KALİTE YÖNETİM SİSTEMLERİ

Süreç yönetiminin bazı temel aşamaları vardır. Bunlar; sürecin tanımlanması, süreç adımlarının belirlenmesi, sürecin haritalandırılması ve kritik başarı faktörleri, sürecin ölçülmesi ve iyileştirilmesidir.

Süreç yönetiminin temel amacı, süreç ile ilgili tüm faaliyetlerin gerçekleştirilerek arzu edilen çıktıya dönüştürülmesidir.

Tekrarlanabilirlik, süreç girdilerinin süreç adımlarına uygun olarak işlenmesi sonucunda oluşan çıktıların, müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini devamlı karşılayabilme özelliğidir. Süreçler, yinelenen faaliyetler dizileridir. Söz konusu faaliyetlerin sürekli ve tutarlı bir şekilde tekrarlanabilmesi gereklidir.

Tutarlılık, süreçlerin kontrol altında tutulması yolu ile süreç sırasında oluşabilecek sapmaların alt ve üst süreç sınırları içerisinde kalmasının sağlanmasıdır. Bu alt ve üst sınırlar, süreç sırasında oluşan adımların ve süreç sonrasında elde edilen çıktıların, daha önceden belirlenen kalite standartlarına, başka bir deyişle hedeflere uygun olmasını sağlar. Alt ve üst sınırlar ürünün/hizmetin kabul edilebilirlik sınırlarıdır. Tutarlı bir süreç sonrasında elde edilen çıktılar arzu edilen standartlarda olur.

Girdi: Süreci harekete geçiren ve sürecin dışından gelen unsurlar, sürecin girdilerini oluştururlar. Bilgi, talep, malzeme, para vb. süreç girdileri arasında yer alır.

Kontrol: Talep, beklenti ve şartları karşılamak ve sürecin planlanmış kurallara, ilkelere ve sistemegöre gerçekleşmesini takip etmek üzere sürecin sürekli izlenmesi ve ölçülmesidir. Süreç çevrim süresi, hata oranı, maliyet vb. ölçütler aracılığıyla kontrol işlemleri gerçekleştirilebilir.

Yönetim süreçleri, temel ve destek süreçlerin performansını yükseltmek için gerçekleştirilen süreçlerdir. Yönetim süreçleri aslında büyük resme bakmaktır. Yönetim süreçleri, tüm süreçlerin uygun yöntemlerle izlenmesini, gözden geçirilmesini ve raporlanmasını içerir. Yönetim süreçlerini tasarlamak ve yönetmek; işletmedeki sürekli gözden geçirme, önlem alma, stratejik planlama, sürekli iyileştirme ve sistematik yaklaşım bilincinin güçlenmesini sağlar.

Süreç hiyerarşisi, süreçlerin büyüklüklerine göre kademeli olarak yapılandırılmasıdır. Süreçlerin kapsamları süreç hiyerarşisinin oluşturulmasında önemlidir. Süreç hiyerarşisi ile ortaya çıkan farklı seviyeler süreçler arasındaki etkileşimi de göz önüne serer. Süreç hiyerarşisi, süreç performansının takip edilebilmesi açısından da son derece önemlidir.

Kaynakların etkin kullanımı: Süreç yaklaşımı sayesinde işletme kaynaklarının optimum kullanımı sağlanır. Bu sayede hem işletme hem de çevre için önemli faydalar elde edilir.

Süreç adımlarının belirlenmesinde, sürece girdi ve kaynak sağlayan tüm tedarikçiler tespit edilerek listelenmelidir. Süreç girdileri, tüm süreci ve süreç çıktılarını doğrudan etkilemektedir.

Sürecin ölçülebilmesi için, öncelikli olarak süreç performansına yönelik kontrol kriterlerinin ve yöntemlerinin belirlenmesi gerekir. Süreçlerin planlandığı şekilde yürütülebilmesini sağlamak, süreçleri izlemek, süreç performansını görmek ve dolayısıyla iyileştirme gereken noktaları belirlemek, sürece yönelik doğru bilgileri alabilmek için kontrol kriterleri ve uygulanacak yöntemler belirlenmelidir. Süreç performansının ölçümü, belirlenen süreç veya işletme hedeflerine ne kadar yaklaşıldığının belirlenmesi, kaynakların ne derecede iyi kullanıldığının saptanması, hata oranları ve hata sebeplerinin neler olduğunun tespit edilmesi, iyileştirme imkânları ve yapılan iyileştirmelerin sonuçlarının görülmesi amacıyla gerçekleştirilir.

Bir süreçte ilk aşama sürecin tanımlanması, süreç adımlarının belirlenmesi ve süreç haritalarının çizilmesi aşaması ile başlar. Bu aşamayı sürecin ölçülmesi ve sürecin iyileştirilmesi aşamaları takip eder. Süreç haritalarının çizilmesi sürecin tanımlanması aşamasında yer alan adımlardan biridir?

Tekrarlanabilirlik,süreç girdilerinin süreç adımlarına uygun olarak işlenmesi sonucunda oluşan çıktıların, müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini devamlı karşılayabilme özelliğidir. Doğru cevap B'dir.

Katma değer yaratma bir sürecin bileşenlerinden değil özelliklerinden bir tanesidir. Doğru cevap C'dir.

Yönetim süreci örnekleri arasında yatırım, bütçe, stratejik planlama, sürekli iyileştirme, finans, insan kaynakları yönetimi vb. sayılabilir. Doğru cevap E'dir.

Kritik başarı faktörleri, süreçlerin başarılı veya başarısız olmasına etki eden, iç veya dış çevreden kaynaklanabilen faktörlerdir. Doğru cevap E'dir.

Alt süreçlerdeki hedef ve sorumlulukların yerine getirilmesi aşamasında yapılan tüm çalışmalar süreç faaliyetleridir. Destek süreçleri ise süreçlerin sınıflandırılmasına ilişkin bir kavramdır. doğru cevap A'dır.

Girdi: Süreci hareket geçiren  ve sürecin dışından gelen unsurlar, sürecin girdilerini oluştururlar. Bilgi, talep, malzeme, para vb. sürecin girdileri arasında yer alır. Doğru cevap E'dir.

Çıktı: Süreç sonunda, müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanmasına yönelik ürün veya veri olarak alınan neticelerdir. Girdiler süreç sonunda çıktıya dönüşür. Doğru cevap D'dir.

Teslimat performansı, zaman açısından ölçüm kriterleri arasında yer alır. Doğru cevap A'dır.