DOSYALAMA ARŞİVLEME

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir. Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) Örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Manyetik belgeler; günümüzde bilgisayarlar, tabletler ya da akıllı telefonlar üzerinde üretilen, dağıtılan ve depolanan belgelerdir. Geçmişte kullanılan mikrofilmler, mikroformlar, CD’ler ve DVD’ler manyetik belge kullanımında yer alan araçlardır.

Nitelikleri bakımından belge türleri: • Resmi belgeler; kamu kuruluşları tarafından üretilen ya da özel sektör kapsamında yer alan yapıların kamu kurumlarıyla iletişimleri sırasında ortaya çıkan belgelerdir. Resmî belgelerde belirli bir üretim ve yazım standardı bulunmaktadır.

Doğrudan (birincil kaynak) erişilen belgeler; örgüt içinde gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda üretilen ve saklanan belgelerin, örgüt personeli tarafından yapılacak araştırmalarda ya da bir sürecin devamında kullanılması olarak ifade edilir. Bu belge türünde kaynağa doğrudan ve ilk elden ulaşılmaktadır.

Saklanması ve imha edilmesi gereken belge sayısını gerekirse azaltır. Kayıt yönetimi sayesinde belgelerin kontrolü sadece dosyalama aşamasında değil aynı zamanda arşivdeki belgeler üzerinde de gerçekleştirilir. Arşivdeki belgeler, yasal süresi tamamlanmışsa imha prosedürlerine göre yok edilmektedir.

Eski kayıtlara erişim: Yaşam süreci kapsamında yaratılan ve depolanan kayıtlara çalışanların herhangi bir durumda ulaşmak istemesi olarak ifade edilmektedir. Örgütlere yapılan denetim sırasında ulaşılabileceği gibi yılsonu faaliyetlerinin gözden geçirilmesi ya da çalışanların geçmişe yönelik kontrol mekanizmalarını çalıştırmaları sırasında eski kayıtlara erişim sağlanmaktadır.

Koordinasyon Örgütün ortak hedeflerine ulaşılması amacıyla çalışanların çabalarının düzenleştirilmesi ve uyumlaştırılması dahilinde işlerin daha etkin yapılmasının sağlanması olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap A.

Basılı belgeler; yazılı belgelerin kullanım türüne bağlı olarak basılması ya da çoğaltılması ile oluşan belge türüdür. El ilanları, broşürler, fotoğraflar, haritalar, dergiler vb. dokümanlar basılı belgeler olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B.

Danışma belgeleri; örgüt yapılarında kuruluşundan bu yana ya da uzun süredir devam eden faaliyetlerle ilgili belgelerdir. Stratejik planlar, yönetim kurulu kararları, sektör kapsamında diğer örgütlerle yapılan yazışmalar danışma belgeleri örnekleri arasındadır. Doğru cevap E.

Resmi belgeler; kamu kuruluşları tarafından üretilen ya da özel sektör kapsamında yer alan yapıların kamu kurumlarıyla iletişimleri sırasında ortaya çıkan belgelerdir. Resmî belgelerde belirli bir üretim ve yazım standardı bulunmaktadır. Doğru cevap C.

Taşıdıkları değer açısından belgeler dört başlıkta incelenmektedir:

Etkin ve işlemde olmayan kayıtları muhafaza etme = Kayıt Sürdürme Amaçları arasında yer alır. Doğru cevap D.

Dosya planlarında, istenilen dosyaya erişimin kolaylaşması adına; kurum adı, birim kimlik kodu, dosya numarası, konu adı, varsa özel kod alanı ve dosyanın yılı yer almaktadır. Doğru cevap D.