İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 6

Sosyal yaşamda davranış biçimleri elbette kişinin yaşantısı boyunca öğrenmiş olduğu davranış kalıpları ve bireysel özellikler ile etkileşimli olarak bağlantılıdır. Sosyal yaşam, çoğu zaman yazılı olmayan fakat derlenmesi mümkün olan kuralların ayrıntılarında belirlenir. Kişi sosyal yaşamda uyulması gereken hukuk kuralları gibi yazılı bir biçimde temin edemeyebilir ya da sosyal yaşamda davranış biçimlerinin hukuk kuralları gibi yaptırım gücü bulunmayabilir. Sosyal yaşamda davranış biçimleri aslında etik kuralları ile oldukça ilişkilidir. Etik kurallar çerçevesi bize sosyal yaşamda yapılması gereken davranış biçimleri de sunmaktadır.

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere baş- vurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi:” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) “ konularak kullanılır. İlgide, “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere baş- vurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi:” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) “ konularak kullanılır. İlgide, “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

Dilekçe yazılırken uyulması gereken kurallar şunlardır:

• Çizgisiz, düzgün, beyaz, A4 boyutundaki kâğıdın tek yüzüne yazılır

Resmî yazışmalar protokol kurallarına göre düzenlenir. Yazılı protokol kurallarının resmî yazışmalardaki düzenlemeleri önceden belirlenmiştir. Eski gelenekte, üst ve aynı düzeydeki makamlara yazarken “Bilgilerinize/İlgilerinize arz olunur.” denilirken yeni gelenekte “Bilgilerinize/İlgilerinize saygıyla sunulur.” denilebilmektedir. Alt düzeydeki makamlara yazarken ise “Bilgileriniz/İlgileriniz rica olunur.” ya da “Gereğini saygıyla rica ederim.” denilmektedir

Protokolün yapı taşları şunlardır;

Dilekçe kısa ve öz olmalıdır. Anlatılmak istenen konu, gereksiz ayrıntılara girilmeden aktarılmalıdır. Kanunlara aykırı olmayan her konu, dilekçede ele alınbilir. Dilekçede şu temel başlık ve bölümler bulunmalıdır: • Tarih • Makam adı • Anlatılmak istenen konuyu ele alan metin • Dilekçeyi yazan kişinin imzası • Dilekçeyi yazan kişinin adı • Dilekçeyi yazan kişinin adresi

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek 4.6: B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

Tanışma ve tanıştırma ayakta ve ilk karşılaşmada gerçekleştirilmelidir. Tanışma, bire bir yapılan bir eylemken; tanıştırma, üçüncü bir kişinin aracılığıyla gerçekleşen bir eylemdir. Tanışmada, tanışacak kişilerden, sonra gelen kendini tanıtmalıdır. Kişiler tanıştırıldıklarından dolayı memnun olduklarını belirtirken el sıkışırlar. Öncelikle büyüklerin ya da kadınların el uzatması gerekir. Tanıştırma sırasında “Sizi arkadaşıma tanıtayım.” demek yanlıştır. Doğrusu, “Sizi arkadaşımla tanıştırayım.”dır.

Tutanak yazmak için A4 veya A5 kâğıdı seçilir. Bilgisayar ortamında ve daktiloyla yazılabileceği gibi, okunaklı bir el yazısıyla da hazırlanabilir. El yazısı kullanılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır ve aynı kişi tarafından ve aynı kalem kullanılarak yazılır.

Devletin ve kamu kuruluşlarının halka (kamuya) hizmet sundukları; vatandaşların kamu hizmetlerinden yararlandıkları, kamuya açık alanlar ise, toplumsal alandır.

Proaktif (bir durumla ilgili olarak; daha sonra sorun yaratabilecek etkiyi farkedip, o etki henüz, harekete geçmeden; sorun ortaya çıkmadan önce, gereğini yapmak.

Anomi (Yabancılaşma): İnsanın kendi çabasının kendisine yabancı bir güce dönüşmesine, toplumbilimcilerin, verdiği addır. İnsanın kendi eylemlerine egemen olacağına, onların egemenliğine girerek, bir güçsüzlük duygusu, kendine güvenin yitirilmesi, toplumsal yaşamın düzenlenmesine ilişkin değerlerin özümsenememesine neden olarak, kişinin sorunlar yaşamasına neden olur.

Diplomatik alanda protokol kurallarının temeli, Yunanlar tarafından atılmıştır. Çünkü elçilerin dokunulmazlığı gibi ilk diplomasi kuralları Yunanlar tarafından yaratılmış ve daha sonra Romalılar tarafından da uygulanmıştır.

Osmanlılar’da protokol ve buna ilişkin esaslar; Teşrifat ve Teşkilat ifadesiyle tanımlanmaktadır.

Padişahlar saray yaşamına geçtikten sonra, ilk kez Fatih Sultan Mehmet döneminde düzenlenen Kanunname-i Al-i Osman ile protokol (teşrifat) kuralları belirlenmiştir.

Avrupa devletlerinin protokol görevlileri vasıtasıyla Osmanlı devlet yönetimini tanımaları sonucunda, “Osmanlı Devleti’nde ilk daimî diplomatik temsilcilik Fatih Sultan Mehmet döneminde, Venedik tarafından İstanbul’da kurulmuş (1454); 16. yüzyıl ortalarında Kanunî döneminde Fransa ve İngiltere; daha sonra diğer Avrupa devletleri de İstanbul’da büyükelçilik kurmuşlardır.

Düzen (Organizasyon): Protokolde en önemli öğe, törenlerin ve törensel etkinliklerin, resmî davet ve ziyafetlerdeki düzenlemedir.

Sıradüzen (Öncelik-Sonralık): Devlet organlarının ve devlet kuramlarının yöneticileri ve temsilcileri ile unvan ve rütbe sahibi önemli şahsiyetlerin öndegelme (öncelik-sonralık) sıralaması.

Kuruluş Tarihi: Eşdüzeyde olan kuramların protokolde sıralaması, bu kurumların kuruluş tarihlerine göre yapılmaktadır. Bakanlıkların protokol sırası, kuruluş tarihlerine göre belirlenmiştir.