DOSYALAMA ARŞİVLEME

Yasalar önünde kanıt olma özelliğinin bulunmasıdır.

Coğrafik bilgi sistemleridir.

Türkiye’de dönüşüm alanında önemli bir adım 2003 yılında e-Dönüşüm İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte süreci başlatan eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır.

Süreklilik modelinde yer alan her belge, ardışık seriler içerisinde bir sonraki evreye aktarılarak yaşam döngüsünü tamamlamaktadır.

Belgelerin yasal düzenlemelere uygun şekilde depolanması ve korunması
işlemlerini kapsayan evre muhafaza evresidir.

Örgüt personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma yetkilerinin belirlendiği evre kullanım evresidir.

Dosyalama ve arşivleme amacıyla değerli belgelerin korunması kasalarla sağlanmaktadır.

Dosyaların korunmasına yarayan, kalın kartondan ya da mukavva benzeri dayanıklı malzemelerden üretilen dosyalama aracı klasördür.

Tarayıcılar sanal dosyalama aracıdır.

Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar:
• Kelime işlemci dokümanlar
• Grafik-tablo belgeleri
• Sunular
• Masaüstü yayınlar – tasarım dokümanları
Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler:
• Veritabanları

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler:
• Intranetler
• Ekstranetler
• Kamuya açık web siteleri
• İnteraktif iletişim belgeleri
İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar:
• e-postalar

Elektronik belgeler daha az yer kaplamakta; ısı, nem, ışık gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenmektedirler. Elektronik belgelerin kağıt ortamında üretilen belgelere göre en büyük avantajı ise belge üzerinde işlem yapmanın çok daha kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi ve paylaşma hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir.

Elektronik ortam içerisinde bilgilerin kolay bir biçimde yer değiştirmesi, değişiklik yapılabilmesi ve kolay erişilebilmesi gibi durumların olması nedeniyle sistemlerin güvenlik duvarlarının iyi bir biçimde yapılandırılmış olması ve kademeli güvenlik sistemlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belge süreci içerisinde kullanılan teknoloji alt yapılarının kurulum ve yürütme maliyetleri, güvenlik kaygıları, belgelerin yedeklenme zorunluluğu ve personelin geleneksel yöntemden elektronik yönteme geçişte yaşadığı uyum sorunları elektronik belge süreçlerinin dezavantajları arasında sayılmaktadır.

e-Dönüşüm Türkiye projesi 2005 Eylem Planı, kurum ve kuruluşlarda elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar başlatılmıştır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilen bu görev tamamlanarak, Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı olarak yayınlanmış ve 2009 yılında revize edilmiştir.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak örgüt içinde oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır.

Düzenleme evresi; belgelerin belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha
işlemlerinin gerçekleştirildiği ve gerekli görülen belgelerin arşivlendiği evredir.

Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay bir biçimde üst üste konulmaktadır. Bu tür dolap ve çekmeceler az yer kaplamakta ve çalışma kolaylığı sağlanmaktadır. Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofisler genellikle bu dolap türü tercih edilmektedir.

Klasör, dosyaların korunmasına yarayan, kalın kartondan ya da mukavva benzeri dayanıklı malzemelerden üretilen dosyalama aracıdır.

Sanal dosyalama araçları arasında bilgisayarlar, yazıcılar, veri depolama araçları, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları yer almaktadır.

Doğru cevap C'dir. İmha da belgelemenin bir sürecindendir.