DOSYALAMA ARŞİVLEME

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak

TS 13298 Standartları herhangi bir sınırlama getirmemesine rağmen şu üstverilerin
tanımlanmasını önermektedir:

• Dosya genel özellikleri
• Dosya tasnif planı
• Saklama planı
• Birim tanımları

• Seri tanımları
• Klasör/dosya tanımları
• Belge tanımları
• Belge bileşeni tanımları
• Kullanıcı profil tanımları
• Kullanıcı rol tanımları
• Kullanıcı grup tanımları
• Güvenlik seviye tanımları
• Tasfiye işlem tanımları
• Sistem kullanımı

Tarama

Eleman istihdamının artırılmasını sağlamak,

Dijital belgeye ait dosyanın e-Maille kullanıcılara gönderilmesi,

I. Elektronik belgelerin çoğaltılması,
II. Elektronik belgelerin koruyucu sertifikalarının belirlenmesi,
III. Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi,
IV. Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi,
V. Elektronik belgelerin arşivleme gerekleri.

Provenans

Elektronik belgelerin belleklerde kalması bozulma ve güvenlik riski doğurur.

Fiziksel olarak saklanma ortamı,

Elektronik bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi,

Elektronik İletişim

Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önleyen

Dijital belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kapsamında ele alınmakta ve yönetilmektedir. Bu yönetim süreci sırasında basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılması sağlanmaktadır. 

• Elektronik ortamda olup olmamasının taşıdığı öneme
• İçerik türüne (mektup, sözleşme, gazete vb.)

• Kağıt boyutuna ve yönüne
• Renkli basım olup olmadığına
• Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına
• Sayfa sayısına
• Kağıt ve fon rengine
• Yıpranma durumuna bakılarak belgeler sınıflandırılabilirler.

TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları kapsamında elektronik belgelerin korunması için yapılması
gerekenler şunlardır:
• Elektronik belgelerin koruyucu kurumsal ihtiyaçlarını belirlemek,
• Elektronik belgelerin çoğaltılması,
• Elektronik belgelerin koruyucu sertifikalarının belirlenmesi,
• Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi,
• Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi,
• Elektronik belgelerin arşivleme gerekleri.

Üstveri barındıran belgeler için önemli bir özellikten daha söz edilmesi gerekmektedir: “Provenans”. Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir ve TS 13298 Standartlarında şöylece açıklanmaktadır: “Kendi
faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. “Fonlara Saygı” (respect des fonds) olarak da anılır.

Elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Bu zorunluğun nedenleri şu şekilde özetlenebilir :
• Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir.
• Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır.
• Yeni ortamlara aktarma işlemi belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir.
• Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. 
• Elektronik belgelerin üretim yöntemi veyönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir.

• Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur.

Sistemi planlama: Bu adım yöneticilerden alınan yetkiyle başlamaktadır. Projenin nasıl gerçekleştirileceği, görev alacak insan kaynağı sayısı,
projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti ya da karmaşıklığı planlama aşamasında karar verilmelidir.

Belge yönetim politikası aşaması aşağıdaki faaliyetleri içerir.

- Belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejiler geliştirmek
- İmha stratejileri geliştirmek
- Koruma stratejileri geliştirmek
- Erişim stratejileri geliştirmek

Bilgisayar Okur-Yazarlığı işlem süreçlerini ve faaliyetleri gerçekleştirirken bilgisayar kullanma kabiliyetidir.

Türk Patent Enstitüsü kapsamında elektronik imza kullanıcıları üç temel özelliği kullanabilmektedir:
• Veri bütünlüğü: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek,
• Kimlik doğrulama ve onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak,
• İnkâr edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkâr etmelerini önlemek.