DOSYALAMA ARŞİVLEME

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır. •Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik •Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi •Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli •Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif

Basitlik: Sistemin kullanıcılarının rahatça anlayabileceği standartlar uygulanmalı ve istenilen belge en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmelidir. Özellikle iş yaşamında çalışanların kuşak farklılıklarının bulunduğu düşünüldüğünde, sistemin bütün kuşak kapsamında yer alan çalışanların anlayabileceği bir biçimde tasarlanması büyük önem arz etmektedir. Ussallık: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır. Yönetim teorileri dahilinde işletme ilkelerinin rasyonel bir biçimde olması gerekmektedir. Rasyonelliğin işletme yapılarının tamamında uygulanması, işletme faaliyetlerinin belirli standartlar kapsamında ele alınmasını sağlayacaktır. Kullanışlılık: Aynı sektörde olsalar dahi yapıların ihtiyaçları birbirlerinden farklılık göstermektedir. Bu sebeple sistemin uygulanacağı örgütün ihtiyaçları iyi bir biçimde analiz edilmeli ve bu ihtiyaçlara göre sistem belirlenmelidir. Örgütün temel faaliyetleriyle benzer özellikler gösteren bir sistem, daha verimli ve daha kullanışlı olacaktır. Ekonomiklik: Sistemin kullanılacağı alan iyi bir biçimde belirlenmelidir. Dosyaların oda ya da odalar içinde mi tasnif edileceği veya belge yönetim sistemleri içerisinde mi muhafaza edileceği belirlenmelidir. Ayrıca dosyalama ile ilgilenecek yeterli ve vasıflı personel seçimi istenilen belgelerin en az maliyetle bulunmasını sağlayacaktır. Tutarlılık: Sistem içindeki dosyaların ve belgelerin başlıkları, grupları ve alt grupları birbirleri ile tutarlı olacak bir biçimde tasnif edilmelidir. Böyle bir standart, istenen belgeye ulaşımı en verimli sürelere ulaştıracaktır. Transfer kolaylığı: Sistem içindeki arşive kaldırılması gereken ya da imha süresi gelmiş belgelerin transferleri ya da ihtiyaç duyulan belgeye ulaşma gibi kriterler belli standartlar dâhilinde gerçekleştirilmelidir. Belgelerin transferi konusunda her zaman aynı yöntemin kullanılması gerekmektedir. Çok sayıda yöntemin kullanılması (e-posta yoluyla gönderme, flash disk yoluyla gönderme, bulut veri tabanlarına yükleme, elden gönderme vb.), belgelerin kaybolmasına ve büyük problemlerin oluşmasına sebep olabilmektedir.

Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama ve sıralama, dosyanın bulunması / açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır (Şen, 2014): •Planlama: Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Hangi personelin dosyalara erişim hakkı bulunduğu, dosyalardan sorumlu olan personelin niteliği ve örgütün ihtiyaçlarına cevap verecek dosyalama sisteminin seçim kararı bu aşamada ele alınmaktadır. Ayrıca, belgelerin üretim aşamaları ve arşivleme ile ilgili düzenlemeler de planlama aşamasında ele alınmaktadır. •Sınıflama ve Sıralama: Dosyalama işleminden sorumlu olan personel, dosyalama sistemi içerisinde yer alan belgeleri sınıflamalı ve sıralamalıdır. İşlem gören belgeler dosyalanacak mı yoksa imha mı edilecek gibi soruların cevaplarını verebilecek düzeyde olmalıdır. Dosyalama işlemini yapacak olan personelin günlük, haftalık ve aylık olarak dosyalama işlemini gerçekleştirmesi gerekmek tedir. Böylece oluşabilecek bir karışıklığın da önüne geçilmiş olacaktır. Örnek olarak; masasında yazılacaklar, gönderilecekler, dosyalanacaklar, sorulacaklar biçiminde raflar oluşturarak, belgeleri tasnif etmeden önce bekletebilir. Sorulacak belgeleri ilgili yerlerin sorumlularına danışarak dosyalama yapıp yapmayacağına karar verebilir. •Dosyanın bulunması/dosya açılması:  İlgili sınıflama ve sıralama işlemleri yapıldıktan sonra belge, ait olduğu dosyanın içerisine konulmalıdır. Mevcut dosya tamamen dolmadan yeni bir dosya açılmaması, sistemin yönetimi açısından faydalı olacaktır. Eğer dosyalama sistemi içerisinde işlem gören belgenin konulabileceği bir dosya mevcut değilse yeni bir dosya açılır. Yeni açılan bu dosyanın sistemin genel standartlarında olmasına dikkat edilmelidir. Dosya açıldıktan sonra etiketlenmeli ve sürece devam edilmelidir. Dosya etiketi üzerinde, dosyanın içeriğinin ne olduğunun anlaşılmasına yardımcı olan; dosya başlığı, kodu ve konusu bilgileri yer almaktadır. •Fihrist kullanımı: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir. İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir. MS Excel gibi yardımcı araçlar kullanılarak dosyalama sistemlerinin verimliliğini arttırmak için kronolojik olarak ya da dosya numaralarına göre fihrist hazırlanmaktadır. •Dosyaların Kullanımı: Örgüt içinde belgeler ihtiyaç hâlinde verilebilir ya da mevcut koşullara uyumun sağlanabilmesi için güncellenmeleri gerekebilir. İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri ve dışarıda kartları kullanılır. Belge dosya içine konulduktan sonra, dosyadan bir belgeyi görmek isteyen bir personel için belge dosyasından çıkarılmamakta belge dosyası ile birlikte dolaştırılmaktadır. Bu yolla belgelerin yıpranması ve kaybolmasının önüne geçilmektedir. Belgeler ancak üst yönetimin isteği ya da mahkeme kararıyla özel durumlarda dosyadan çıkarılabilmektedir. Dışarıda kartları ile verilen belgenin kimde olduğu, ne zaman verildiği ve ne zaman geri alınacağına dair bilgiler bulunmaktadır. Farklı bölümlere aktarılan belgeler için de dosya transfer fişi kullanılmaktadır. •Dosyaların saklanması: Dosya süreçleriyle alakalı olarak gerekli sınıflandırma, saklama ve kodlama işlemleri yapıldıktan sonra dosyaların saklanacağı alanlar oluşturulmalıdır. Bu alanların güvenliği titizlikle sağlanmalı, oluşabilecek doğal ya da suni felaketlerin önüne geçilebilmesi için gerekli önlemler alınmalıdır. Belgelerin belli süreler çerçevesinde tasnifleri sağlanmalı, imha edilecek ya da arşive kaldırılacak belgelere karar verilmelidir.

Numaralı dosyalama sistemleri alfabetik sistemlerde olduğu gibi harflerin değil numaraların kullanıldığı bir dosyalama sistemidir. İşletme içi uygulamalara bakıldığında genellikle dört ana numaralı sistemin kullanıldığı görülmektedir. Bunlar; sıra numaralı dosyalama sistemi, ondalık (desimal) dosyalama sistemi, ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi olarak ifade edilmektedir.Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir (Şen, 2014).  Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi: Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır (Şen, 2014).

Karma Dosyalama Sistemleri: Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir. Sistemlerden birisi temel alınarak, alt gruplarında, diğer sistemlerden yararlanılması hâlinde karma dosyalama sistemi oluşturulacaktır (Şen vd., 2013). Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir (Şen, 2014).  Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi: Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır (Şen, 2014).

Sıra Numaralı Dosyalama Sistemi: Dosyalara birden başlayarak sınırsız sayıda ardışık numara verilmesiyle bu sistem kurulmaktadır. Örnek olarak; birbirlerini izleyen numaralar verilmiş olan faturalar, çekler, makbuzlar gibi belgeler de bu numaralara göre işlem görür ve dosyalanır. Sıra numaralı sistemde dosyalara rahat ve kolay ulaşım için fihrist (indeks) hazırlanması esastır. Hazırlanan fihrist; coğrafi bölgelere göre, kurum ya da kişi adlarına göre alfabetik olarak hazırlanabilir (Şen, 2014). Ondalık (Desimal) Dosyalama Sistemi: Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasındaki dosyaya “0” rakamı verilmektedir. Bu dosya, aynı coğrafik dosyalama sisteminde olduğu gibi gruptaki diğer dosyalara konulamayan ya da iki ve daha fazla sayıda dosyayı ilgilendiren kayıt ve belgeler için kullanılan genel dosyadır. Diğer dosyalama sistemleri gibi dikey olarak değil, yatay olarak genişlemesi bu dosyalama sistemini diğer sistemlerden ayırmaktadır. Belge sayısı arttıkça kullanımının zorlaşması, bu sistemin olumsuzluğu olarak ifade edilmektedir (Şen, 2014). Ortadaki Asal Sayıya Göre Dosyalama Sistemi: Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan iki basamaklı sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki iki basamaklı sayı dosyanın içinde bulunduğu klasörü ve sağdaki iki basamaklı sayı ise dosya numarasını göstermektedir. Bu sistem, 99 x 99 x 99 adet dosya kapasitesine sahiptir (Başpınar ve Bayramlı, 2006). Sondaki Asal Sayıya Göre Dosyalama Sistemi: Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde rafı belirten sayı, en sondaki iki rakamdır. Ortadaki üç basamaklı sayı klasörü, soldaki üç basamaklı sayı ise dosya numarasını belirtmektedir. Genişlemeye elverişli ve esnek bir sistem olup 999 x 999 x 99 adet dosya kapasitelidir (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır.

Karma Dosyalama Sistemleri: Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir. Sistemlerden birisi temel alınarak, alt gruplarında, diğer sistemlerden yararlanılması hâlinde karma dosyalama sistemi oluşturulacaktır (Şen vd., 2013). Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir (Şen, 2014).  Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi: Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır (Şen, 2014).

Kronolojik Dosyalama Sistemleri Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Eğer dosyalanan belge sayısı fazla ise aylık dosyalar açılmakta ve bir yıla ait olan bütün dosyalar aynı yerde muhafaza edilmektedir. Özellikle borç ve alacak işlemlerinin takiplerinde tercih edilen bir sistemdir. Kronolojik dosyalama sistemi genellikle karma dosyalama sistemleri içerisinde kendisine yer bulmaktadır (Şen vd., 2013).

Elektronik Dosyalama Sistemleri: Belge yönetimlerinin ve dosyalama süreçlerinin teknolojiye ayak uydurmasıyla birlikte örgütlere dışarıdan gelen ya da örgütlerce üretilen ve dışarıya gönderilen elektronik belgelerin sayısında artış olmuştur. Mevcut olan birçok belge de tarayıcılar vasıtasıyla e-belge formatına dönüştürülmektedir. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde örgütler, bilgisayar teknolojileri ile kendilerine ulaşan e-belgeleri dosyalama sürecine dâhil etmektedirler. Bu sistem sayesinde kâğıt kullanımından ve depolama alanlarından tasarruf sağlanmaktadır. Dikkat edilmesi gereken nokta, örgütün kendi ihtiyaçlarını karşılayabilen bir sistem kullanması gerektiğidir. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde dosyalama işlemlerinde zamandan tasarruf sağlanmaktadır. Ayrıca sistemin güvenliğinin sağlanması ve yedeklenmesi konusunun da hassasiyetle ele alınması gerekmektedir (Şen, 2014).

Merkezî örgütleme: Bu yönetim sisteminde dosya ve belgeler örgütün merkezî bir bürosundan yönetilmektedir. Merkez büro, örgüte ait bütün belge ve dosyaları tutmakta ve korumaktadır. Gerekli olduğu zaman ilgili personel istediği belge ve dosyaları bu merkezden alır ve işi bittikten sonra yine bu merkeze teslim eder. Böyle bir örgütlenmeye gereksinim duyulmasının nedeni, giderek artan kayıt hacminin büyük boyutlara ulaşmasıdır. Merkezî örgütleme ile kayıt ve belgelerde tekerrür (tekrar) önlenebilir, yazıların kopya adedi azalabilir, karmaşıklık ve buna bağlı olarak doğacak hatalar azaltılabilir. Daha iyi koruma sağlanabilir ve belgeler daha kısa sürelerde bulunabilir. Donanımdan ve personelden tasarruf sağlanabilir ve süreç daha az fakat daha vasıflı personelle yürütülerek hizmette belli bir standart yakalanabilir. Merkezî örgütleme, iş hacmi ve belge sayısı az olan yapılarda kullanımı yüksek bir maliyet getirecektir. Alanında uzman olan kişilerin istihdamı ve yüksek kapasiteli donanımlar, hizmet maliyetlerinin de artmasına sebep olacaktır. Aynı zamanda merkezîörgütlemede uygulanan sistemlerin mikro bazda diğer birimlerin özelliğine uymaması ihtimali de bu sistemin önemli sorunları arasındadır.