ETKİLİ İLETİŞİM TEKNİKLERİ

İkna istendik amaçların ortaya çıkarılması için gerçekleştirilen bir iletişim biçimi olarak tanımlanmaktadır.

İletişimin etkileri şunlardır:

• Alıcının bilgi düzeyinde meydana gelen değişme
• Alıcının tutumunda meydana gelen değişme
• Alıcının açık davranışında meydana gelen değişme.

İletişimin ikinci aşamasında gündeme gelen tutum değişmesi üç biçimde hayata geçer:
• Varolan tutumun pekişmesi veya güçlenmesi
• Varolan tutumun değişmesi
• Yeni tutum oluşması

Bağımsız değişkenler konusunda üzerinde durulması gereken temel konu iletişimde “kim, kime, neyi, hangi oluktan (kanaldan), ne tür etkilerle söylemiştir” temel sürecinin işlemesidir. Her ikna edici iletişim durumunu oluşturan bağımsız değişkenler bu durumda karşımıza “kaynak, ileti, oluk (kanal), alıcı ve amaç” olarak çıkar.

İkna etme karşıdaki kişinin düşünce davranış ve tutumlarını istenilen biçimde etki- leme ya da değiştirme sürecidir. Başka bir deyişle karşımızdaki kişi veya kişilerin düşün- ce davranış veya bizim istediğimiz biçimde ve karşımızdaki bireylerin o andaki istek ve durumlarına aykırı bir şekilde etkileme veya değiştirme olarak tanımlanabilir. Etkileme ise karşıdaki kişinin tutum ve davranışlarını onların istek ve çıkarlarına ters düşmeyecek şekilde daha uzun sürede değiştirme girişim olarak tanımlanabilir.

İkna çabasında amaç açıkça belli edilmesine karşın etkilemede daha gizli ve uzun dönemli bir iletişim stratejisi vardır.

İkna etme daha açık ve maksatlıdır. Oysa etkileme daha kapalı bazen maksatsız ve tipik olarak daha dolaylı olarak gerçekleşir.

İknada belirli psikolojik ve davranışsal hedefler vardır. Etkilemede ise çok genel ve çok iyi tanımlanmamış hedeflerin varlığı söz konusudur.

Ayrıca etkileme daha çok kişilerarası etkileşimde ikna ise daha çok kitle iletişimi ile ilgili görülmektedir.

Koalisyon, örgütteki diğer insanları etkileyenin kendisini desteklemeleri için hareke geçirmesidir. Eğer bir çok insan etkilenene belirli bir eylemi yapması için aynı taleple gelirse etkilenen büyük olasılıkla talebi kabul edecektir. Bu strateji etkileyen örgüt içinde belirli düzeyde bir müttefike sahipse kullanılabilir. Bu destekçiler, bakış açılarının benzerliği nedeni ile kullanılabilir ayrıca en uç noktada bu kişiler etkilemek istediğiniz kişiyi doğrudan ikna etmeleri amacı ile kullanılabilir çünkü bu kişiler etkileneni, etkileyenden daha iyi tanıyor olabilirler. Koalisyon beceri ve çaba gerektiren karmaşık bir stratejidir.

İknada kaynağın güvenilirliği, saygınlığı, dolayısıyla inanılırlığı iknayı ne kadar kolaylaş- tıracaksa güvenilir olmayan kaynak da iknaya karşı bir direnç oluşmasına neden olabilir en azından bunu kolaylaştırabilir.

İkna edilecek kişi ya da kitlenin, iletinin vermek istediğine karşı gelip, kabul etmemesi iknaya direnme olarak ifade edilmektedir.

Karşılaştırmalı fayda modeli: İzleyiciye mantıksal ve güdüleyici bir biçimde sesle- nen bu modelle konuşmada, anlatılacak konuların üstünlüğü üzerine odaklanılmıştır. Bu modelin, sorunun çözümündeki rolünün vurgulanması kadar en iyi alternatif olduğu da önemle belirtilir.

Satış kampanyalarının hazırlık safhası 4 aşamadan oluşmaktadır;

Rasyonel-akılcı ikna: Ortaya konan isteği ya da talebi destekleyen mantıklı tartışmalar için veri ve bilgilerin sunulmasıdır. Basitçe etki edilmek istenilen kişiye “fikrimin arkasındaki mantığı açıklamak istiyorum” demekten başka bir şey değildir. Etkileyenin gücü bilgileri ve verileri birbirine etkili bir biçimde birleştirme yeteneğinden gelmektedir. Rasyonel taktik örgütlerde çok kullanılan bir taktiktir ve hem üstleri hem de astları etkilemek istendiğinde ilk başvurulan taktiktir.

Tasdik: Tasdik, hem olumlu hem olumsuz, hem istendik faydalar hem de istenmedik sonuçlar içerebilir. Örneğin “bu projeyi bitirirsen bir promosyon alacaksın ancak bitirmezsen gelecek yılda bu iş ile uğraşacaksın”. Tasdik kullanımı insanları etkilemek için kullanılan klasik bir yoldur. Ancak etkileyenin sağlayabileceği ödüllere ve yönetimsel cezalara bağlıdır.

Örgüt, bir grup insanın, bir iş bölümü içerisinde, otorite ve sorumluluk hiyerarşisi altında; belirli bir ortak amacı veya hedefi gerçekleştirmek amacıyla gerçekleştirdikleri, akılcı, planlı ve eşgüdümlü bir yapılanmadır. Bu beraberliğin kilit kavramları “ortak bir amacı gerçekleştirmek”, “iş bölümü” ve “otorite ve sorumluluk hiyerarşisi”dir. Örgütün oluşumu insanların varlığına bağlı bulunduğu gibi, insanlarda amaçlarını gerçekleştirmek için örgüte dayanmaktadırlar; fakat aynı zamanda, örgüt, kendini oluşturan insanların toplamından farklı bir oluşumdur. Karmaşık bir yapıya sahip olan örgüt, kendi içinde yapısına uygun iletişim kanalları kurarak etkileşime olanak tanır.

Liderlerin astlarını belirlenen amaçlar doğrultusunda etkilemelerine, başka bir ifadeyle amaçlar doğrultusunda ikna etmelerinde etkili olan temel özellik güçtür. Güç, başkalarını etkileyebilme kapasitesidir. Bu anlamda güç türleri:

Aslında her ikna edici mesaj şu dört amaçtan bir tanesine sahiptir: Benimsetme: Benimsetme mesajları alıcıları bir şey yapmaya ikna etmeye çalışır. Örneğin işyerinin yerini değiştirmeyi amaçlayan bir şirket, bu değişimi çalışanlara benimsetmek zorundadır. Beklide kurum içi halkla ilişkiler aracılığı ile bu çaba içerisine girecektir. Süreklilik: Süreklilik mesajları varolan davranışın devamını teşvik eder. Özellikle kurum kültürün yerleştirilmesi için istendik davranışların oluşturulması ve devamı için kullanılır. Kesilme: Kesilme mesajları var olan davranışın değişimi amaçlar Engelleme (Caydırma): Engelleme mesajları bir eylemenin oluşmasını engellemeye çalışır. Örneğin grev sürecinde olan çalışanlar ile yöneticilerin yaptıkları görüşmeler.

İkna yeteneği, ikna edici mesajın ya da dokümanın güvenilirliğinden doğrudan etkilenir. Güvenilirlik, ifadenin, kişinin, şirketin algılanan etik olma, güvenilir olma, sorumluluk sahibi olma samimi olma gibi değişkenlerin derecesidir. Üç tür güvenilirlik biçimi mesajın başarılı ya da başarısız olmasında etkilidir: Başlangıçtaki Güvenilirlik: Okuyucunun ya da alıcını hali hazırda konu hakkında ne bildiği. Türetilmiş Güvenilirlik: Mesajın sunumu sırasında yaratılan güvenilirlik. Türetilmiş güvenilirlik, sunumun mantıksal oluşumundan, sunulan delillerin gücünden, duygusal çekicilikten, hatta dokumanın sayfa formatından etkilenir. Son Güvenilirlik: Bu güvenilirlik, okuyucu ya da alıcı mesajı okuduktan sonra kaynağı değerlendirmesi ile ortaya çıkar. Önceki yaratılan tüm tepkilerin toplamıdır.

Motivasyon konusunda geliştirilmiş teorilerden birisi de Frederick A. Herzberg’ in “Çift Faktör Teorisi” ya da “Motivasyon-Hijyen Kuramı” olarak bilinen yaklaşımıdır.

Clayon Alderfer adındaki yönetim uzmanı; insan ihtiyaçlarını üç farklı kategoriye ayırmaktadır

Varlık ihtiyaçları: Bunlar insanların doğuştan itibaren sahip oldukları ihtiyaçlardır. Yiyecek, içecek, barınma ihtiyaçları vs. bu konuda örnek gösterilebilir. 

Sosyal ilişkiler ihtiyacı: İnsanlar, başka insanlarla bir arada olmak, duygu ve düşüncelerini onlarla paylaşmak isterler.

Gelişme ihtiyaçları: İnsanların kendilerini geliştirme ihtiyaçlarıdır. Başarı elde etme, tanınma, kabul edilme vs. bu tür ihtiyaçlara örnek gösterilebilir.

Alderfer’ e göre varlık ihtiyaçları karşılandıktan sonra ikinci basamak ihtiyaçların, daha sonra da üçüncü basamak ihtiyaçların karşılanmasına çalışılır.

İkna kavramını açıklama çabasındaki tüm kuramlar etki kavramı üzerinde de durmak zorundadır. Etki ise kendisini belirli bir tutum ve/veya davranış değişikliği şeklinde gösterir. Başarılı bir ikna sürecinin, sonucunda hedefte belirli bir davranış değişikliği yaratabilen ikna çabası olduğunu öne süren davranış değişimi kuramı, ikna sürecinin beş karakteristik özelliğe bağlı ilerlediğini varsayar:

Dikkat: İkna edilmek istenen kişi ya da kitle iletiye dikkat etmezse, başka bir deyişle ileti ikna olması hedeflenen kişi ya da kitlenin dikkatini çekecek şekilde verilmezse ikna zorlaşır.

İdrak: İkna edilecek kişi ya da kitle iletiyi idrak edemez ya da etmezse ikna zorlaşır.

Kabul: Eğer ikna edilecek kitle, iletinin vermek istediğine karşı gelip, kabul etmezse iknanın gerçekleşmesi imkânsızlaşır.

Alıkoyma: Çoğu zaman insanlar ikna olduktan sonra kendi davranışlarına bir takım sınırlamalar getirir. İkna edicilerin yapması gereken bu sürecin kendi istekleri doğrultusunda gerçekleşmesini sağlamaktır.

Davranış: Dört karakterin sonucudur. Davranış ikna edenin istediği şekilde oluşmuşsa bu sürecin diğer dört basamağının istenilen şekilde yürümüş olduğuna işaret eder.

İşte “iknaya direnme” kavramı, bu özelliklerden ‘kabul’ ile ilgilidir; direnmenin olması, kabulün gerçekleşmemiş olması anlamına gelir. Öte yandan ikna edici iletişimin başarısı, kendisiyle yarışan enformasyonlara olan direnci değerlendirebilme kabiliyetiyle de ölçülebilir.

Ego savunma (ego defens) mekanizmaları, bireyin kendi gerçek kişilik özellikleriyle, yani ‘içsel gerçekliği’yle ya da çevreden gelen dışsal tehlike ve tehditlerin gerçekliğiyle yüzleşmesini engelleyen araçlardır. En genel anlamıyla ego savunma mekanizmaları, kişinin gerçeklerle yüzleşmemek için kullandığı reddetme, akılcılaştırma (rationalization), koruma ve geri çekilme taktikleridir. Bu bağlamda reddetme ya da iknaya direnme, güvensizlik ve aşağılık duygusuyla baş edebilmek için içsel çatışma ve endişeyi bastırarak egoyu koruma ihtiyacını tatmin eden bir araç olarak ele alınabilir. Bu genel ve çoğu zaman geçerli durumun yanında iknaya karşı direnmenin kaynaktan, iletinin kendisinden, ileti kanalından ya da alıcının kendisinden ileri gelen sebepleri olabilir.