DOSYALAMA ARŞİVLEME

Dosyalama kavramının yapılar için verimli ve etkili olabilmesi için dosyalara konulan belgelerin ve bu belgelere erişimin personeli çelişkiye düşürmeyen, onlara zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende inşa edilmesi gerekmektedir. Sistemin içinde yer alan belgelerin konu başlıkları anlaşılır olmalı, eksiksiz olarak tanımlanmalı ve belgelerin yanlış dosyalara konulması engellenmelidir. Sistem kendi içinde belirli standartlar dâhilinde ana ve alt gruplara ayrılmalı ve örgütün gereksinimlerini tamamıyla karşılayacak biçimde
tasarlanmalıdır. Doğru cevap D'dir.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.
• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik
• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi
• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli
• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif. Doğru cevap C'dir.

Başpınar ve Bayramlı’nın,Whitehead’den aktardığı biçimiyle iyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir: basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.Doğru cevap B'dir.

Basitlik: Sistemin kullanıcılarının rahatça anlayabileceği standartlar uygulanmalı ve istenilen belge en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmelidir. Özellikle iş yaşamında çalışanların kuşak farklılıklarının bulunduğu düşünüldüğünde, sistemin bütün kuşak kapsamında yer alan çalışanların anlayabileceği bir biçimde tasarlanması büyük önem arz etmektedir. Doğru cevap C'dir.

Planlama: Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Doğru cevap B'dir.

Fihrist kullanımı: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre
fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir. İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir. MS Excel gibi yardımcı araçlar kullanılarak dosyalama sistemlerinin verimliliğini arttırmak için kronolojik olarak ya da dosya
numaralarına göre fihrist hazırlanmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı
boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir. Doğru cevap A'dır.

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri
kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Sorumluluk merkezlerinde (yerinden) örgütleme: Yerinden yönetimde yapılan işlemler, merkezî sistemde uygulanan işlemler kadar karmaşık bir yapıda değildir. Her bölüm kendine uygun olan dosyalama sistemini kullanmakta fakat diğer bölümlerle irtibat hâlinde bulunarak çalışmaktadır. İrtibat hâlinde bulunmalarının bir sonucu olarak bu sistemde aynı tür belgelerin farklı bölümlerde de dosyalama sürecine dâhil edilmesi sonucunda, zaman maliyeti ve ekonomik maliyet ortaya çıkacaktır. Aynı içeriğe sahip dosyaların farklı bölümlerde birbirlerinden habersiz olarak güncelleştirilmesi, üretilen raporların güvenirliğini önemli ölçüde azaltacaktır. Aynı zamanda her bölüm için ayrı dosyalama malzemeleri gerektirdiğinden, donanımsal açıdan maliyetli bir sistemdir.  Doğru cevap B'dir.

Karma örgütleme: Bazı örgütler ihtiyaçları gereği hem merkezî hem de yerinden örgütleme sistemlerini birlikte kullanmaktadırlar. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden, sıkça başvurulan ve ilgili personelin her an elinin altında bulunması gereken ya da gizli ve değerli olan belge ve dosyalar ise ilgili
bölümlerde, ilgili personelin odasından yönetilmektedir. Doğru cevap D'dir.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele
alınmaktadır.
• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik
• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi
• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli
• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif

Başpınar ve Bayramlı’nın (2006) Whitehead’den aktardığı biçimiyle iyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir; basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.

Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama
ve sıralama, dosyanın bulunması / açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır.

Dosyalama sistemleri seçilirken ;

• İşin özelliği
• Dosyalanacak belgenin türü
• Örgütün yapısı ve büyüklüğü
• Örgüt yapısındaki iş yükü
• Dosyalanacak belge miktarı
• Sistemin güvenirliği
• İlgili personel sayısı ve niteliği
• Sistemin ekonomikliği dikkate alınmalıdır.

Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir.Konu adlarına göre dosyalama sistemi alfabetik bir dosyalama sistemidir.

Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması
amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır.Örneğin; 75 48 01 numaralı bir belge, 48 nolu rafta, 75 nolu klasörde, 01 nolu dosyaya konulacaktır. Bu sistem altı basamaklı numara gerektirir ve basamak sayısı altının üzerine çıktığında sondaki asal sayıya göre dosyalama yapmak daha doğru olur.

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır.

Dosyalama süreçlerinin ele alındığı dosyalama birimlerinin örgütlenmesinde merkezi örgütleme, sorumluluk merkezlerinde örgütleme (yerinden örgütleme) ve karma örgütleme olmak üzere üç yöntem uygulanmaktadır.

Merkezî örgütleme ile kayıt ve belgelerde tekerrür (tekrar) önlenebilir, yazıların kopya adedi azalabilir, karmaşıklık ve buna bağlı olarak doğacak hatalar azaltılabilir. Daha iyi koruma sağlanabilir ve belgeler daha kısa sürelerde bulunabilir. Donanımdan ve personelden tasarruf sağlanabilir ve süreç daha az fakat daha vasıflı personelle yürütülerek hizmette belli bir standart yakalanabilir.

Karma örgütleme: Bazı örgütler ihtiyaçları gereği hem merkezî hem de yerinden örgütleme sistemlerini birlikte kullanmaktadırlar. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden, sıkça başvurulan ve ilgili
personelin her an elinin altında bulunması gereken ya da gizli ve değerli olan belge ve dosyalar ise ilgili
bölümlerde, ilgili personelin odasından yönetilmektedir.