İLETİŞİM BİLGİSİ - Deneme Sınavı - 33

Kalabalık kişilerin arzu ettikleri mahremiyet düzeyine ulaşamadıkları ya da istenilenden fazla sosyal ilişkinin olduğu durumlarda hissedilen bir şeydir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Bireylerarası iletişim düzlemi, bireylerarası olmayandan bireylerarası iletişime doğru şu sıralamaya sahiptir:

Taksi şoförü ve yolcu
Emlakçı ve müşteri
Doktor ve hasta
Komşular
Is arkadaşları
Geçici arkadaşlar
Hala ve amca
Yakın ve en iyi arkadaşlar
Kardeşler
Ebeveynler
Çocuklar
Hayat arkadaşları, eşler

Doğru cevap E seçeneğidir.

Fiziksel Bağlam: İç mekân – dış mekân; kalabalık – sakin; kamu – özel; birbirine yakın – uzak; sıcak – soğuk; karanlık – aydınlık gibi şeyleri içerir. Fiziksel bağlamın iletişimi etkilemesi kaçınılmazdır. Örneğin kalabalık bir caddede öğleden sonra yapılacak bir konuşma ile akşam mum ışığında yapılan bir konuşma pek çok yönden farklıdır.

Üç temel bireylerarası gereksinimden bahsedebiliriz:
• Kendini sunma gereksinimi
• İlişkisel gereksinimler
• Araçsal gereksinimler

Buna göre doğru yanıt A'dır.

Bireylerarası iletişimin unsurları: Kaynak, mesaj, kanal, kodlama, geri bildirim, ileri bildirim ve gürültüdür. Doğru cevap C’dir.

Sözel İletişim ile İlgili Beceriler

Sözel iletişimi daha etkili bir kanal olarak kullanmak için aşağıda sıralanan becerileri doğru kavramak her iletişimci için önem taşımaktadır.

Kasıtlı Düzensizlikten Kaçınma

Tanımlayıcı Olmak

Somut Olmak

Duyarlılık

Açıklık

Esneklik

İletişimde belirsiz ve özetleyici konuşmaktan çok somut ve net olmak önemlidir. Örneğin, “Benim de görüşlerimi dikkate alsan iyi olur.” cümlesi net değildir; bir kesinlik yoktur. Oysaki “Konuşmaya başladığımdan itibaren üç kez konuşmamı kestin. Benim görüşlerimin senin görüşlerin kadar önemli olmadığını düşündüğünü hissediyorum.” netleştirilmiş, somut bir konuşmadır.

Bizim gereksinimlerimiz ilişkimizi biçimlendirmeyi de etkiler. Biz gereksinimlerimizi dengeleyecek ilişiler ararız. Üç temel bireylerarası gereksinimden bahsedebiliriz: • Kendini sunma gereksinimi • İlişkisel gereksinimler • Araçsal gereksinimler

Sorunun doğru cevabı D şıkkıdır.

1960’larda İnsan Kaynakları Yaklaşımı yavaş yavaş İnsan İlişkileri Yaklaşımı’nın yerini aldı. Bu görüşü savunanlara göre, eğer astlara uygun koşullar sağlanıp örgütsel amaçların gerçekleşmesinde tüm yeteneklerini koyabilecekleri bir çevre yaratılırsa verimli çalışabileceklerdir.

Bürokratik model klasik yaklaşıma temel oluşturacak ilkeler ortaya koyar. Bu yapısal ilkeler birçok önemli noktayı ifade eder. Öncelikle iş; hoş, memnuniyet verici bir şekilde düzenlenmek zorunda değildir. Duygusal olmadan etkili bir biçimde düzenlenmeli ve ilgililerle çatışma çok az olmalıdır. İkinci olarak her şey açık olarak ifade edilmelidir. Pozisyonlar açık, net bir şekilde tanımlanmalıdır. Buradan görülmektedir ki örgütün yapısal ve yönetimsel durumuna insanın yaşamı ve işiyle ilgili durumdan daha fazla önem verilmektedir. Bu ilkeleri aşağıdaki gibi özetleyebiliriz: • Kurallar ve düzenlemeler açıktır. Bunların buyurulmaya ve devamlılığa gereksinimi vardır. • Belirli yetki alanları olmalıdır. İnsanlar iyi tanımlanmış işlere ve bu işleri aktaracakları bir otoriteye sahip olmalıdırlar. • Otoritenin kaynağı teknik eğitim, yeterlilik ve uzmanlıktır. • Yönetici sınıfa üyelikle üretim araçlarına sahipliğin birbirinden ayrılması gerekmektedir. Bunun nedeni alınan kararlarda daha mantıklı ve objektif olma zorunluluğudur. • Hiyerarşik ilkeye göre her düzeydeki çalışanlar daha üst düzeyde çalışanların doğrudan kontrolü ve denetimi altındadır. • Hareketler, kararlar ve kurallar yazılı olarak kayıt ve muhafaza edilir. Bürokratik modelin temelinde

Weber’in ileri sürdükleri, örgütler için ideal bir tipin oluşmasıyla ilgilidir. Fayol ise bu ideal tipi oluşturmak yerine başarılı bir örgütün görünüşünü tanımlamaya çalışmıştır. Fayol, yönetici ile ilgili beş, yönetim ile ilgili on dört temel ilke belirlemiştir. Planlama; Düzenleme; Emretme; Koordinasyonu Sağlama ve Kontrol yönetici ile ilgili ilkelerdir. Görev Bölümü; Yetki ve Sorumluluk; Disiplin; Emir Kumanda Birimi; Yönetim Birimi; Bireysel İlgilerin Genel İlgilere İtaati; Personelin Ödüllendirilmesi; Merkezîleşme; Emir – Kumanda Zinciri; Düzen; Adalet; Personelin Haklarının Korunması; Kişisel Teşebbüs ve Birlik Duygusu ise yönetimle ilgili ilkelerin ana başlıklarıdır. Weber de bu ilkelerin önemine değinmiştir ancak aynı zamanda yeni şeylerin varlığına da dikkat çekmiştir.

Bu yaklaşımı 1920’li yılların sonu ve 1930’lu yılların başına kadar indirebiliriz. Özellikle Amerika Birleşik Devletleri’nde bunalımlı dönemin başlamasıyla birlikte gelişen memnuniyetsizlik makinalaşma ve fazlaca standartlaştırılmış bazı değişmeleri de beraberinde getirdi. Yönetim bilimi, yönetimsel ve örgütsel davranış modellerinin etkinliğini oluşturmakla ilgili teknik bir disiplin olarak gelişti. Niceliksel teknikler karar vericilerin daha etkili olmalarına yardım etmek için geliştirildi. Karmaşık sorunların çözümü için matematiksel ve teknik çözümler üzerine vurgulamalar yapıldı. Çalışanın memnuniyeti aracılığı ile üretimin temel alındığı bu yaklaşımda Elton Mayo, alanda çalışma yapanların başında gelir. Yapılan çalışmaları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz: • Bir örgüt, insan – makine ilişkisinden çok daha fazla şeyi ifade etmektedir. İnsanlar sahip olduğu özellikleri ile bir örgütün oluşmasına katkıda bulunurlar. • Üretim düzeyi, yönetim tarafından oluşturulmuş bazı normlardan daha çok gruplar tarafından oluşturulmuş bazı norm ve standartlar tarafından belirlenir. • Çalışanlar her zaman yalnız hareket etmezler. Gerçekte kararları gruplar alır ve bu gruplar ve diğer alt gruplar biçimsel örgütün bir parçası olarak tanımlanabilirler. • Birçok durumda ekonomik olmayan ödüller ekonomik olanlar kadar önemlidir. • Araştırma yöntemleri iş çevresi ile ilgili çalışmalarda kullanılabilir. Toplumbilimciler örgüt içindeki çalışanların davranışlarını anlamakta önemli katkılarda bulunabilir.

Sistem yaklaşımının temel ilkeleri aşağıdaki gibi özetlenebilir: • Bir sistem birbiriyle ilişkili parçalardan meydana gelir. • Bütün, sadece parçaların özeti değildir. Sistem kendi kendine bir bütün olarak açıklanabilir. • Sistemler iki açıdan ele alınır: a. Açık Sistem b. Kapalı Sistem. • Açık sistem bir dönüşüm modeli olarak görülebilir. Eşitli girdiler olur. Bu girdiler bazı aşamalardan sonra çıktılar olarak gönderilir. • Kapalı sistemler içine girilmesi ve anlaşılması zor sınırları barındırırken açık sistemler kendisi ve çevresi arasında daha kolay tanımlanan geçirgen sınırlara sahiptir. • Kapalı sistemler belirsizliği daha çok barındırırlar. Açık sistemlerde bu belirsizlik durdurulabilir. • Açık sistemlerde geri bildirim büyük önem kazanır. Geribildirim girdi olarak sisteme girer ve gelecek çıktılar ya da sürecin dönüşümünde değişmeye izin verir. • Sistemdeki parçalar arasında hiyerarşik bir düzen vardır.

Olasılık Yaklaşımı Bu yaklaşım karmaşık örgütler için geçerlidir ve iletişim hem üretimde hem de çalışanların memnuniyeti için önem kazanmaktadır. Bu yaklaşıma göre bütün durumlar için geçerli belli bir liderlik tipi ve örgütsel yapı söz konusu değildir. En iyi olan birden fazla yöntem olabilir. Örneğin herhangi bir durumda en iyi liderlik tipini seçmek için üç değişken önem kazanır: Nasıl tip liderden hoşlanılır? Liderin gücü nedir? Görev nasıl tanımlanır? Eğer bir yöneticiden hoşlanılmıyor ama büyük bir güce sahipse ve görev çok iyi tanımlanmışsa muhtemelen görevle ilgili yaklaşım kullanıldığında daha etkili olunacaktır. Aynı şey tersi için de geçerli olabilir. Değişkenlerin göz önüne alınıp ona göre bir liderlik tipi oluşturulması gerekmektedir. Olasılık yaklaşımında iletişim biçimi duruma göre değişebilir.

Karşılıklı Bağlılık Örgüt bütün alt parçaların bütünle ve onun da çevresiyle ilişkide olduğu bir açık sistemdir. Bu ilişkiye karşılıklı bağlılık denir.

Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler: • İtaatkâr bir yapı gösterirler çünkü göndericiye soru sorulmaz. • Gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır. • Gönderici kendini güvende ve saldırıdan uzakta hisseder. • Hızlıdır. • Bilgi hakkında az güven vardır. • Alıcılara bir engel söz konusudur. İki yönlü iletişim ile ilgili özellikler: • Gerçekliği tek yönlü iletişimden daha fazladır. • Yüksek güven duygusu verir. • Yüksek moral verir. • Gönderici üzerinde bir baskı vardır. • Göndericinin prestijini aşağı çekebilir. • Zaman tüketimi söz konusu olabilir.

Bir örgütte iletişimin doğası ile ilgili dört çeşit kuraldan söz edilir: • Hiyerarşik Kurallar: Bir örgütün tepesinden diğer düzeylere iletilecek politikaları, ilkeleri içerir. Bu kurallar yöneticiler tarafından oluşturulur ve diğer düzeylere iletilme ve yorumlama sürecinde bazı değişikliklere uğrayabilir. • Görev ile İlgili Kurallar: Bunlar uzmanlar tarafından oluşturulmuş, görevlerin yerine getirilmesine rehberlik eden ve çoğunlukla çalışanlara eğitim dönemlerinde gösterilen kurallardır. Çalışanların işlerini öğrenmesine olanak sağlar. • Çalışma Grubu Kuralları: Dayanışma, birbirine bağlılığı oluşturmak, örgüt içinde hiyerarşi ve itaatin sınırlarını belirlemek ve güçlenmek için çalışanların birbirleri ile etkileşime girmeleri sonucu oluşur. • Bireysel Kurallar: Bireylerin örgüt dışından getirdikleri kurallardır. Bireyin örgüt dışından getirdiği kurallar eğer örgüt kuralları ile çatışırsa bu değişik yöntemlerle düzeltilmeye ve devam ettiği sürece de bireyi soyutlamaya gidecektir.

Toplumsal yaşamdaki ilişkilerimizde olduğu gibi örgüt içi ilişkilerde de dinleme önemlidir. Çoğu zaman dinleme ve duyma aynı şey olarak düşünülür. Oysa duyma sadece dinlemenin ilk aşamasıdır. Dinleme dört aşamalı bir süreçtir: Duyma, yorumlama, değerlendirme ve yanıt vermedir. Etkili bir dinleme için bu sıralama önemlidir. Örgütlerde ilişkilerde dinlemeye verilen önem iletişimde savunmacı yerine destekleyici bir iklim yaratacaktır. İyi bir dinleme dikkatin, ilginin ve motivasyonun bir karışımıdır.

İç etkinlikler • Toplantılar • Öneri sistemleri • Dedikodu • Sosyal etkinlikler (piknikler, hafta sonu partileri, ödül törenleri vb.) • Sunuşlar • Eğitim programları • Oryantasyon programları • Bilgi verici toplantılar • Yıllık raporlar • İletişim teknolojilerinin kullanımı Dış etkinlikler • Ticari konuşmalar ya da reklam • Politik konuşmalar • Lobi yapma • Sivil ve toplumsal örgütlenmelerde konuşmalar • Kongre ve konferanslar • Resmî halk konuşmaları • Danışma büroları • İletişim teknolojilerinin kullanımı