DOSYALAMA ARŞİVLEME

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele
alınmaktadır.
• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik
• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan
gelen, dışarıya giden, örgüt içi
• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli,
kıymetli
• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif.

Doğru cevap A'dır.

Dosyalama kavramının yapılar için verimli ve
etkili olabilmesi için dosyalara konulan belgelerin
ve bu belgelere erişimin personeli çelişkiye düşürmeyen, onlara zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende inşa edilmesi gerekmektedir. Sistemin içinde yer alan belgelerin konu başlıkları anlaşılır olmalı, eksiksiz olarak tanımlanmalı ve belgelerin yanlış dosyalara konulması engellenmelidir. Sistem kendi içinde belirli standartlar
dâhilinde ana ve alt gruplara ayrılmalı ve örgütün
gereksinimlerini tamamıyla karşılayacak biçimde
tasarlanmalıdır. Doğru cevap B'dir.

Ussallık: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır. Yönetim teorileri dahilinde işletme ilkelerinin rasyonel bir biçimde olması gerekmektedir. Rasyonelliğin işletme yapılarının tamamında uygulanması, işletme faaliyetlerinin belirli standartlar kapsamında ele alınmasını sağlayacaktır. Doğru cevap C'dir.

Ekonomiklik: Sistemin kullanılacağı alan iyi bir biçimde belirlenmelidir. Dosyaların oda ya da odalar içinde mi tasnif edileceği veya belge yönetim sistemleri içerisinde mi muhafaza edileceği belirlenmelidir. Ayrıca dosyalama ile ilgilenecek yeterli ve vasıflı personel seçimi istenilen belgelerin en az maliyetle bulunmasını sağlayacaktır. Doğru cevap D'dir.

Planlama: Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Hangi personelin dosyalara erişim hakkı bulunduğu, dosyalardan sorumlu olan personelin niteliği ve örgütün ihtiyaçlarına cevap verecek dosyalama sisteminin seçim kararı bu aşamada ele alınmaktadır. Ayrıca, belgelerin üretim aşamaları ve arşivleme ile ilgili düzenlemeler de planlama aşamasında ele alınmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Mevcut dosya tamamen dolmadan yeni bir dosya açılmaması, sistemin yönetimi açısından faydalı olacaktır. Eğer dosyalama sistemi içerisinde işlem gören belgenin konulabileceği bir dosya mevcut
değilse yeni bir dosya açılır. Yeni açılan bu dosyanın sistemin genel standartlarında olmasına dikkat edilmelidir. Dosya açıldıktan sonra etiketlenmeli ve sürece devam edilmelidir. Dosya etiketi üzerinde, dosyanın içeriğinin ne olduğunun anlaşılmasına yardımcı olan; dosya başlığı, kodu ve konusu bilgileri yer almaktadır. Doğru cevap A'dır.

İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri ve dışarıda kartları kullanılır. Farklı bölümlere aktarılan belgeler için de dosya transfer
fişi kullanılmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça
geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır. Doğru cevap C'dir.

Sıra numaralı dosyalama sistemi: Dosyalara birden başlayarak sınırsız sayıda ardışık numara verilmesiyle bu sistem kurulmaktadır. Örnek olarak; birbirlerini izleyen numaralar verilmiş olan faturalar, çekler, makbuzlar gibi belgeler de bu numaralara göre işlem görür ve dosyalanır. Sıra numaralı sistemde dosyalara rahat ve kolay ulaşım için fihrist (indeks) hazırlanması esastır. Doğru cevap D'dir.

Dosyalama süreçlerinin ele alındığı dosyalama
birimlerinin örgütlenmesinde merkezi örgütleme,
sorumluluk merkezlerinde örgütleme (yerinden örgütleme) ve karma örgütleme olmak üzere üç yöntem uygulanmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır. • Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik • Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi • Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli • Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif Buna göre A doğru cevaptır.

Ussallık örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır. B doğru cevaptır.

Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama ve sıralama, dosyanın bulunması / açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır. E doğru sıralama içerdiğinden doğru cevaptır.

Dosyalama sistemlerinin hiçbirine en iyisidir ya da en kötüsüdür şeklinde bir açıklama yapılamamaktadır. Bu nedenle D doğru cevaptır.

Belgelerin ya da dosyaların sahip olduğu iki harf arasına rehberler (kavalye-separatör) konularak dosyalara erişim kolaylaştırılmaktadır. Bir harf grubundaki dosya sayısı 10’dan fazla ise iki harf, daha fazla ise üç harf kullanılmaktadır. A doğru cevaptır.

Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. C doğru cevaptır.

Dosyalara birden başlayarak sınırsız sayıda ardışık numara verilmesiyle bu sistem kurulmaktadır. Örnek olarak; birbirlerini izleyen numaralar verilmiş olan faturalar, çekler, makbuzlar gibi belgeler de bu numaralara göre işlem görür ve dosyalanır. Sıra numaralı sistemde dosyalara rahat ve kolay ulaşım için fihrist (indeks) hazırlanması esastır. Hazırlanan fihrist; coğrafi bölgelere göre, kurum ya da kişi adlarına göre alfabetik olarak hazırlanabilir

Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. E doğru cevaptır.

Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir. Sistemlerden birisi temel alınarak, alt gruplarında, diğer sistemlerden yararlanılması hâlinde karma dosyalama sistemi oluşturulacaktır. D doğru cevaptır.

Bazı yapılarda, her bölümün sorumluluk merkezlerinden yönetim sistemi uygulanmaktadır Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratmaktadır. Her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirmekte ve kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar vermektedir. A doğru cevaptır.