DOSYALAMA ARŞİVLEME

Finansal sistemler Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlardan biri değildir.

Intranet Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgelerden biri değildir.

Doğu cevap E'dir.

Düzenleme evresi; belgelerin belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha
işlemlerinin gerçekleştirildiği ve gerekli görülen belgelerin arşivlendiği evredir.

Dikey çekmeceli dolaplara dosyalar dik bir biçimde yerleştirilmektedir. Dikey dolaplar az yer kapladıkları için fiziksel alanı dar olan ofisler için çok uygundur. Bu tür dolaplarda sürekli işlem gören dosyaların üst raflarda, daha az işlem gören dosyaların ise alt raflarda bulunması gerekmektedir.

Seperatör sanal bir dosyalama aracı değildir.

Rehber, dosya tasnif sistemlerinde ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlar olarak ifade edilmektedir. Rehberler yardımı ile aranan belgeler zamandan tasarruf edilerek en kısa sürede bulunabilir.

Belge yaşam döngüsü modelinde, belge yönetimi sorumlulukları evreler bazında
ayrılmıştır.

Kullanım evresi; örgüt personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma
yetkilerinin belirlendiği ve iş akışları doğrultusunda belge kullanımının gerçekleştiği
evredir.

Doküman, literatürde örgüt faaliyetleri sırasında üretilen ya da kullanılan bilgi kaynakları olarak ifade edilmektedir. Dokümanlar belgelerden farklı olarak örgütlerin ihtiyaçları doğrultusunda hazırladıkları belgelerin hammaddeleri olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B.

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler 

• Intranetler • Ekstranetler • Kamuya açık web siteleri • İnteraktif iletişim belgeleri

Doğru cevap D.

Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler

• Veritabanları • Coğrafik bilgi sistemleri • İnsan kaynakları sistemleri • Finansal sistemler • İş akışı sistemleri • Kullanıcı yönetimi sistemleri • Müşteri yönetimi sistemleri • Kurumlarda geliştirilen özel sistemler • İçerik yönetimi sistemleri. Doğru cevap E.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak örgüt içinde oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır. Doğru cevap A.

Muhafaza evresi; belgelerin yasal düzenlemelere uygun şekilde depolanması ve korunması işlemlerini kapsamaktadır. Aynı zamanda personel ve örgüt haklarını belgelemek amacıyla da kullanılmaktadır. Doğru cevap D.

Süreklilik modeli özellikle elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya çıkan bir modeldir. Süreklilik modeli, belge yaşam döngüsü modelinin evreleri arasında işlevsel kopuklukların meydana gelebileceğini ve belgelerin değerlerinin yitirileceğini savunmaktadır. Süreklilik modelinde yer alan her belge, ardışık seriler içerisinde bir sonraki evreye aktarılarak yaşam döngüsünü tamamlamaktadır. Doğru cevap B.

Belge yaşam döngüsü sürecinin üretim, dağıtım, kullanım ve muhafaza evrelerinde belgelerin yönetimi belge üreticileri ve yöneticileri tarafından gerçekleştirilirken düzenleme evresi arşivciler tarafından yürütülmektedir. Doğru cevap C.

Dikey çekmeceli dolaplara dosyalar dik bir biçimde yerleştirilmektedir. Dikey dolaplar az yer kapladıkları için fiziksel alanı dar olan ofisler için çok uygundur. Bu tür dolaplarda sürekli işlem gören dosyaların üst raflarda, daha az işlem gören dosyaların ise alt raflarda bulunması gerekmektedir. Doğru cevap E.

Rehber, dosya tasnif sistemlerinde ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlar olarak ifade edilmektedir. Rehberler yardımı ile aranan belgeler zamandan tasarruf edilerek en kısa sürede bulunabilir. Doğru cevap B.

İşletmelerde özellikle fiziki halde bulunan belgelerin elektronik ortama geçirilmesinde kullanılan tarayıcılar, geleneksel dosyalama sistemine sahip işletmelerin elektronik dosyalama sistemine geçmelerinde en büyük yardımcı rolünü üstlenmektedir. Fiziki belgenin kapak içine konulup taratılarak dijital hâle geçirilmesini sağlarlar. Doğru cevap A.

Digital Recordkeeping Guidelines elektronik belgeleri dört sınıf altında ele almaktadır:
• Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar
• Kelime işlemci dokümanlar
• Grafik-tablo belgeleri
• Sunular
• Masaüstü yayınlar – tasarım dokümanları