DOSYALAMA ARŞİVLEME

Organizasyon,işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Kataloglama ve sınıflama hizmetleri, sağlanan bilgi kaynaklarının, istenildiğinde bulunması ve ne olduğunun bilinmesi amacıyla, belirli bir sistem dahilinde yer numarası ve bibliyografik kimliği ile birlikte konusu kapsamında işlenme hizmetlerinin yapıldığı birim olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Kullanıcı hizmetleri de aynı zamanda kendi içinde alt hizmetler barındırmaktadır:

Ödünç hizmetleri

Kütüphanelerarası işbirliği hizmetleri

Danışma ve rehberlik hizmetleri

Danışma ve rehberlik hizmetleri

Özel derme hizmetleri. Doğru cevap A'dır.

Destek hizmetleri işletme içerisinde alt birimlerden oluşmaktadır:

İnsan kaynakları yönetimi

Ciltleme / Onarım hizmetleri

Teknik bakım hizmetleri Doğru cevap D'dir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından doğru ve etkin bir örgütlenmenin ilkeleri şu
şekilde ifade edilmektedir:

Amaç Birliği

İş Bölümü ve Uzmanlaşma

Bölümlere Ayırma

Yetki ve Sorumluluğun Denkliği

Biçimselleşme

Emir-Komuta Birliği

Yönetim/Denetim Alanı

Basitlik

Merkezileşme/Merkezîleşmeme

Açıklama. Doğru cevap C'dir.

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili
tanımlardan bazıları şu şekildedir (Şişman, 2007):
• Bireyin içinde yaşadığı gruptan / toplumdan
edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı. Doğru cevap E'dir.

Normlar, insanların nasıl davranması gerektiğini tanımlayan ve değerlere
göre oluşan, yazılı olmayan kurallar ya da standartlar olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap C'dir.

Bilgi ve belge merkezlerinde ve kütüphane
bünyesine uygun bir örgüt kültürü yapısını oluştururken ya da mevcut kültürel yapıyı sorgularken
dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda ele alınmaktadır (akt. Kurulgan, 2015):
• Çalışanların kendilerini kurumun bir parçası olarak görebilmeleri,
• Çalışanların kütüphane içinde bireysel potansiyellerini kullanma ve geliştirme ortamını bulabilmeleri,
• Aynı işi yapan kişilerle işbirliği içinde hareket edebilmeleri,
• Kütüphanede alınan kararlara katılabilmeleri,
• Kurumun kendisinden beklenilenleri bilerek verimli biçimde çalışabilmeleri,
• Yenilik ve gelişmelere açık olup, kısa sürede
uyum gösterebilmeleri,
• Kütüphaneye yeni katılanlara ve gerektiğinde tüm kütüphane personeline; kurumun
amaç, hedef, değer ve inançları kurum içi
faaliyetlerle verilebilmeli ve benimsetilebilmeli,
• Adil bir ödüllendirme sistemi kurulup, işletilebilmeli,
• Sorunların çözümü hoşgörü çerçevesinde
yapılabilmeli,
• Kütüphanenin hayat bulmasında önemli
katkıları bulunan bireylerin öykülerinin bir
destek ve güdüleme aracı olarak anlatılabilmesi gerekmektedir. Doğru cevap C'dir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir::
• I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir işletme ya da yeni kurulan bir üniversite.
• II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere
ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır.
• III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması, en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi, kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt şemasının oluşturulması, fizibilite raporu ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi aşamalar yer almaktadır.
• IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış olacaktır. Doğru cevap C'dir.

Sağlama hizmetleri, alınmasına karar verilen basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının seçiminden satın alma işlemleri için gerekli finans kaynaklarının hazırlanması ve denetimi ve hatta siparişi yapılan kaynakların teslimi ve demirbaş listelerine eklenmesi gibi geniş bir yelpazedeki hizmetleri kapsamaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Kullanıcı hizmetleri de aynı zamanda kendi içinde alt hizmetler barındırmaktadır; ödünç hizmetleri, danışma ve rehberlik hizmetleri, görsel-işitsel hizmetler, özel derme hizmeti, kütüphaneler arası işbirliği hizmetleridir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından doğru ve etkin bir örgütlenmenin ilkeleri şu şekilde ifade edilmektedir: Amaç birliği, İş bölümü ve uzmanlaşma, bölümlere ayırma, yetki ve sorumluluğun denkliği, biçimselleşme, emir-komuta birliği, yönetim/denetim alanı, basitlik, esneklik, merkezileşme/merkezileşememe, ve açıklamadır. Sınırsız hizmet bu ilkelerden biri değildir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Biçimselleşme, bilgi ve belge merkezlerinde neyin, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından (5N1K) yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmesi ve bunlara uyulmasının zorunlu hâle getirilmesi olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Merkezileşme/Merkezîleşmeme, işletmenin yapısındaki basamaklar arasında karar verme yetkisinin belirlenmesi olarak ifade edilmektedir. Bu yetki, üst basamaklardan alt basamaklara doğru inerse; merkezîleşmemiş bir organizasyon, tam tersine karar verme yetkisi, sadece üst basamaklarda toplanırsa; merkezîbir işletme yapısı söz konusudur. Doğru cevap A seçeneğidir.

Günümüzde de kabul gören tanımlardan birisi ise Tylor (1971)’ın yapmış olduğu ve kavramı genel hatlarıyla ele alan tanımdır: “Kültür (ya da uygarlık), toplumun bir üyesi olarak insanoğlunun kazandığı bilgi, sanat, ahlak, gelenekler ve benzeri diğer yetenek ve alışkanlıkları kapsayan karmaşık bir bütündür” şeklinde ifade edilmektedir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Kültürü oluşturan öğeler; inançlar, değerler, normlar, semboller ve teknolojidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Literatürde yer alan tanımlar incelendiğinde, bu tanımlar çerçevesinde örgüt kültürünü, bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından dikkate alarak tanımlamak gerekirse; kütüphane işletmelerinde yönetimin ortaya koyduğu yönetim politikaları, stratejiler, çalışma koşulları, tutum ve davranışlar, roller, değerler, inançlar, semboller, gelenekler ve alışkanlıkların tümü olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir: 

I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir işletme ya da yeni kurulan bir üniversite. 

II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır. 

III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması, en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi, kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt şemasının oluşturulması, fizibilite raporu ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi aşamalar yer almaktadır. 

IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış olacaktır. 

Doğru cevap E seçeneğidir.

Bilgi ve belge merkezlerinde ve kütüphane bünyesine uygun bir örgüt kültürü yapısını oluştururken ya da mevcut kültürel yapıyı sorgularken dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda ele alınmaktadır: Çalışanların kendilerini kurumun bir parçası olarak görebilmeleri, çalışanların kütüphane içinde bireysel potansiyellerini kullanma ve geliştirme ortamını bulabilmeleri, aynı işi yapan kişilerle işbirliği içinde hareket edebilmeleri, kütüphanede alınan kararlara katılabilmeleri, kurumun kendisinden beklenilenleri bilerek verimli biçimde çalışabilmeleri, yenilik ve gelişmelere açık olup, kısa sürede uyum gösterebilmeleri, kütüphaneye yeni katılanlara ve gerektiğinde tüm kütüphane personeline; kurumun amaç, hedef, değer ve inançları kurum içi faaliyetlerle verilebilmeli ve benimsetilebilmeli, adil bir ödüllendirme sistemi kurulup, işletilebilmeli, sorunların çözümü hoşgörü çerçevesinde yapılabilmeli, kütüphanenin hayat bulmasında önemli katkıları bulunan bireylerin öykülerinin bir destek ve güdüleme aracı olarak anlatılabilmesi gerekmektedir. Kütüphanede alınan kararlara tüm çalışanlar katılabilmelidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

İş Görenlerin Belirlenip Atanması: Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendirilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işleri yapabilecek nitelikteki çalışanların sağlanması gerekecektir. Bu aşamada, işin gerektirdiği bilgi, beceri, deneyim ve iş gören sayısı gibi çeşitli ölçütler belirlenmekte ve bu ölçütlere göre çalışan seçimi yapılmaktadır. Örnek olarak; “üniversite kütüphanelerindeki profesyonel kütüphanecilerin sayısı tüm personelin % 31’i oranında olmalıdır” görüşü esas alınarak çalışanların seçimi gerçekleştirilebilmektedir.