DOSYALAMA ARŞİVLEME

Doğru cevap A'dır.

Tarayıcı tanımlaması diye bir üstveri yoktur.

İkamet belgesi istenmemektedir. Diğer bilgiler istenilmektedir.

Doğru cevap E'dir.

Ölçeklenebilirlik;
Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten
ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur

Doğru cevap E'dir.

Bilgisayar Okur-Yazarlığı;
İşlem süreçlerini ve faaliyetleri gerçekleştirirken bilgisayar kullanma kabiliyetidir.

Doğru cevap E'dir

Kullanıcıların yöneticilerinin istedikleri belgeleri ya da dijital formatta sunulan dokümanları bağımsız olarak herhangi bir baskı ve koşul olmadan paylaşabilmeleri esnekliğin artmasını sağlamış, dijital sistemler üzerinde imla ve yazım yanlışı düzeltme programları sayesinde yanlış bilgiler büyük oranda azalmıştır. Bulut sistemleri gibi veri tabanlarının dijitalleştirme ile birlikte aktif ve verimli kullanımı sayesinde belgeler kaybolmamakta ve bu durum en nihayetinde üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmaktadır. Yeni kurulmuş olan bir işletmenin arşiv belgeleri görece az olacağı için dijital arşiv kavramının avantajlarını yakın gelecekte göremeyebilir ancak işletme büyüdükçe, işlem hacmi arttıkça ve yaşam süreci içerisinde ilerledikçe arşiv belgelerinin fiziksel olarak saklanması imkansız hâle gelecek ve dijitalleştirme konusunun avantajlarını arşiv başlığı altında değerlendirme yoluna gidecektir.

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir (Şen vd., 2013): •Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması •Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması •Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi •Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Fiziki belgelerden dijital belgelere geçiş sürecinde ilk aşama olarak önceliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Dijitalleştirme konusu kapsamında aciliyeti olan belgelerin belirlenmesi ve uygun bir formatta (konularına, tarihine vb.) sınıflandırılması gerekmektedir. Seçimi yapılan bu belgeler daha sonra tarayıcılar vasıtasıyla bilgi sistemlerine, hard disklere ya da bilgisayar ortamına aktarılmaktadır. Ardından denetim ve kontrolün sağlanması açısından bilgisayar ortamlarında dijitalleştirilen belgelerin görüntülenmesi ve eğer gerekiyorsa gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir. Gerekli önlemler alındıktan sonra dijitalleştirme sürecindeki belgelerin elektronik belge yönetiminin sağlanması ve elektronik belge yönetim süreçlerinin etkin bir biçimde sürdürülmesi sağlanmalıdır.

Elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Bu zorunluğun nedenleri şu şekilde özetlenebilir (Şen vd., 2013): •Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir. Bu yüzden kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha zordur. •Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır. •Yeni ortamlara aktarma işlemi belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir. •Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir. •Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır. •Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur.

Örgütsel faaliyetlerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme aşağıdaki adımları içermektedir (Şen, 2014): •Olurluk incelemesi geliştirme: Bu adımda sistemin mevcut yapıya neler katacağı değerlendirilmekte, sisteme ihtiyaç olduğunun kabulü gerçekleştirilmektedir. Sistemin oluşturulması için personele ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çalışmaları bu adımda gerçekleşmektedir. Olurluk incelemeleri örgütlere özgüdür. Bir örgüt yapısı tarafından geliştirilmiş olurluk incelemesinin aynı koşullarda farklı bir kurumda da geçerli olacağı düşüncesi yanıltabilir. •Sistemi planlama: Bu adım yöneticilerden alınan yetkiyle başlamaktadır. Projenin nasıl gerçekleştirileceği, görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti ya da karmaşıklığı planlama aşamasında karar verilmelidir. Projede görev alanlar, belge yönetimi ve bilgi teknolojileri uzmanlıklarının yanında güçlü iletişim becerilerine de sahip olmalıdırlar. •İhtiyaç analizi tasarlama: EBYS ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayamadığı sürece başarılı olamayacaktır. İhtiyaç analizi tasarlama aşamasında kullanıcıların EBYS’den ne bekledikleri belirlenmektedir. Kullanıcıların yazılımdan beklentileri tanımlanırken EBYS’nin yazılım unsurlarının netleşmesi için olanak sağlamaktadır. Böylece EBYS’nin kapsamı belirlenirken teknik özellikleri de şekillenmiş olacaktır. •Sistemi tasarlama: İhtiyaç analizi tasarımı sonucunda kullanıcının sistemden ne istediği belirlenirken sistemi tasarlama adımında da kullanıcının bu isteğinin nasıl gerçekleştirileceği belirlenecektir. Hangi elektronik belgelerin üretilmesi gerektiği, bunların kimler tarafından, ne zaman ve nasıl kayıt altına alınacağı bu aşamada ele alınmalıdır. EBYS tasarımında, belli bir standardın oluşturulması için elektronik belgelerin yapısal ve bağlamsal özellikleri tanımlanmalıdır. Yapısal özellikler; belgelerin sunum özellikleri, belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına ait özelliklerden oluşmaktadır. Bağlamsal özellikler ise; belgenin üretim yeri, üretim tarihi, sorumlu kuruluş ve onaylama nitelemeleri gibi pek çok nitelik ve nicelik bilgilerinden oluşan üstverisini ifade etmektedir. •Sistemi uygulama: Uygulama adımı, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Hataları, eksiklikleri ya da sonradan ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçları görme adına bu aşama büyük önem arz etmektedir. Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. İşlevlerin doğru bir biçimde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılan testler deneme testleri, sistemin istenildiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testler ise kabul testleri olarak adlandırılmaktadır. •Sistem bakımı: EBYS’nin tasarımı ve uygulama adımlarının ardından sistem bakımı aşaması gelmektedir. EBYS’nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturmaktadır. Sistemin daha etkili ve verimli hâle nasıl getirileceğini ortaya koymak için sistem periyodik olarak değerlendirilmelidir. •Gözden geçirme ve değerlendirme: Örgütsel standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve örgütsel performansın arttırılması amacıyla bu     adım gerçekleştirilmektedir. Mevcut performans önceden belirlenen hedefler doğrultusunda ele alınmaktadır. Elde edilen sonuçlar; değerlendirme yöntemleri ve kabul edilmiş performans ölçümlerine göre desteklenmelidir. EBYS çok bileşenli yapılara sahiptir. Bu yüzden sistemi oluşturan bileşenlerin görevlerini yerine getirip getirmediklerinin kontrolü sürekli olarak yapılarak denetlemelere tabi tutulmalıdır.

Örgütsel faaliyetlerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme aşağıdaki adımları içermektedir (Şen, 2014): •Olurluk incelemesi geliştirme: Bu adımda sistemin mevcut yapıya neler katacağı değerlendirilmekte, sisteme ihtiyaç olduğunun kabulü gerçekleştirilmektedir. Sistemin oluşturulması için personele ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çalışmaları bu adımda gerçekleşmektedir. Olurluk incelemeleri örgütlere özgüdür. Bir örgüt yapısı tarafından geliştirilmiş olurluk incelemesinin aynı koşullarda farklı bir kurumda da geçerli olacağı düşüncesi yanıltabilir. •Sistemi planlama: Bu adım yöneticilerden alınan yetkiyle başlamaktadır. Projenin nasıl gerçekleştirileceği, görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti ya da karmaşıklığı planlama aşamasında karar verilmelidir. Projede görev alanlar, belge yönetimi ve bilgi teknolojileri uzmanlıklarının yanında güçlü iletişim becerilerine de sahip olmalıdırlar. •İhtiyaç analizi tasarlama: EBYS ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayamadığı sürece başarılı olamayacaktır. İhtiyaç analizi tasarlama aşamasında kullanıcıların EBYS’den ne bekledikleri belirlenmektedir. Kullanıcıların yazılımdan beklentileri tanımlanırken EBYS’nin yazılım unsurlarının netleşmesi için olanak sağlamaktadır. Böylece EBYS’nin kapsamı belirlenirken teknik özellikleri de şekillenmiş olacaktır. •Sistemi tasarlama: İhtiyaç analizi tasarımı sonucunda kullanıcının sistemden ne istediği belirlenirken sistemi tasarlama adımında da kullanıcının bu isteğinin nasıl gerçekleştirileceği belirlenecektir. Hangi elektronik belgelerin üretilmesi gerektiği, bunların kimler tarafından, ne zaman ve nasıl kayıt altına alınacağı bu aşamada ele alınmalıdır. EBYS tasarımında, belli bir standardın oluşturulması için elektronik belgelerin yapısal ve bağlamsal özellikleri tanımlanmalıdır. Yapısal özellikler; belgelerin sunum özellikleri, belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına ait özelliklerden oluşmaktadır. Bağlamsal özellikler ise; belgenin üretim yeri, üretim tarihi, sorumlu kuruluş ve onaylama nitelemeleri gibi pek çok nitelik ve nicelik bilgilerinden oluşan üstverisini ifade etmektedir. •Sistemi uygulama: Uygulama adımı, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Hataları, eksiklikleri ya da sonradan ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçları görme adına bu aşama büyük önem arz etmektedir. Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. İşlevlerin doğru bir biçimde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılan testler deneme testleri, sistemin istenildiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testler ise kabul testleri olarak adlandırılmaktadır. •Sistem bakımı: EBYS’nin tasarımı ve uygulama adımlarının ardından sistem bakımı aşaması gelmektedir. EBYS’nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturmaktadır. Sistemin daha etkili ve verimli hâle nasıl getirileceğini ortaya koymak için sistem periyodik olarak değerlendirilmelidir. •Gözden geçirme ve değerlendirme: Örgütsel standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve örgütsel performansın arttırılması amacıyla bu     adım gerçekleştirilmektedir. Mevcut performans önceden belirlenen hedefler doğrultusunda ele alınmaktadır. Elde edilen sonuçlar; değerlendirme yöntemleri ve kabul edilmiş performans ölçümlerine göre desteklenmelidir. EBYS çok bileşenli yapılara sahiptir. Bu yüzden sistemi oluşturan bileşenlerin görevlerini yerine getirip getirmediklerinin kontrolü sürekli olarak yapılarak denetlemelere tabi tutulmalıdır.

Devletin vatandaşlara karşı yerine getirmekle yükümlü olduğu görevler olduğu gibi vatandaşların da devlete karşı sorumlu olduğu görevler vardır. Günümüz teknoloji çağında, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanarak bu görev ve hizmetlere ait süreçlerin hızlı ve kolay gerçekleştirilebilmesi e-devlet ile sağlanabilmektedir. e-devlet kavramına ilişkin literatürde farklı tanımlamalar yapılmıştır. Bu tanımlamaların ortak noktalarına değinecek olursak e-devlet (Şen vd., 2013);

Kişisel bilgilerin korunması kaydıyla bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara, zaman kısıtlaması olmadan 7/24 hizmet verebilen, •Vatandaş, kurum, kuruluşlar ve devlet arasında bilgi paylaşımına olanak sağlayan, •Devlet yönetiminde ve hizmet sunumunda kolaylık sağlayan, •Vatandaşın ve çalışanın kamu yönetiminin faaliyetlerini takip edebildiği, •Etkileşimli hizmetlerden yararlanabildiği, •Gerekli bilgileri edinebildiği, •Şeffaf ve demokratik yönetim anlayışıyla verimli, etkin ve hızlı hizmet verebilen kamu platformu şeklinde tanımlanabilir.

Güvenlik: Emniyet ile ilgili hizmetlerden faydalanın.Askerlik bilgilerinize erişin ve işlem yapın. İş ve Kariyer: Çalışanların ve ticari işletmelerin gerek duyabileceği hizmetlere erişin. Genel Bilgiler: Günlük yaşamda ihtiyacınız olabilecek genel bilgi ve veri kaynaklarından faydalanın. Sosyal Güvenlik ve Sigorta: Sosyal güvenlik ve yardım durumunuzu inceleyin. Sigortalarınız ile ilgili bilgi alın.

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak.