DOSYALAMA ARŞİVLEME

iletişim kavramı, mikro düzeydeki oluşumlardan makro düzeydeki oluşumlara kadar tüm dünyayı kapsayan bir kavramdır. Mikro düzeyde; iki birey
arasında oluşan konuşmalar, sohbetler, alış-veriş kavramları olarak karşımıza çıkarken makro düzeyde ise; bir ürünü sektöre tanıtma, bir konuyu
kongrelerde geniş bir topluluğa aktarma olarak ifade edilebilir.

Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir.

İşlenmemiş bilgi ya da ham gerçekler veri'yi tanımlar

Bilginin nasıl kullanılacağına karar verildiği takdirde, enformasyon yorumlanarak bilgiye dönüşebilmektedir.

Bilgi yönetimi; “çoğunlukla örgüt yapılarında uygulanan bir etkinliktir. En önemli amacı ise örgütsel bilgi kaynaklarını kullanarak, örgütsel
verimliliği gerçekleştirmeye ve faaliyetleri etkin kılabilmeye yönelik bir ortam yaratmak ve bilgiyi etkinliklerin merkezine yerleştirmektir.”

İletişim kanalları ile birlikte ortaya çıkan belgelerin özellikle kanıt niteliği taşıması için kayıt altına alınması gerekmektedir.
Kayıt altına alınan belge sayesinde olayların gerçeğe uygunluğu meşrulaştırılır ve gerektiğinde kullanılmak üzere saklanır.

Örgüt kapsamında belgelerin dolaşımı örgüt içi belgeler, örgüt dışı belgeler ve örgütlerin dışarıya gönderdiği belgeler olarak ifade edilmektedir.

Örgüt içi belgeler; merkez bina içinde, şubelerden fabrikaya ya da fabrikadan merkez binaya gibi, örgüt yapısı içerisinde dolaşan belgeleri ifade etmektedir. Erzurum şubesinden Eskişehir merkeze gönderilen bir belge örgüt içi belge olarak ifade edildiği gibi Eskişehir merkezden Polonya’daki fabrikaya gönderilen belge de örgüt içi belge kapsamına girmektedir. Belgelerin örgüt içi belge sayılması için örgüt sınırları içerisinde yer alması gerekmektedir.

Örgüt dışı belgeler; örgütün dış çevresi ile yapmış olduğu her türlü iletişim ile ilgili belgelerdir. Örgüte ilgili bakanlıklardan gelen belgeler örgüt dışı belgeler olarak ifade edilmektedir. Bir dava sonucu mahkemelerin örgütten istediği belgeler ise örgütün dışarıya gönderdiği belgeler olarak tanımlanır.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) Örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Yazılı belgeler; el ile ya da bilgisayar gibi teknoloji tabanlı cihazlar ile yazılan belgeler olarak ifade edilmektedir. Kamuda ve özel sektörde kullanım alanı en yaygın olan belge türüdür. “Kanıt” niteliği taşıması açısından da yazılı belgelerin önemi yüksektir.

Kıymetli belgeler; örgüt yapıları içerisinde “önemli” olarak ifade edilen ve maddi-manevi değeri olan belgelerdir. Hisse senetleri, antlaşmalar kıymetli belgeler olarak adlandırılır

Gerekli ve değerli belgelerin kullanımını arttırır. Etkili bir kayıt yönetim süreci sayesinde örgüt faaliyetleri için gerekli ve değerli olan belgelerin çalışanlara önemi vurgulanır ve hangi belgenin ne zaman kullanılması gerektiği ortaya çıkar.

Literatür incelendiğinde kayıt yaşam süreci genel olarak beş aşamada ele alınmıştır:

Kayıtların yaratılması

Kayıtların depolanması

Eski kayıtlara erişim

Kayıtların sürdürülmesi (idamesi)

Kayıtların imhası

Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine ise kodlama adı verilmektedir.

Bilgi kavramını geçmişte birçok düşünür ve filozof, konuşmalarında ve söylemlerinde ele almış ve “onsuz olmaz” ifadelerine yönelik anlamlar oluşturmuşlardır. 

“İyi olan tek şey bilgi, kötü olan tek şey bilgisizliktir” cümlesi Sokratese aittir.

Bilginin organizasyonunda Verimli bir şekilde yönetilen karar verme süreçleri
ise yapıları meşruiyetlerini arttırıcı ve rekabet konusunda da üstünlük sağlayacak bir konuma dönüştürmektedir.

Bilgi yönetiminin amaçları genel olarak ele alınırsa;
• Örgüt içinde yeni bilgilerin üretilmesi
• Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması
• Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması
• Bilginin dokümanlar, veri tabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulması
• Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması
• Örgütün birimleri içinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferinin gerçekleştirilmesi
• Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesi olarak ifade edilmektedir.

Bilgi amaçları:
Sürecin geliştirilmesi
Potansiyel alanların şeffaflığı
Şartların şeffaflığı

Kullanım türlerine göre belgeler iki grupta incelenmektedir:
• İşlem belgeleri; örgüt yapıları içerisinde günlük faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında kullanılan ya da kullanılması öngörülen
belgelerdir. Raporlar, dilekçeler, formlar, faturalar gibi belgeler işlem belgeleri arasında yer almaktadır.
• Danışma belgeleri; örgüt yapılarında kuruluşundan bu yana ya da uzun süredir devam eden faaliyetlerle ilgili belgelerdir. Stratejik
planlar, yönetim kurulu kararları, sektör kapsamında diğer örgütlerle yapılan yazışmalar danışma belgeleri örnekleri arasındadır

Taşıdıkları değer açısından belgeler

İdari değer açısından belgeler

Mali değer açısından belgeler

Yasal değer açısından belgeler

Araştırma değeri açısından belgeler

İmha edilecek belgeler; örgüt yapıları içerisinde dosyalama ve arşiv süreçlerinde faaliyetini tamamlamış olan belge türlerdir. İmha sürecinin yasal çerçeve dâhilinde yapılması gerekmektedir