DOSYALAMA ARŞİVLEME

Digital Recordkeeping Guidelines elektronik belgeleri dört sınıf altında ele almaktadır:
1. Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar,
2. Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler,
3. Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler,
4. İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlardır.

Hareketli dolaplar mekanik olarak raylar üzerinde yatay ve dikey eksende hareket edebilen dolaplardır. Duvar yanlarına konulabildiği gibi duvar içlerine gömme dolap olarak da yerleştirilebilirler. Aynı zamanda açık ya da kapalı olarak tasarlanan çeşitleri de mevcuttur.

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler;
• Intranetler,
• Ekstranetler,
• Kamuya açık web siteleri,
• İnteraktif iletişim belgeleridir.

Türkiye’de dönüşüm alanında önemli bir adım 2003 yılında e-Dönüşüm İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte süreci başlatan eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır.

e-Dönüşüm Türkiye projesi 2005 Eylem Planı, kurum ve kuruluşlarda elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar başlatılmıştır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilen bu görev tamamlanarak, Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı olarak yayınlanmış ve 2009 yılında revize edilmiştir.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak örgüt içinde oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır. Bu evrede yapılan işlemin niteliği diğer evreleri de büyük ölçüde etkilediği için yaşam döngüsü içerisindeki en önemli evre olarak göze çarpmaktadır.

Smith ve Kallaus’a göre belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç sırasıyla; üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşmaktadır.

Fiziki olarak kullanılan ve işlem gören belgeler, yerini elektronik ortamda yaratılan ve kullanılan belgelere bırakmış dolayısıyla da sanal dosyalama araçları geleneksel dosyalama araçlarının yavaş yavaş yerini almaya başlamıştır.

Digital Versatile Disc’in kısaltması olan DVD’ler ise CD görünümündeki elektronik kayıt ortamlarıdır. Çok amaçlı sayısal disk olarak bilinirler. 4.7-17.1 GB arası veri depolama alanlarına sahiptirler. Günümüzde kullanım alanları azalsa da işletmelerde hâlen kullanılmaktadır.

Örgütlerin yürüttüğü faaliyetler kapsamında sayıları binleri bulan belgeler üretilmekte ve kullanılmaktadır. Belgeler; üretimden kullanıma, dağıtımdan arşivlemeye ve hatta imha işlemlerine kadar uzanan bir değişim sürecinde çeşitli aşamalardan geçmektedir. Bu süreçler boyunca belgenin kanıt niteliğini kaybetmeden yaşamını sürdürebilmesi için çeşitli yönetim tekniklerine ihtiyaç duyulmaktadır.

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler

Elektronik belge süreci içerisinde kullanılan teknoloji alt yapılarının kurulum ve yürütme maliyetleri, güvenlik kaygıları, belgelerin yedeklenme zorunluluğu ve personelin geleneksel yöntemden elektronik yönteme geçişte yaşadığı uyum sorunları elektronik belge süreçlerinin dezavantajları arasında sayılmaktadır.

5070 sayılı elektronik imza kanunu 2004 yılında yürürlüğe girmiştir.

Kullanım evresi; örgüt personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma yetkilerinin belirlendiği ve iş akışları doğrultusunda belge kullanımının gerçekleştiği evredir.

Bilgisayarlarda oluşturulan belgelerin çıktısı alınırken kullanılan araçlar yazıcılardır. Örgütün ihtiyacı doğrultusunda mürekkep püskürtmeli, nokta vuruşlu ve lazer tiplerde yazıcılar temin edilebilmektedir.

Tarayıcılar

İşletmelerde özellikle fiziki halde bulunan belgelerin elektronik ortama geçirilmesinde kullanılan tarayıcılar, geleneksel dosyalama sistemine sahip işletmelerin elektronik dosyalama sistemine geçmelerinde en büyük yardımcı rolünü üstlenmektedir. Fiziki belgenin kapak içine konulup taratılarak dijital hâle geçirilmesini sağlarlar.

Standart bir CD, 700 MB’lık bilgisayar verisini depolayabilmektedir.

Bulut depolama hizmeti, sağlayıcılar tarafından veritabanlarının sanal olarak işletilerek veri ve bilgi depolanmasına müsait alanlardır. Hard disklerin, sunucuların ve hatta bilgisayarların zarar görmesi sonucunda ortaya çıkan kayıpları ortadan kaldırmayı amaçlayan bulut depolama kavramı aynı zamanda saklama maliyetlerini de aşağıya çekmekte ve çeşitli güvenlik önlemleri alınarak da kullanıcıların belgelerinin korunmasına olanak sağlamaktadır.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanak- lara ve standartlara uygun olarak örgüt için- de oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır. Bu evrede yapılan işlemin niteliği diğer evreleri de büyük ölçüde etkilediği için yaşam dön- güsü içerisindeki en önemli evre olarak göze çarpmaktadır.