DOSYALAMA ARŞİVLEME

Kağıt üzerinde bulunan belge içeriğinin bilgisayar, tablet ya da cep telefonu ekranlarında görüntülenebilecek ve üzerinde her türlü değişiklik yapılabilecek biçime dönüştürülmesi işlemi dijitalleştirmedir.

Dijitalleştirme amacıyla izlenecek işlem adımları şu şekilde ifade edilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve
sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına
aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve
düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Belgelerin bir anlamda fotoğraflarının çekilerek bilgisayara aktarılması tarama olarak tanımlanmaktadır.

“belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamınaaktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri gerçekleştirmesi beklenmektedir
• Tarayıcının ve bilgisayarın açılması tarama için gerekli yazılımın ya da tarama yaptırmaya izin veriyorsa EBYS yazılımının başlatılması,
• Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması,
• Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi,
• Belgenin uygun bir biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi,
• Gerektiğinde belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması, belgenin yönünün ve açısının ayarlanması,

Dijital belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kapsamında ele alınmakta ve yönetilmektedir. Bu yönetim süreci sırasında basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılması sağlanmaktadır.

TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları kapsamında elektronik belgelerin korunması için yapılması gerekenler şunlardır:
• Elektronik belgelerin koruyucu kurumsal ihtiyaçlarını belirlemek,
• Elektronik belgelerin çoğaltılması,
• Elektronik belgelerin koruyucu sertifikalarının belirlenmesi,
• Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi,
• Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi,
• Elektronik belgelerin arşivleme gerekler

Ölçeklenebilirlik Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilkedir.

Belgeleri koruyucu birçok uluslararası sertifikasyon sistemi bulunmaktadır. Türkiye’de bazı kamu veözel sektör işletmeleri bu sistemleri kullanarak elektronik belgelerini korumayı sürdürmektedirler. Bu sertifikasyonların genel amacı elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir. Belgenin korunmasına yönelik benzer kriterler, TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartlarında da ortaya konulmuştur.

TSE 15489 Standartlarında aynen belirtildiği gibi; “Bir belge yönetim sisteminin tasarımında uygun saklama ortamları, saklama üniteleri, fiziksel korucuyu malzemeler, kullanım prosedürleri ve depolama sistemleri dikkate alınmalıdır.

* Olurluk incelemesi geliştirme

* Sistemi planlama ve İhtiyaç analizi tasarlama

* Sistemi tasarlama

* Sistemi uygulama

* Sistem bakımı, gözden geçirme ve değerlendirme

Doğum belgesi öğrencilerin, kayıt işlemleri sırasında fakülteye teslim ettikleri belgeler arasında sayılmaz.

Birimlerdeki arşiv odalarının sayısını arttırmak, belgelerin dijitalleşmesi nedenlerinden sayılamaz.

Dijital belgelerin görüntülenmesi için tabletler uygun cihazlardır.

Ölçeklenebilirlik; sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Bilgisayar Okur-Yazarlığı; işlem süreçlerini ve faaliyetleri gerçekleştirirken bilgisayar kullanma kabiliyetidir.

EBYS’nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturmaktadır.