

Dosya planlarında, istenilen dosyaya erişimin kolaylaşması adına; kurum adı, birim kimlik kodu, dosya numarası, konu adı, varsa özel kod alanı ve dosyanın yılı yer almaktadır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine ise kodlama adı verilmektedir. Doğru cevap C seçeneğidir.