DOSYALAMA ARŞİVLEME

Türk Patent Enstitüsü kapsamında elektronik imza kullanıcılarıİnkar edilemezlik, veri bütünlüğü, kimlik doğrulama ve onaylama şeklinde üç temel özelliği kullanabilmektedir.

İhtiyaç duyulan süre zarfında, sınıflandırılmış biçimde, güvenli bir ortamda, ihtiyaç hissedilmesi durumunda yeniden erişilerek kullanılabilecek şekilde depolanması elektronik belgelerin arşivlenmesi anlamına gelmektedir.

Entegrasyon ve Uyum, Elektronik Belge Yönetim Sistemi geliştirme aşamalarından biri değildir.

Dijital belgelerin içeriği; metin, çizim, fotoğraf, ses, video, animasyon ve elektronik form olarak nitelendirilmiştir.

Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesi ölçeklenebilirlik olarak ifade edilmektedir.

Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansıdır.

Elektronik Belgelerin Koruyucu Sertifikalarının genel amacı elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir.

Elektronik belge üretiminin denetimli olarak sürdürülmesini gerektirmektedir?

Projenin nasıl gerçekleştirileceği, görev alacak insan kaynağı sayısı,
projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti ya da karmaşıklığı sistemin planlanması aşamasıdır.

E-imza, bir e-belgenin sonuna eklenen ya da bu e-belge ile mantıksal bir bağlantısı olan ve belgenin kimlik doğrulamasının yapılabilmesine olanak tanıyan elektronik veridir.

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Bazı belgeler üretildikleri yazılımlarda açılarak içeriklerinde değişiklik yapılmasına olanak tanır. Bu dosyalar çeşitli yazılımlarla hazırlanmış belgeler olabilmektedir. Bu tür belgelere “biçimlendirilmiş” ya da “yapılandırılmış” belgeler adı verilmektedir

Ölçeklenebilirlik: Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

“Provenans”: Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir. Provenans, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir.

“TS ISO 15489” standardı yerine 2019 yılında TS ISO 15489-1 standardı uygulanmaya başlanmıştır."

Olurluk incelemesi geliştirme: Sistemin oluşturulması için personele ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çalışmaları bu adımda gerçekleşmektedir.Olurluk incelemeleri örgütlere özgüdür.

Sistemi uygulama: Uygulama adımı, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır.

Bilgisayar Okur-Yazarlığı: İşlem süreçlerini ve faaliyetleri gerçekleştirirken bilgisayar kullanma kabiliyetidir.

Türk Patent Enstitüsü kapsamında elektronik imza kullanıcıları üç temel özelliği kullanabilmektedir:
Veri bütünlüğü: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek.

Kimlik doğrulama ve onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak.

İnkâr edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkâr etmelerini önlemek.