DOSYALAMA ARŞİVLEME

Bir organizasyonun varlık nedeni, belirli amaçların ancak birden fazla kişi ile ve bir grup olarak gerçekleştirilebilmesidir.

İş Görenlerin Belirlenip Atanması: Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendirilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işleri yapabilecek nitelikteki çalışanların sağlanması gerekecektir. Bu aşamada, işin gerektirdiği bilgi, beceri, deneyim ve iş gören sayısı gibi çeşitli ölçütler belirlenmekte ve bu ölçütlere göre çalışan seçimi yapılmaktadır.

Bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin işlevleri, iş akışı açısından ele alındığında; teknik ve kullanıcı hizmetlerini içine alan işlem birimleri ve bu çalışmalara dayanak noktası olarak arka planda hizmet veren destek birimleri olarak ifade edilmektedir.
Destek birimleri;
- İnsan kaynakları yönetimi
- Ciltleme/Onarım hizmetleri
- Teknik bakım hizmetleridir.

Sağlama hizmetleri, alınmasına karar verilen basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının seçiminden satın alma işlemleri için gerekli finans kaynaklarının hazırlanması ve denetimi ve hatta siparişi yapılan kaynakların teslimi ve demirbaş listelerine eklenmesi gibi geniş bir yelpazedeki hizmetleri kapsamaktadır.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde işlem birimleri altında yer alan kullanıcı hizmetleri aşağıdaki gibidir;
- Ödünç hizmetleri
- Kütüphanelerarası işbirliği hizmetleri
- Danışma ve rehberlik hizmetleri
- Görsel-işitsel hizmetler
- Özel derme hizmetidir.

Organizasyonun literatürde ve nihayetinde alanda kullanılan iki farklı anlamı vardır. Organizasyon ilk olarak işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir. İşletme içerisin- de organizasyon yapıları alt bölüm ve birimlerden oluşan sistemin bir bütününü ifade eder. Bu yüzden de planlamalar, alt bölümlerin ya da birimlerin hem kendi içlerindeki etkinliğini hem de birbirleriyle ve genel anlamda da bütünle olan ilişkilerini kapsamak durumundadır. Ancak bu durumda, işletmelerin nihai amaçlarına ulaşabilecek planlar yapılmaktadır. Organizasyon ikinci olarak ise planlanan faaliyetlerin yapı içerisindeki organize etme sürecini ifade eder.

Organize etme, farklılaştırma ve koordinasyonun sağlanması olarak ifade edilmektedir. Süreç dahilinde yapılacaklar ise şunlardır:

• Amacı gerçekleştirme yolunda yapılacak görev, iş ve faaliyetlerin neler olduğunu belirlemek,

• Bu görevleri anlamlı bir biçimde gruplandırıp, işleri oluşturmak,

• Bu işleri çeşitli ölçütlere göre gruplandırıp, iş grupları ya da faaliyetleri oluşturmak,

• Bu iş gruplarını kademeler bakımından farklılaştırarak ve yine belirli iş ölçütlerine göre gruplandırıp mevkileri ve pozisyonları oluşturmak; bu pozisyonları belirli ölçütlere göre bir araya getirip bölümleri oluşturmak,

• Tüm bu görev, iş, iş grubu ve pozisyonlarla ilgili tanımlamaları yapmak,

• Bu mevkilere getirilecek iş görenleri seçmek ve atamak aşamalarını içermektedir.

İş Görenlerin Belirlenip Atanması: Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendi- rilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işleri yapabilecek nitelikteki çalışanların sağlanması gerekecektir. Bu aşamada, işin gerektirdiği bilgi, beceri, deneyim ve iş gören sayısı gibi çeşitli ölçütler belirlenmekte ve bu ölçütlere göre çalışan seçimi yapılmaktadır. Örnek olarak; “üniversite kütüphanelerindeki profesyonel kütüphanecilerin sayısı tüm personelin % 31’i oranında olmalıdır” görüşü esas alınarak çalışanların seçimi gerçekleştirilebilmektedir.

Destek Birimleri: Destek birimleri kapsamında ele alınan destek faaliyetleri işletme içerisinde yer alan birimlerin faaliyetlerinin etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesini sağlayan hizmetlerden oluşmaktadır. Destek hizmetleri işletme içerisinde alt birimlerden oluşmaktadır:

İnsan kaynakları yönetimi, işletme içerisinde yer alan ve organizasyon şeması kapsamında en üst noktadaki bireylerden en alt noktadaki bireylere kadar işletme içerisindeki tüm çalışanları kapsamaktadır. İnsan kaynakları yönetimi aynı zamanda işletme dışında yer alan potansiyel işgücünü de kapsamaktadır. İşletme içerisinde insan faktörü ile iş görüldüğü için etkinlik ve verimlilik kavramlarıyla doğrudan ilişki içerisindedir.

Ciltleme / Onarım hizmetleri, bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin bünyelerinde mevcut olan kaynakların ciltleme ve bakım işlemlerinin yapıldığı birimler olarak ifade edilmektedir. Dermelerin türlerine göre işletmeler bu işlemleri kendi bünyelerinde yapabileceği gibi dış kaynak yoluyla işletme dışı bir yapıya vererek gerçekleştirebilirler.

Teknik bakım hizmetleri, bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin sahip olduğu donanım- ların kontrolleri, bakım ve onarımları gibi süreçlerin ele alındığı birimdir.

İşletme yapıları içerisinde örgütlenmenin verimli ve etkin bir biçimde yapılabilmesi, örgütlenme ilkelerinin planlama aşaması kapsamında ele alacağı sorular ile doğrudan ilişkilidir:

Yapıyı çevreleyen ortam koşulları nelerdir?

Yapının temel amacı ve stratejisi nedir?

Yapıyı amaç ve hedeflerine ulaştıracak işler nelerdir?

Farklı koşullar kapsamında etkin bir biçimde çalışacak yapı(lar) neler olabilir?

İşler ile ilgili nasıl bir düzenleme yapılabilir?

Oluşturulacak yapıların maliyet ve etkinlikleri nasıl karşılaştırılabilir?

Basitlik: İşletme yapıları içerisinde ele alınan sistemler ve süreçler; karmaşık bir yapıda olmamalı, emir alan-veren, sorumluluk alan-veren çalışanlar arasında ve yetki aktarımı sırasında muğlak ifadelerin yer almadığı, bütün çalışanlar tarafından anlaşılabilir, basit ve sade bir yapı biçiminde düzenlenmelidir.

Açıklama: İşletme yapılarında çalışan bireylerin yetkileri, sorumlulukları ve iş tanımları açıkça belirtilerek yazılı olarak ifade edilmeli ve her çalışana mutlaka iletilmelidir. Kendi sınırlarını bilen bireyler olası işletme içi çatışmaların, görev karmaşalarının ve olası anlaşmazlıkların da önüne geçecektir. Böylece işletme yapıları içerisinde istenen verimli ve etkin çalışma ortamı sağlanabilecektir.

Günümüzde de kabul gören tanımlardan birisi ise Tylor (1971)’ın yapmış olduğu ve kavramı genel hatlarıyla ele alan tanımdır: “Kültür (ya da uygarlık), toplumun bir üyesi olarak insanoğlunun kazandığı bilgi, sanat, ahlak, gelenekler ve benzeri diğer yetenek ve alışkanlıkları kapsayan karmaşık bir bütündür” şeklinde ifade edilmektedir.

Kültürü Oluşturan Öğeler

Kültür kavramını oluşturan öğeler literatür kapsamında farklı başlıklar altında ele alınmaktadır. Bu durumun en önemli sebebi kültür kavramının belirli bir küresel ve evrensel açıklamasının olmasının yanı sıra coğrafi bölgelere göre de yerel bir bakış açısına sahip olması olarak ifade edilmektedir.

Kültürü oluşturan öğeler, kültür tanımları içerisinde yer alan öğeler kapsamında aşağıda açıklanmıştır

İnançlar

Değerler

Normlar

Semboller

Teknoloji

Sayıltı: Bir araştırmada, mevcut araştırma sürecini ve sonucunu önemli ölçüde etkileyeceği düşünülen, araştırıcının gerekçeli kabulleridir.

Biçimselleşme: Bilgi ve belge merkezlerinde neyin, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından (5N1K) yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmesi ve bunlara uyulmasının zorunlu hâle getirilmesi olarak ifade edilmektedir.

İşletmelerin büyüklüğü çeşitli değişkenler kapsamında (teknoloji, çevre, amaçlar) örgütlerin yapısal karakteristiklerinin belirlenmesinde önemli bir role sahiptir.

Kültürle ilgili tanımlardan bazıları şu şekildedir;
Fenomen: Olay, görüngü.
Normatif: Kural koyucu, düzgüsel.
Sayıltı: Bir araştırmada, mevcut araştırma sürecini ve sonucunu önemli ölçüde etkileyeceği düşünülen, araştırıcının gerekçeli kabulleridir.
Fizibilite: Yapılabilirlik.

Normlar: Normlar, insanların nasıl davranması gerektiğini tanımlayan ve değerlere göre oluşan yazılı olmayan kurallar ya da standartlar olarak ifade edilmektedir. Bir başka ifade ile normlar, belirli bir durumla ilgili olarak insanların ne yapması ya da yapmaması, ne söylemesi ya da söylememesi gerektiğini gösteren kurallardır.

Örgütler, sosyal yapılar olduğu ve bireyler tarafından oluştuğu için bir ekosisteme ve kendilerine ait bir kültüre sahiptir. Bu kültür kapsamında örgüt yapılarının kuralları, politikaları, normları ve hatta yapının içerisinde bulunan bireylerin davranış biçimleri şekillenmektedir. Özellikle toplumsal bütünleşmenin mikro bir sonucu olan örgütsel bütünleşme dahilinde örgüt yapısının uyumlaştırılması açısından işletme yönetiminin çalışan bireyleri ortak bir payda altında sosyalleştirmesi gerekmektedir. Doğru cevap D'dir.