DOSYALAMA ARŞİVLEME

Bilgi ve belge merkezleri yöneticilerinin, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulamasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir. Yönetim kurulu üyelerinin kim olduğu, bilgi ve belge merkez yöneticilerinin sorması ve sorgulaması gerektiği konulardan biri değildir.

Günümüz internet teknolojisinin gelişimi basılı olan kitapları da kapsamına almıştır. Dijital ortama aktarılan ya da dijital ortamda oluşturulan kitaplar
sayesinde bilgiye gereksinim duyan kullanıcılara mekan ve zaman fark etmeksizin istedikleri kitaba ulaşma imkanı sunulmaktadır.

Avrupa'da bilgi ve belge merkezlerine yönelik heyetler Rönesans döneminde oluşturulmuştur. Rönesans, bilgi ve belge merkezleri açısından da bir yenilenme unsuru olmuştur.

Toplam kalite yönetimi’nin bilgi ve belge merkezlerinde uygulanması ile sunulan hizmette kullanıcı tatmini ve memnuniyeti ile birlikte hizmette verimliliğin ve etkinliğin sağlanarak kalitenin ön plana çıkarılması amaçlanabilmektedir. Toplam kalite yönetimi açısından bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması şu şekilde ifade edilebilmektedir (Önal, 1997):
• Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması
• Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması
• Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması
• Kaynakların verimli biçimde kullanılması sonucu hizmetlerin ekonomik olarak üretilmesi
• Kullanıcı gereksinimlerine yanıt veren üretim sistemi olması
• Olası problemlere çözüm yolları önererek sorun çıkmasının önlenmesi
• Başarılı sonuç için gereken girdiyi sürekli sağlayabilme becerisi
• Kaynakların ve hizmetlerin değerlendirilmesi sonucu standartların geliştirilmesi ve standartlara uyum sağlanması
• Gelişmelerin izlenmesi, değişmeye ve kaliteye uyumun göze alınması
• Hizmetlerin çabuk, doğru ve zamanında sunulması
• Başarıya yatırım yapılması
• Sürekli gelişmeyi amaçlayan bir sürecin varlığı
• Yeni hizmetlerin tasarlanması, geliştirilmesi ve sunulmasıdır.

Bilgi ve belge merkezleri yöneticileri, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulanmasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir:
• Hedef kitle kimlerden oluşmaktadır?
• Kullanıcının bize geliş amacı nedir?
• Verimlilik ve etkinlik nasıl arttırılabilir?
• Kullanıcılara en iyi hizmet nasıl sunulabilir?
• Materyaller uygun bir biçimde organize edilmiş midir?
• Personel yeterli ve eğitimli midir?
• Hizmetler bilgi ve belge merkezlerinin verimli bir şekilde kullanılmasını kolaylaştırıyor mu?
• Bina hizmetleri yeterli midir?
• Finansal kaynaklar yeterli midir?
• Organizasyon ve yönetim yapısı uygun mudur?
• Diğer bilgi merkezleri ile işbirliği durumu nasıldır?
• Kullanıcılara daha iyi hizmet nasıl verilebilir?

Kütüphaneler; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandıklarında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumlardır.

Türkiye İnsan Hakları Vakfı Dokümantasyon Merkezinin çalışma amacı, insan hakları ihlallerinin izlenerek düzenli raporlar ile kamuoyuna iletilmesi, insan hakları ihlallerinin önlenmesi ve Vakfın güncel hak ihlalleri karşısında alacağı tutumun belirlenmesi için gerekli bilgi altyapısını oluşturmaktadır. Dokümantasyon merkezi TİHV’nin kuruluşuyla birlikte faaliyete geçmiştir. Dokümantasyon projesi çerçevesinde,
• Asli olarak insan hakları ihlallerine ilişkin yıllık raporlar hazırlanır;
• İnsan hakları ihlalleri ile ilgili olarak basın, İHD Genel Merkez ve şubeleri, demokratik kitle örgütleri, insan hakları savunucuları ile çeşitli kişi ve kaynaklardan toplanan ve arşivlenen bilgiler ile günlük, yıllık, özel raporlar başlıkları altında Türkiye’deki hak ihlalleri raporlaması çalışması yapar;
• Raporlar Türkçe ve İngilizce olarak kamuoyuna aktarılır;
• İhtiyaç duyulduğunda Türkiye’nin içinde bulunduğu koşullara bağlı özel raporlar ve bilgi notları hazırlanır. Şimdiye kadar gerek TİHV ortamına gerek başka kurumlara sayısız özel raporlar hazırlanmıştı. 14 Haziran 2009’da hazırlanan PVSK Raporu kamuoyunda büyük yankı uyandırmış, PVSK’nin değiştirilmesiyle artan işkence ve yargısız infazlar konusunda farkındalık yaratılmıştır.
• Yıllık raporlara temel oluşturmak ve gündemi daha rahat izlemek amacıyla aylık raporları sadece tablo şeklinde hazırlanır;
• Günlük raporlar Türkçe ve İngilizce olarak vakfın web sitesinde (www.tihv.org.tr) yayınlanmakta ve isteyenlere ücretsiz olarak e-posta grubu üzerinden de verilir;
• Dokümantasyon projesi kapsamından merkezin bir diğer önemli işi ise “bilgilendirme”dir. Hemen her gün büyükelçiliklerin, ilköğretimden yüksek lisansa kadar öğrencilerin ve yurt dışındaki insan hakları kuruluşlarını Türkiye’de yaşanan insan hakları ihlalleri konusunda bilgilendirir;
• Merkezimiz ayrıca yabancı heyetlerle yapılan toplantı ve görüşmelerde bilgilendirme sorumluluklarını da üstlenir.

Arşiv; 1962 yılında Madrid’de yapılan VII. Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı’nda şu şekilde tanımlanmıştır: Kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ya da işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken ve bir sebeple saklanan) dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerlerdir.

Müzeler, sanat ve bilim eserlerinin yer aldığı ya da bu eserlere dayanak noktası olan verilerin ve yol göstericilerin bulunduğu toplum yararına faaliyet gösteren örgütsel yapılardır. T.C. Turizm ve Kültür Bakanlığı ise müzeyi şu şekilde tanımlamıştır:
Tarihi eserleri tespit eden, bilimsel yöntemlerle açığa çıkaran, inceleyen, değerlendiren, koruyan, tanıtan, sergileyen, eğitim programları aracılığıyla tarihi eserler konusunda halkı bilinçlendirerek toplumun kültür düzeyini yükseltmeyi amaçlayan eğitim, bilim ve sanat kurumlarıdır.

Amerikan Bilgibilim Derneği 1990 yılında bilgi profesyonelleri için etik kuralları belirlemiştir. Burada bilgi profesyonellerinin sorumlulukları; bireylere, topluma, destekleyenlere, kullanıcılara ya da işverene ve mesleğe karşı olmak üzere dört grupta toplanmaktadır (Bilgi, 1996; akt. Kurulgan, 2015).
• Bireylere karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; gereksinim duyan bireylere zamanında ve doğru bilgi sağlamak, özel yaşama saygıyı ve gizliliği ihmal etmemek için çaba harcamalıdır.
• Topluma karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; geniş ve karmaşık yapıdaki bir toplumun gerçek bilgi gereksinimlerini karşılarken kişilerin haklarını gözetmeli, sansüre karşı çıkmalı, bilginin önemini vurgulamalı ve bilgiye erişimde fırsat eşitliğini yüceltmelidir.
• Destekleyenler, kullanıcı ya da işverene karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; destekleyenlere hizmet için çaba harcamalı, ürün bilgisinin gizliliğini korumalı, destekleyenler arasında çıkar çatışmalarından kaçınmalı, etnik yönden kuşkulu istekleri reddetmeli ve itirazlarını açık bir biçimde destekleyenlere bildirmelidir.
• Mesleğe karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; hizmetleri mesleğe değer katacak biçimde gerçekleştirmeli, birey, toplum ve destekleyenlerin saygısını kazanmalıdır. Ast-üst ilişkilerinde yöntem ve fırsat eşitliği ilkelerine bağlı kalmalı ve etik sorunların kamuoyunda tartışılmasına olanak sağlamalıdır.

Kronik, olayların birbiri ardınca sıra ile yazıldığı tarih, vakayinamedir.

Avrupa kıtasındaki bilgi ve belge merkezlerinde kitaplıklar duvarlara paralel olarak düzenlenmiştir. Bu sistem ilk defa geniş ölçekli olarak İspanya’da yer alan Escorial Kütüphanesinde ortaya çıkmıştır. Kitapların yaygın hâle gelmesiyle zincirleme sistemi azalmış, kitap sayısının artmasından dolayı büyük bir depolamaya ve uygun aydınlatma sistemlerine ihtiyaç duyulmuştur. Elektriğin icadı ile birlikte cam bölme kullanımı orta- dan kalkmış ve belgeler arası hava dolaşımının oluşması sağlanarak, belgeler daha uzun bir süre boyunca saklanabilmiştir

Toplam kalite yönetimi’nin bilgi ve belge merkez- lerinde uygulanması ile sunulan hizmette kullanıcı tat- mini ve memnuniyeti ile birlikte hizmette verimliliğin ve etkinliğin sağlanarak kalitenin ön plana çıkarılması amaçlanabilmektedir. Toplam kalite yönetimi açısın- dan bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması şu şekilde ifade edilebilmektedir.

Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması

Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması

Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması

Bozkurt’a (2001) göre ise; bilgi ve belge merkezleri yöneticileri, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulanmasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir:

Hedef kitle kimlerden oluşmaktadır?

Kullanıcının bize geliş amacı nedir?

Verimlilik ve etkinlik nasıl arttırılabilir?

Kullanıcılara en iyi hizmet nasıl sunulabilir?

Materyaller uygun bir biçimde organize edilmiş midir?

Personel yeterli ve eğitimli midir?

Hizmetler bilgi ve belge merkezlerinin verimli bir şekilde kullanılmasını kolaylaştırıyor mu?

Tarihi milattan öncesine kadar uzanan kütüphaneler, bilginin gereksinim sahiplerine sunulduğu en eski oluşumlardan biridir. İlk zamanlarında özellikle ticari ve dinî konularda eserlere sahip olan kütüphaneler zamanla toplumsal bilgi gereksinimini de karşılamaya başlamış ve tarihin belirli dönemlerinde güç sembo- lü olarak ifade edilmiştir. Günümüzde de kapasite ve içerik açısından güçlü denilebilecek olan kütüphaneler, en gelişmiş ülkelerin sınırları içerisinde yer almaktadır.Kütüphaneler; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandık- larında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumlardır. Bu tanımın “basılmamış bilgi değerine sahip” olan bölümü özellikle günümüz için ayrı bir önem taşımaktadır. Sahip olunan “mobil” cihazlarla her an veri ve daha da ötesi bilgi üretilen bu çağda, yürüyen bir kütüphaneye sahip olarak yaşamlar sürdürülmektedir.

Kütüphanelerle ilgili bütün gelişme ve değişme- ler, tarihsel oluşum içindeki toplumsal dış dünyaya bağlıdır. Bir başka deyişle; çeşitli tarihsel, toplumsal, düşünsel olaylar, teknolojik ve bilimsel gelişmeler çeşitli kütüphane türlerinin doğmasına etkide bu- lunmuştur. Bu yüzden mesleki literatürde kütüphaneler beş grupta ele alınmaktadır.

Milli kütüphaneler

Üniversite kütüphaneleri

Halk kütüphaneleri

Özel kütüphaneler

Okul kütüphaneleri

Seçme bilgi yayımı; elektronik bilgi işlem cihazları yardımıyla gerçekleştirilen bilgi yayımı sistemidir.

Arşivler literatürde genel olarak üç şekilde sınıflandırılmıştır: Devlet arşivleri, kurumsal arşivler ve elektronik arşivler. Devlet arşivleri, bir ulusun tarihi ile ilgili mevcut tüm arşiv belgelerinin yer aldığı arşivlerdir. Kurumsal arşivler, örgüt yapılarının tarihleri boyunca ürettikleri ya da içerisinde yer aldıkları tüm materyal- leri kapsamaktadır. Elektronik arşivler ise; üretilen dokümantasyonun dijital ortama aktarılması ya da dijital ortamda yaratılması sonucu ortaya çıkan materyallerin bulunduğu arşiv türü olarak ifade edilmektedir.

Amerikan Bilgibilim Derneği 1990 yılında bilgi profesyonelleri için etik kuralları belirlemiştir. Burada bilgi profesyonellerinin sorumlulukları; bireylere, topluma, destekleyenlere, kullanıcılara ya da işverene ve mesleğe karşı olmak üzere dört grupta toplanmaktadır.

Bireylere karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri,; gereksinim duyan bireylere zamanında ve doğru bilgi sağlamak, özel yaşama saygıyı ve gizliliği ihmal etmemek için çaba harcamalıdır.

Topluma karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri,; geniş ve karmaşık yapıdaki bir toplumun gerçek bilgi gereksinimlerini karşılarken kişilerin haklarını gözetmeli, sansüre karşı çıkmalı, bilginin öne- mini vurgulamalı ve bilgiye erişimde fırsat eşitliğini yüceltmelidir.

Destekleyenler, kullanıcı ya da işverene karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; destekleyenlere hizmet için çaba harcamalı, ürün bilgisinin gizliliğini korumalı, destekleyenler arasında çıkar ça- tışmalarından kaçınmalı, etnik yönden kuşkulu istekleri reddetmeli ve itirazlarını açık bir biçimde destekleyenlere bildirmelidir.

Mesleğe karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; hizmetleri mesleğe değer katacak biçimde gerçekleş- tirmeli, birey, toplum ve destekleyenlerin saygısını kazanmalıdır. Ast-üst ilişkilerinde yöntem ve fırsat eşitliği ilkelerine bağlı kalmalı ve etik sorunların kamuoyunda tartışılmasına olanak sağlamalıdır.

Derme geliştirme; bilgi kaynaklarının seçilmesi ve sağlanması sürecidir.