DOSYALAMA ARŞİVLEME

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.

• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik

• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi

• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli

• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif.

Doğru cevap A'dır.

Ussallık: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır. Yönetim teorileri dahilinde işletme ilkelerinin rasyonel bir biçimde olması gerekmektedir. Rasyonelliğin işletme yapılarının tamamında uygulanması, işletme faaliyetlerinin belirli standartlar kapsamında ele alınmasını sağlayacaktır. Doğru cevap B'dir.

Kullanışlılık: Aynı sektörde olsalar dahi yapıların ihtiyaçları birbirlerinden farklılık göstermektedir. Bu sebeple sistemin uygulanacağı örgütün ihtiyaçları iyi bir biçimde analiz edilmeli ve bu ihtiyaçlara göre sistem belirlenmelidir. Örgütün temel faaliyetleriyle benzer özellikler gösteren bir sistem, daha verimli ve daha kullanışlı olacaktır. Doğru cevap C'dir.

Dosyalama süreci, işletmelerin kullandıkları belgelerin dosyalanabilir bir yapıda olup olmadığının kontrolü ile başlamaktadır. Günümüz işletme yapıları faaliyetleri kapsamında birçok belge ile muhatap olmaktadır. Bu belgelerin birçoğu dosyalama sistemlerinin bir elemanı olarak ele alınmaktadır. Ancak bazı durumlarda yaratılan ya da kullanılan belgeler işletmelerin hiçbir faaliyet yapısı içerisinde yer almamaktadır. Bu belgelerin dosyalama sistemleri içerisinde yer alıp almayacağı gibi soruların cevapları dosyalama süreci açısından büyük önem taşımaktadır. Doğru cevap D'dir.

İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri ve dışarıda kartları kullanılır. Dışarıda kartları ile verilen belgenin kimde olduğu, ne zaman verildiği ve ne zaman geri alınacağına dair bilgiler bulunmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Alfabetik dosyalama sistemi; Konu adlarına göre dosyalama sistemi ve Coğrafi bölgelere göre dosyalama sistemi olarak iki alt gruptan oluşmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasındaki dosyaya “0” rakamı verilmektedir. Bu dosya, aynı coğrafik dosyalama sisteminde olduğu gibi gruptaki diğer dosyalara konulamayan ya da iki ve daha fazla sayıda dosyayı ilgilendiren kayıt ve belgeler için kullanılan genel dosyadır. Diğer dosyalama sistemleri gibi dikey olarak değil, yatay olarak genişlemesi bu dosyalama sistemini diğer sistemlerden ayırmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan iki basamaklı sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki iki basamaklı sayı dosyanın içinde bulunduğu klasörü ve sağdaki iki basamaklı sayı ise dosya numarasını göstermektedir. Doğru cevap C'dir.

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Doğru cevap D'dir.

Bazı yapılarda, her bölümün sorumluluk merkezlerinden yönetim sistemi (yerinden örgütleme) uygulanmaktadır Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratmaktadır. Her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirmekte ve kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar vermektedir. Doğru cevap E'dir.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.

İyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir;
basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.

Dosyalama sürecinin aşamaları şunlardır:

Dosyalama sürecinin planlama aşamasında gerçekleştirilen faaliyetler:

Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir. İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir.

Dosyalama sistemleri seçilirken;

Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını
gerektirmektedir.

Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur.

Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir.

Bazı yapılarda, her bölümün sorumluluk merkezlerinden yönetim sistemi uygulanmaktadır Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratmaktadır. Her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirmekte ve kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar vermektedir.