DOSYALAMA ARŞİVLEME

Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlatılması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar. Doğru cevap A seçeneğidir.

Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır. Kurum arşivine devredilecek arşivlik dokümanlar kontrolleri yapıldıktan sonra varsa eksiklikleri tamamlanmaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Odyovizüel Arşivler, Arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin ya da dosyaların arşive alınacağına karar vermek için eleme yapılmalıdır. Eleme süreci; varsa ilgili yönetmelik maddelerine göre yoksa bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılmalıdır.

Devamlı Seri Yöntemi: Bu yöntemin özelliği, depolar yerleştirilirken belgelerin birbirinden ayrılması biçiminde gerçekleştirilmesidir. Bütün olarak gelen belgeler depoda birbirlerinin arkasına denk gelmek üzere raflara yerleştirilmektedir. Tasnif ise düzenlenmiş envanterlere dayandırılmakta ve envanterler üzerinde yapılmaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulması anlamlarını taşımaktadır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Biyolojik faktörler, genellikle tropikal iklime sahip bölgelerde hasara sebep olmaktadır. Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitabınızın 159. sayfasında İlk dört seçenek maddeler halinde verilmiştir. Jeopolitik konum arşiv binalarının planlanmasında önemi bulunmamaktadır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Sürekli saklanması gereken arşiv malzemelerinin saklanması belirli bir süreye bağlanmamıştır. Bu tür malzemeler genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerdir ve belge olma niteliklerini hiçbir zaman kaybetmezler. Güvenliklerine özel bir önem verilmesi gereken belge türleri arasındadır. Doğru cevap E seçeneğidir.