DOSYALAMA ARŞİVLEME

E seçeneği bu görev ve fonksiyonlarından birisi değildir.

Ayrım işlemi devamında verilen seçeneklerin hepsi esas alınmak suretiyle yerleştirme yapılmaktadır.

Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır.

Dağınık Tip: Federal devlet yapılarına has bir özelliktir ve birbirinden ayrı olan arşiv depoları söz konusudur. ABD, İngiltere, İtalya gibi devletlerde dağınık tip arşiv yapıları kullanılmaktadır.

İkonografik Arşivler;tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

Odyovizüel Arşivler bu tür arşivlerdendir.

Noter Arşivleri Noter kurumunun yapmış olduğu işlemler sonucunda ortaya çıkan dokümanların bir arada bulunduğu arşivlerdir.

Açık Seri Yöntemi: Belgeler, raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirilirler. Böylelikle yeni gelecek olan belgelere yer sağlanmış olacaktır. Açık seri yöntemi, özellikle araştırmalar yönünden kolaylık sağlamaktadır.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamaktır.

Verilen seçeneklerin hepsi dosyaların  saklama ve elde tutma sürelerinin türleridendir.

Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur. Bunlar :

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar.

Odyovizüel arşivler arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

İkonografik arşivler tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir.Estamp bakır, tahta, metaller ya da alçı taşları üzerine çizilmiş resimleri kağıda basma tekniğidir.

İşletme faaliyetleri kapsamında değerlendirilen arşivleme sürecinin belirli bir standart ve belirli bir yöntem kapsamında ele alınması gerekmektedir. Adım adım gerçekleştirilecek bu süreç sırasıyla;

• Arşiv dokümanlarını toparlamak,
• Arşiv dokümanlarını korumak,
• Arşiv dokümanlarını tasnif etmek ve
• Arşiv dokümanlarını değerlendirerek sıralamak
adımlarını içeren ve birbirini takip eden bir süreç içerisinde gerçekleşmektedir.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmak anlamlarını taşımaktadır.

Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır. Fiziksel hasarlar biyolojik hasarlardan farklıdır ve
ortaya çıkan sonuçlar sararma, kolay kırılabilirlik şeklinde görülmektedir. Bu durum da belgelerin etkin
kullanımını engellemektedir.

Yer Seçimi: Binanın kullanışlı ve verimli olması, dikkatli yer seçimine bağlıdır. Seçilen yer; temelin kuru kalmasını sağlayacak, su birikimini önleyecek iyi bir drenaj sistemini mümkün kılacak ve temiz havası olan, kirlilik kaynaklarına yakın olmayacak şekilde yapılmalıdır.

İmha süreci arşiv malzemelerinin ilgili arşivlerde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Birim ve kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri bir komisyon ya da uzmanlarca yürütülmektedir. İmha işlemi için imha edilecekler ve imha edilmeyecekler ayrımı yapılmaktadır.

Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar izlenmektedir:
• Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi,
• Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma takviminin oluşturulması,
• Komisyon çalışmalarının başlatılması,
• Komisyon tarafından imhasına karar verilen belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre listelenmesi,
• Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından imzalanarak onaylanması,
• İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması,
• Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi.

Arşiv belgelerinin imha işlemi, örgütlerin yönetme süreçleri içerisindeki en hassas adımlardan biridir. Bu işlemin gizli, hatasız ve güvenli bir biçimde gerçekleştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Birçok örgüt yapısının hassas ve gizli verilerinin kağıt üzerinde bulunması, bu belgelerin gelişigüzel yırtılıp çöp kutularına atılması, parçaların tekrar birleştirilebilme riskini ortaya çıkarmaktadır. Örgütlerin gizlilik politikaları çerçevesinde kanunca saklama süresi tamamlanmış ve imha zamanı gelmiş belgelerin kimsenin eline geçmeyecek ve kullanılamayacak biçimde imha edilmesi gerekmektedir.