DOSYALAMA ARŞİVLEME

Kütüphane ile ilgili olarak yapılan arkeolojik araştırmalar sonucunda bilgi ve belge merkezleri hakkında elde edilen bilgiler M.Ö. 2400 yıllarına kadar uzanmaktadır.

Kronik, olayların birbiri ardınca sıra ile yazıldığı tarih, vakayinamedir.

Toplam kalite yönetimi açısından bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması şu şekilde ifade edilebilmektedir.

Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması

Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması

Kullanıcı gereksinimlerine yanıt veren üre- tim sistemi olması

Olası problemlere çözüm yolları önererek sorun çıkmasının önlenmesi

Başarılı sonuç için gereken girdiyi sürekli sağlayabilme becerisi

Kaynakların ve hizmetlerin değerlendiril- mesi sonucu standartların geliştirilmesi ve standartlara uyum sağlanması

Gelişmelerin izlenmesi, değişmeye ve kali- teye uyumun göze alınması

Hizmetlerin çabuk, doğru ve zamanında sunulması

Başarıya yatırım yapılması

Sürekli gelişmeyi amaçlayan bir sürecin varlığı

Yeni hizmetlerin tasarlanması, geliştirilmesi ve sunulmasıdır.

Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması.

Kaynakların verimli biçimde kullanılması sonucu hizmetlerin ekonomik olarak üretilmesi

Bilgi ve belge merkezleri yöneticileri, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulanmasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir:

Hedef kitle kimlerden oluşmaktadır?

Kullanıcının bize geliş amacı nedir?

Verimlilik ve etkinlik nasıl arttırılabilir?

Kullanıcılara en iyi hizmet nasıl sunulabilir?

Materyaller uygun bir biçimde organize edilmiş midir?

Personel yeterli ve eğitimli midir?

Finansal kaynaklar yeterli midir?

Organizasyon ve yönetim yapısı uygun mudur?

Diğer bilgi merkezleri ile işbirliği durumu nasıldır?

Kullanıcılara daha iyi hizmet nasıl verilebilir?

Hizmetler bilgi ve belge merkezlerinin verimli bir şekilde kullanılmasını kolaylaştırıyor mu

Bina hizmetleri yeterli midir?

Kütüphaneler; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandıkarında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumlardır. Bu tanımın “basılmamış bilgi değerine sahip” olan bölümü özellikle günümüz için ayrı bir önem taşımaktadır. Sahip olunan “mobil” cihazlarla her an veri ve daha da ötesi bilgi üretilen bu çağda, yürüyen bir kütüphaneye sahip olarak yaşamlar sürdürülmektedir. Ancak basılmış olsun ya da olmasın veriyi işlemekte, analiz etmekte ve yorumlamakta yıllardır yaşanılan sorunlar, bu kadar kolay eri- şim imkanına sahipken dahi, hâlen devam etmektedir.

Kütüphanelerle ilgili bütün gelişme ve değişmeler, tarihsel oluşum içindeki toplumsal dış dünyaya bağlıdır. Bir başka deyişle; çeşitli tarihsel, toplumsal, düşünsel olaylar, teknolojik ve bilimsel gelişmeler çeşitli kütüphane türlerinin doğmasına etkide bulunmuştur. Bu yüzden mesleki literatürde kütüphaneler beş grupta ele alınmaktadır.

Milli kütüphaneler

Üniversite kütüphaneleri

Halk kütüphaneleri

Özel kütüphaneler

Okul kütüphaneleri

Seçme bilgi yayımı; elektronik bilgi işlem cihazları yardımıyla gerçekleştirilen bilgi yayımı sistemidir.

Arşivler literatürde genel olarak üç şekilde sınıflandırılmıştır: Devlet arşivleri, kurumsal arşivler ve elektronik arşivler. Devlet arşivleri, bir ulusun tarihi ile ilgili mevcut tüm arşiv belgelerinin yer aldığı arşivlerdir. Kurumsal arşivler, örgüt yapılarının tarihleri boyunca ürettikleri ya da içerisinde yer aldıkları tüm materyalleri kapsamaktadır. Elektronik arşivler ise; üretilen do- kümantasyonun dijital ortama aktarılması ya da dijital ortamda yaratılması sonucu ortaya çıkan materyallerin bulunduğu arşiv türü olarak ifade edilmektedir.

Arşivler literatürde genel olarak üç şekilde sınıflandırılmıştır: Devlet arşivleri, kurumsal arşivler ve elektronik arşivler. Devlet arşivleri, bir ulusun tarihi ile ilgili mevcut tüm arşiv belgelerinin yer aldığı arşivlerdir. Kurumsal arşivler, örgüt yapılarının tarihleri boyunca ürettikleri ya da içerisinde yer aldıkları tüm materyal- leri kapsamaktadır. Elektronik arşivler ise; üretilen dokümantasyonun dijital ortama aktarılması ya da dijital ortamda yaratılması sonucu ortaya çıkan materyallerin bulunduğu arşiv türü olarak ifade edilmektedir.

Topluma karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri,; geniş ve karmaşık yapıdaki bir toplumun gerçek bilgi gereksinimlerini karşılarken kişilerin haklarını gözetmeli, sansüre karşı çıkmalı, bilginin öne- mini vurgulamalı ve bilgiye erişimde fırsat eşitliğini yüceltmelidir.