DOSYALAMA ARŞİVLEME

Kaç Yıl Saklanacağı Belli Olanlar: Yasal olarak saklanma süresi belli olan evraklar ise belirli bir zamanın geçmesiyle birlikte saklanmasına gerek kalmayan ve yasal olarak imhası gereken malzemelerdir. Evraklar ve saklama süreleri belirlenmiştir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Kurum Arşivi:
Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir.

Özel Arşivler:
Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır.

Devlet arşivleri iki farklı
tipte oluşturulmaktadır:

Konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmak anlamlarını taşımaktadır.

Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak;

SGK mevzuatına bağlı belgelerin saklanma süresi 10 yıldır.

Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar izlenmektedir:
• Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi,
• Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma takviminin oluşturulması,
• Komisyon çalışmalarının başlatılması,
• Komisyon tarafından imhasına karar verilen belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre listelenmesi,
• Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından imzalanarak onaylanması,
• İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması,
• Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi.

Belgelere başvurma sıklığı araştırılmalıdır. Bu araştırmada hangi tarihe kadar belgelere gereksinim duyulduğu saptanır. Gereksinim eğer bir yıldan geriye gitmiyorsa belgeleri iki yıl saklamak yeterli olacaktır.

Fiziksel Tahribat: Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir

Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir. Doğru cevap C.

Arşiv malzemesinin kaybolmasının ya da zarar görmesinin engellenmesi: Arşiv malzemelerinin kullanıcılara tesliminde “istek fişi” gibi önlemlerin alınması ve bu önlemler sayesinde ilgili arşiv malzemesinin kim tarafından kullanıldığının belirlenmesi arşiv malzemelerinin kaybolmasına ya da zarar görmesine engel oluşturabilecektir. Doğru cevap D.

Özel Arşivler: Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler. Doğru cevap B.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Doğru cevap A.

Devamlı Seri Yöntemi: Bu yöntemin özelliği, depolar yerleştirilirken belgelerin birbirinden ayrılması biçiminde gerçekleştirilmesidir. Bütün olarak gelen belgeler depoda birbirlerinin arkasına denk gelmek üzere raflara yerleştirilmektedir. Tasnif ise düzenlenmiş envanterlere dayandırılmakta ve envanterler üzerinde yapılmaktadır. Doğru cevap C.

İşletme faaliyetleri kapsamında değerlendirilen arşivleme sürecinin belirli bir standart ve belirli bir yöntem kapsamında ele alınması gerekmektedir. Adım adım gerçekleştirilecek bu süreç sırasıyla;

Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) ya da çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yöntemi, somut ya da fiziksel olarak belge ve dosyaların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır. Doğru cevap D.

Ne tür kullanımın olacağı; kullanıcıların belgeye ne şekilde ulaşacağının tespiti elektronik belgelerin arşivlenmesinde öncelikle dikkate alınması gereken hususlar arasında yer almaktadır. Doğru cevap B.

Daimi Olarak Saklanacaklar: Sürekli saklanması gereken arşiv malzemelerinin saklanması belirli bir süreye bağlanmamıştır. Bu tür malzemeler genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerdir ve belge olma niteliklerini hiçbir zaman kaybetmezler. Güvenliklerine özel bir önem verilmesi gereken belge türleri arasındadır. Doğru cevap A.

Yasalar bazı belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise bu sürelere uyma zorunluluğu vardır. Örneğin; ticari defter ve belgeler TTK’ye göre 10 yıl, VUK’na göre 5 yıl süre ile saklanmak zorundadır. Ayrıca SGK mevzuatına bağlı belgeler için süre 10 yıl, sadece yükümlüleri kapsayan aklama ile mücadele mevzuatına göre ise 8 yıldır. Doğru cevap E.