DOSYALAMA ARŞİVLEME

Yapı, organizasyonun temel amaçları doğrultusunda çalışanların birbiri ile ilişki kurmasını sağlayan bir çerçeve olarak ifade edilmektedir. Bu ilişkilerde sorunlar olduğu sürece tek başına iyi bir yapı yetersiz kalacaktır. Yapı içerisindeki bu ilişkiler birbirleriyle
uyumlu bir biçimde işlenmeli eğer uyumlu değillerse özellikle yöneticiler tarafından ortak bir zemine uyumlaştırılmaya çalışılmalıdır. Doğru cevap B'dir.

İşlem birimleri, teknik hizmetler ve kullanıcı hizmetleri olarak ikiye ayrılır. Teknik hizmetler; sağlama hizmetleri, kataloglama ve sınıflandırma hizmetleri, süreli yayın hizmetleri ve bilgi işlem hizmetleridir. Kullanıcı hizmetleri ise; ödünç hizmetleri, kütüphanelerarası işbirliği hizmetleri, danışam ve rehberlik hizmetleri, görsel-işitsel hizmetler veözel derme hizmetleridir. Doğru cevap C'dir.

Özel derme hizmeti, satın alma ya da bağış yolu ile edinilen nadir ve kıymetli kitap, dergi ve yazma eserlerden ilgilenen kullanıcıların yararlandırılması ve kullanım istatistiklerinin yönetime raporlanması sürecini kapsamaktadır. Doğru cevap D'dir.

Destek birimleri; insan kaynakları yönetimi, ciltleme/onarım hizmetleri ve teknik bakım hizmetlerinden oluşmaktadır.İnsan kaynakları yönetimi, işletme içerisinde yer alan ve organizasyon şeması kapsamında en üst noktadaki bireylerden en alt noktadaki bireylere kadar işletme içerisindeki tüm çalışanları kapsamaktadır. İnsan kaynakları yönetimi aynı zamanda işletme dışında yer alan potansiyel
işgücünü de kapsamaktadır. Doğru cevap E'dir.

Bölümlere Ayırma: İş bölümü ve uzmanlaşma gerçekleştirildikten sonra işlerin ve faaliyetlerin bir araya getirilmesi aşaması yer almaktadır. Böylece çalışanların çalışacakları pozisyonlar ve bölümler ortaya çıkarılmaktadır. Örnek olarak; bordrolama, çalışan eğitimi, maaş gibi konular bir araya gelerek insan kaynakları bölümünü oluşturmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Basitlik: İşletme yapıları içerisinde ele alınan sistemler ve süreçler; karmaşık bir yapıda olmamalı, emir alan-veren, sorumluluk alan-veren çalışanlar arasında ve yetki aktarımı sırasında muğlak ifadelerin yer almadığı, bütün çalışanlar tarafından anlaşılabilir, basit ve sade bir yapı biçiminde düzenlenmelidir. Doğru cevap B'dir.

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili
tanımlardan bazıları şu şekildedir:
• Bireyin içinde yaşadığı gruptan / toplumdan
edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı

Doğru cevap C'dir.

İnançlar, dünyanın nasıl işlediğine ilişkin olarak bir kültürün insanları tarafından paylaşılan ortak görüşler olarak ifade edilmektedir. Bunlar, geçmişin yorumlanmasına, şimdinin açıklanmasına ve geleceğin kestirilmesine yaramaktadır. Bu inançlar, gözle görülen nesnelere ve gözle görülmeyenlere ilişkin olabilmektedir. Bu inançlar, gelenek, din ve bilim ya da bunların bir bileşimi üzerine inşa edilebilmektedir. İnançlar, kültürün en derin ve en soyut yönünü oluşturmakta ve diğer kültürel öğelere biçim vermektedir. Doğru cevap D'dir.

Organize etme, farklılaştırma ve koordinasyonun sağlanması olarak ifade edilmektedir. Süreç dahilinde yapılacaklar ise şunlardır;

• Amacı gerçekleştirme yolunda yapılacak
görev, iş ve faaliyetlerin neler olduğunu belirlemek,
• Bu görevleri anlamlı bir biçimde gruplandırıp, işleri oluşturmak,
• Bu işleri çeşitli ölçütlere göre gruplandırıp,
iş grupları ya da faaliyetleri oluşturmak,
• Bu iş gruplarını kademeler bakımından
farklılaştırarak ve yine belirli iş ölçütlerine
göre gruplandırıp mevkileri ve pozisyonları
oluşturmak; bu pozisyonları belirli ölçütlere
göre bir araya getirip bölümleri oluşturmak,
• Tüm bu görev, iş, iş grubu ve pozisyonlarla
ilgili tanımlamaları yapmak,
• Bu mevkilere getirilecek iş görenleri seçmek
ve atamak aşamalarını içermektedir.

1.Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması: Örgütsel amaçlar ve bu amaçlara ulaşmak için yapılacak işler planlama aşamasında belirlenmektedir. Planlama sürecinde öngörülen, işleri en az emek ve giderle yapabilecek bir biçimde bölümlendirmek, sıralamak, düzenlemek, kısımlara ayırmak için örgütlemeye başvurmak gereklidir.

Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi: Bu aşamada iş görenlerin gereksinim duydukları ve işlerin
yapılabilmesi için gerekli fiziksel etmenlerin belirlenip sağlanması söz konusu olmaktadır. Sorgulama terminalleri, bilgisayarlar, tarayıcılar, sunucular, mp3 ve mp4 çalarlar, radyo frekans düzenleme
teknolojisi ile geliştirilen ödünç verme, etiket düzenleme, raf okuma ve güvenlik sistemleri, sergi
rafları, görme engelliler için sesli kitaplar ve çeşitli bilgi kaynakları başlıca kütüphane araçları olarak
ifade edilmektedir.

Bilgi işlem hizmetleri, teknik ve kullanıcı hizmetlerine otomasyon desteği veren, işletmenin web sitesinin hazırlanmasını ve güncellenmesini sağlayan ayrıca elektronik veri tabanlarının kullanımını sağlayan ve tarayıcı işlemlerinin eksiksiz bir biçimde yapılmasını sağlayan birimdir.

İşletme yapıları içerisinde örgütlenmenin verimli ve etkin bir biçimde yapılabilmesi, örgütlenme ilkelerinin planlama aşaması kapsamında ele alacağı sorular ile doğrudan ilişkilidir:
• Yapıyı çevreleyen ortam koşulları nelerdir?
• Yapının temel amacı ve stratejisi nedir?
• Yapıyı amaç ve hedeflerine ulaştıracak işler nelerdir?
• Farklı koşullar kapsamında etkin bir biçimde çalışacak yapı(lar) neler olabilir?
• İşler ile ilgili nasıl bir düzenleme yapılabilir?
• Oluşturulacak yapıların maliyet ve etkinlikleri nasıl karşılaştırılabilir?

Biçimselleşme: Bilgi ve belge merkezlerinde neyin, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından (5N1K) yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmesi
ve bunlara uyulmasının zorunlu hâle getirilmesi olarak ifade edilmektedir.

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili
tanımlardan bazıları şu şekildedir:
• Bireyin içinde yaşadığı gruptan / toplumdan
edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı.

Normlar: Normlar, insanların nasıl davranması gerektiğini tanımlayan ve değerlere göre oluşan yazılı olmayan kurallar ya da standartlar olarak ifade edilmektedir. Bir
başka ifade ile normlar, belirli bir durumla ilgili olarak insanların ne yapması ya da yapmaması, ne söylemesi ya da söylememesi gerektiğini gösteren kurallardır. Normlar,
kaynağını değerlerden almakta değerlere göre biçimlenmektedir. Değerlere göre normlar, daha somut öğelerdir. Dolayısıyla normlar, gündelik yaşamda insanların her türlü eylem ve faaliyetlerine yol göstermekte ve tercihlerini belirlemektedir. Kültür, aynı zamanda normatif bir sistem olarak da görülebilmektedir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir:
• I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni
bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek
olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir
işletme ya da yeni kurulan bir üniversite.
• II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok
anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere
ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır.
• III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması,
en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi,
kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların
bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt
şemasının oluşturulması, fizibilite raporu
ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi
aşamalar yer almaktadır.
• IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt
kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış
olacaktır.

Organizasyon ilk olarak işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir.

Organizasyonun süreçleri:

I. Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması

II. İş Görenlerin Belirlenip Atanması

III. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi