DOSYALAMA ARŞİVLEME

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması.

Dijital belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kapsamında ele alınmakta ve yönetilmektedir. Bu yönetim süreci sırasında basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılması sağlanmaktadır:
• Elektronik ortamda olup olmamasının taşıdığı öneme
• İçerik türüne (mektup, sözleşme, gazete vb.)
• Kağıt boyutuna ve yönüne
• Renkli basım olup olmadığına
• Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına
• Sayfa sayısına
• Kağıt ve fon rengine
• Yıpranma durumuna bakılarak belgeler sınıflandırılabilirler.

Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri gerçekleştirmesi beklenmektedir:
• Tarayıcının ve bilgisayarın açılması tarama için gerekli yazılımın ya da tarama yaptırmaya izin veriyorsa EBYS yazılımının başlatılması,
• Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması,
• Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi,
• Belgenin uygun bir biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi,
• Gerektiğinde belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması, belgenin yönünün ve açısının ayarlanması,
• Tarama işlemi yapılarak bilgisayara gelen görüntünün belgeyle karşılaştırılması,
• Dijital belgeye ait dosyanın kaydedilmesi ve EBYS’ye aktarılması.
Bu aşamalardan sonra fiziki olarak adlandırılan belge, “dijital belge” biçimine dönüştürülmüş olacaktır.

Belgeleri sadece dosya adıyla tanımak, hangi bilgileri içerdiğini, ne zaman, kimler tarafından hazırlandığını, içeriğinde hangi nesnelerin kullanıldığını ve hangi yazılımlarla görüntülenebileceğini anlamak mümkün değildir. Bu nedenle EBYS’lerinde, belgeleri dosya seviyesinde erişim kolaylığı sağlayacak biçimde kategorize edebilecek özelliklerden yararlanılmaktadır. Dijitalleştirilmiş bir belgeye ait olarak sözü edilen her tür bilgi, üstveri (metadata) olarak; belgenin dosya özelliklerinde ya da ayrı bir veritabanında barındırılabilmektedir. Bu konuda TS 13298 Standartları herhangi bir sınırlama getirmemesine rağmen şu üstverilerin tanımlanmasını önermektedir:

• Dosya genel özellikleri
• Dosya tasnif planı
• Saklama planı
• Birim tanımları
• Seri tanımları
• Klasör/dosya tanımları
• Belge tanımları
• Belge bileşeni tanımları
• Kullanıcı profil tanımları
• Kullanıcı rol tanımları
• Kullanıcı grup tanımları
• Güvenlik seviye tanımları
• Tasfiye işlem tanımları
• Sistem kullanımı.

TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları kapsamında elektronik belgelerin korunması için yapılması gerekenler şunlardır:
• Elektronik belgelerin koruyucu kurumsal ihtiyaçlarını belirlemek,
• Elektronik belgelerin çoğaltılması,
• Elektronik belgelerin koruyucu sertifikalarının belirlenmesi,
• Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi,
• Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi,
• Elektronik belgelerin arşivleme gerekleri.

Ölçeklenebilirlik: Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Üstveri barındıran belgeler için önemli bir özellikten daha söz edilmesi gerekmektedir: “Provenans”. Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir ve TS 13298 Standartlarında şöylece açıklanmaktadır: “Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. “Fonlara Saygı” (respect des fonds) olarak da anılır. Provenans, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir. Dolayısıyla belgenin içeriğinde ve üstveri bilgilerinde herhangi bir değişiklik yapılması durumunda, bunun EBYS’de kim tarafından gerçekleştirildiğinin bilinmesinin önemi büyüktür. Ayrıca, bu ilkeye göre bir belge çoğaltılıp değiştirildiğinde, bu belgenin artık bir başka belge olması gerekmektedir. Belgeler sadece başka belgeler üretilmesi amacıyla çoğaltılmazlar. Birden fazla kişinin aynı anda kullanabilmesi için de belgelerin çoğaltılması mümkündür. Ancak bunun karışıklığa neden olmaması amacıyla bu türde çoğaltma yerine işletme ağları ya da çeşitli Web olanaklarından yararlanılması mümkündür.

İşletmeye ait belgelerin ilgili olmayan ya da rakip konumunda olan başka kimselerin eline geçmemesi için de belge koruyucu önlemlerin alınmasında yararlar bulunmaktadır. Bu amaçla gerektiğinde belgelerin tescil edilmesi gibi bir yöntem kullanılabilmektedir. TSE 15489 Standartlarında aynen belirtildiği gibi; “Bir belge yönetim sisteminin tasarımında uygun saklama ortamları, saklama üniteleri, fiziksel korucuyu malzemeler, kullanım prosedürleri ve depolama sistemleri dikkate alınmalıdır.

Gözden geçirme ve değerlendirme: Örgütsel standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve örgütsel performansın arttırılması amacıyla bu adım gerçekleştirilmektedir.