DOSYALAMA ARŞİVLEME

İşlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arşiv olarak tanımlanmaktadır.

Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlatılması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır.

Kartografik Arşivler: Tapu kadastro kurumlarında, mimarlık işletmelerinde ya da restorasyon ile ilgilenen ve bu yönde faaliyet gösteren işletmelerin bünyelerinde bulunan arşivlerdir.

Estamp: Bakır, tahta, metaller ya da alçı taşları üzerine çizilmiş resimleri kağıda basma tekniğidir.

Odyovizüel Arşivler: Arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

Kronolojik sistem: Bu sistemde karışık ve dağınık biçimde bulunan belgeler tarih sırasına konulmaktadır. Belgelerin tarihinin bilinmesi esastır.

Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir.

Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır.

Yasalar bazı belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise bu sürelere uyma zorunluluğu vardır. Örneğin; ticari defter ve belgeler TTK’ye göre 10 yıl, VUK’na göre 5 yıl süre ile saklanmak zorundadır. Ayrıca SGK mevzuatına bağlı belgeler için süre 10 yıl, sadece yükümlüleri kapsayan aklama ile mücadele mevzuatına göre ise 8 yıldır.

Gelecekte tekrar kullanılması düşünülen veya yasal olarak süresi doluncaya kadar saklanması zorunlu olan belgelerin, istendiğinde tekrar yararlanma olanağı sağlayan çalışmalara arşivleme denilmektedir.

Ev arşivi arşiv türlerinden biri değildir.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar.

Dağınık Tip: Federal devlet yapılarına has bir özelliktir ve birbirinden ayrı olan arşiv depoları söz konusudur. ABD, İngiltere, İtalya gibi devletlerde dağınık tip arşiv yapıları kullanılmaktadır.

İkonografik Arşivler Tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

Kartografik Arşivler Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir. Tapu kadastro kurumlarında, mimarlık işletmelerinde ya da restorasyon ile ilgilenen ve bu yönde faaliyet gösteren işletmelerin bünyelerinde bulunan arşivlerdir.

Sistematik yöntem: Arşiv malzemeleri önceden tespit edilmiş ana konu gruplarına ayrılmakta ve ardından alt gruplar tarih sı- rasına dizilmektedir. Bu sistemde arşiv malzemeleri bireysel görüşlere göre değerlendirildiklerinden objektiflik kaybolabilir ya da tasnif edilen gruplar parçalanabilir.

Açık Seri Yöntemi: Belgeler, raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirilirler. Böylelikle yeni gelecek olan belgelere yer sağlanmış olacaktır. Açık seri yöntemi, özellikle araştırmalar yönünden kolaylık sağlamaktadır.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmak anlamlarını taşımaktadır

Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden dört türe ayrılmaktadır (Şen vd., 2013): • Hemen Kaldırılacaklar: Saklanması gerekli olmayan ve içinde kıymetli evrakın bulunmadığı dosyalar hemen imha edilmektedir. Bu işlem ilgili memur ve komisyonlarca yapılmaktadır. • Süresi Belirsiz Olanlar: Saklanması gerekli olmayan ve içindeki kıymetli evrakın bulunmadığı dosyalar hemen imha edilir. Bu evrakın saklanma süreleri ile ilgili bir kural bulunmamaktadır. • Kaç Yıl Saklanacağı Belli Olanlar: Yasal olarak saklanma süresi belli olan evraklar ise belirli bir zamanın geçmesiyle birlikte saklanmasına gerek kalmayan ve yasal olarak imhası gereken malzemelerdir. Evraklar ve saklama süreleri belirlenmiştir. • Daimi Olarak Saklanacaklar: Sürekli saklanması gereken arşiv malzemelerinin saklanması belirli bir süreye bağlanmamıştır. Bu tür malzemeler genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerdir ve belge olma niteliklerini hiçbir zaman kaybetmezler. Güvenliklerine özel bir önem verilmesi gereken belge türleri arasındadır.