MESLEKİ YAZIŞMALAR - Deneme Sınavı - 5

Arşiv Yönetimi: Belgelerin tarihî değeri veya araştırma açısından taşıdığı değeri nedeniyle, uygun depolama teknikleri ile korunmasıdır

Elektronik yazışmaları kâğıt tabanlı yazışmalardan üstün kılan özellikleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
1. Depolama/Saklama: Elektronik ortamda oluşturulan yazışmalar elektronik ortamda depolandıklarından kâğıt tabanlı yazıların saklandığı fiziksel mekânlara ihtiyacı ortadan kaldırır.
2. Sabit giderlerden tasarruf: Elektronik yazışmalar sayesinde kâğıt tabanlı yazışmalar için yapılan kırtasiye, depolama ve postalama giderleri ortadan kalkar.
3. Kullanım ve dağıtım: Elektronik yazılar tahrip olma ve kaybolma riski oldukça düşük bir şekilde kullanılır ve dağıtılırlar. Kâğıt
tabanlı yazılar ile arasındaki en önemli fark budur.

4. İş akışını hızlandırma: Elektronik yazılar aynı anda birden fazla kişinin kullanımına sunulabilir. Kişiler, makamlar ve birimler arasında dolaşırken tıkanma sorunun ortaya çıkma olasılığı kâğıt tabanlı belgelere göre daha düşüktür. Bu nedenlerden dolayı elektronik yazışmalar hem kamu hem de özel kurumlarda iş akış süreçlerini ve karar verme süreçlerini hızlandırır.
5. Çoğaltma ve kopyalama: Elektronik yazıları çoğaltmanın ve kopyalamanın herhangi bir maliyeti yoktur.
6. Değişiklik: Elektronik yazılar üzerinde değişiklik yapılması son derece kolaydır. Elektronik yazıların yeniden düzenlenmesi ve yazımında yapılan yanlışlıkların giderilmesi son derece kolaydır. Bu nedenle kâğıt üzerinde üretilen yazılara oranla daha nitelikli ve standartlara uygun şekilde üretilebilmektedirler.
7. Erişim: Elektronik yazılara zaman kısıtlaması olmadan (mesai saati dışında) saniyeler içerisinde ulaşılabilir.
8. Denetim: Elektronik yazılar kâğıt tabanlı yazılara göre daha etkin bir şekilde denetlenebilmektedir.

Kurumlar arası e-yazışmanın devreye girmesiyle sağlanacak avantajlar şu şekildedir:
• Kurumlar arası yapılan yazışmalarda gecikmelerin ortadan kalkması
• Bürokratik işlemlerin daha çok hızlanması
• Vatandaşlara sunulacak hizmetin kalitesinin artması
• Kâğıt israfının önlenmesi
• Farklı teknolojik altyapıya sahip platformların tek platformda haberleşmelerinin sağlanması
• Elektronik belgelerin güvenli iletiminin gerçekleşmesi
• Kurum maliyetlerinin azalması
• İş gücü tasarrufunun sağlanması
• Yazışmalara kanıt özelliği sağlanarak taraflar arası uyuşmazlık olması durumunda belirleyici rol oynaması (https://pttkep.gov.tr/eyazisma/).

Provenans (Organik Yöntem): Aynı kaynağa, kökene ya da menşe sahip belgelerin, bir başka kaynağa sahip olan belgelerle karıştırılmaması gerektiğini ileri süren temel ilkeyi ifade eder (Özdemirci, Torunlar ve Saraç, 2009: 6).

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı tarafından düzenleme yapılmış, 10 Haziran 2020 tarihinde 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik, kamu kurum ve kuruluşlarının yaptıkları resmî yazışmalarda elektronik ortamın kullanılmasını esas unsur hâline getirmiştir.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

Elektronik İmza Kanunu’nun hukuki açıdan getirdiği en önemli yenilikler şunlardır:
• Elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurması
• Elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olması
• Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin senet hükmünde olması
• Elektronik verilerin aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılması

Elektronik imzanın kullanılacağı beklenen kamusal ve ticari alandaki bazı uygulamalar şunlardır: Kamusal Alanda;
• Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı (ALES), Yükseköğretim Kurumları Sınavı
(YKS) vb. sınav başvuruları, pasaport başvuruları vb. her türlü başvuruda
• Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri vb. kurumlar ile iletişimde
• Sosyal güvenlik uygulamaları kapsamında yapılan işlemlerde
• Sağlık uygulamaları kapsamında yapılan işlemlerde (Eczaneler, hastaneler, sağlık personeli)
• Vergi ödemelerinde
• Elektronik oy verme işlemlerinde
Ticari Alanda;
• İnternet bankacılığında
• Sigortacılık işlemlerinde
• Kâğıtsız ofislerde
• E-sözleşmelerde
• E-siparişlerde

İlk e-posta, 1971 yılında aynı odada bulunan iki bilgisayar arasında gönderilmiş, daha sonra internetin atası olarak nitelendirilen ARPAnet ile yaygın hâle gelmiştir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır

Türkiye’de mevzuatta ilk kez 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmıştır.

Kanal, mesajın alıcıya ulaştırılabilmesi için kullanılan iletişim araçlarıdır. Bu araçlar; ses, beden,yazı, resim, fotoğraf, radyo, televizyon, internet
araçları olabilir.

Bilgi sunuş şekillerine göre; yazılı belgeler, basılı
belgeler ve manyetik ortamlara kayıtlı belgeler

Belge yönetimi programının amaçları şunlardır (Smith ve Kallaus, 1997: 16):
• Belgelerin denetimi için etkili ilkelerin tasarlanması ve bu ilkelerin uygulanması
• Belge yönetimini oluşturan her aşamanın
gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için
etkili yöntemlerin belirlenmesi
• Çalışanların belgelerin etkili kullanımı ve
denetimi konusunda eğitilmesi
• İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde bilgiye
zamanında tam ve doğru biçimde ulaşmak
• Bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle
elde etmek

Erişim: Elektronik yazılara zaman kısıtlaması olmadan (mesai saati dışında) saniyeler içerisinde ulaşılabilir.

Değişiklik: Elektronik yazılar üzerinde değişiklik yapılması son derece kolaydır. Elektronik yazıların yeniden düzenlenmesi ve yazımında yapılan yanlışlıkların giderilmesi son derece kolaydır. Bu nedenle kâğıt üzerinde üretilen yazılara oranla daha nitelikli ve standartlara uygun şekilde üretilebilmektedirler

Kurumlar arası e-yazışmanın devreye girmesiyle sağlanacak avantajlar şu şekildedir:
• Kurumlar arası yapılan yazışmalarda gecikmelerin ortadan kalkması
• Bürokratik işlemlerin daha çok hızlanması
• Vatandaşlara sunulacak hizmetin kalitesinin artması
• Kâğıt israfının önlenmesi
• Farklı teknolojik altyapıya sahip platformların tek platformda haberleşmelerinin sağlanması
• Elektronik belgelerin güvenli iletiminin
gerçekleşmesi
• Kurum maliyetlerinin azalması
• İş gücü tasarrufunun sağlanması
• Yazışmalara kanıt özelliği sağlanarak taraflar
arası uyuşmazlık olması durumunda belirleyici rol oynaması

Güvenilirlik: Güvenilir belge, bütün özellikleri dolayısıyla özgünlüğü korunmuş, bozulmamış ve gerçeği yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belge yönetiminin en önemli amaçlarından biri belgelerin güvenilir olma özelliğini sağlamaktır. Bu amaçla EBYS, belgelerin gerektiğinde kanıt olarak sunulabilmesine imkân veren yasal mevzuat ve kurumsal yönergeler kapsamında üretilmesini ve belge üzerinde gerçekleştirilecek işlemlerin de bu temele göre yapılmasını sağlamalıdır.

Elektronik belge yönetimi sistemleri kullanıcılarına,
• Resmî veya resmî olmayan belgeleri dijital ortamda yaratabilme,
• Belirlenen iş kurallarına uygun şekilde belgelere ait dağıtım ve imza süreçlerini tanımlayabilme ve uygulayabilme,
• Kullanıcıları, rol ve yetkileri tanımlayabilme,
• Güvenli ağlar içerisinde yedi gün/yirmi dört saat erişim sağlayabilme,
• Yedekleme sistemi aracılığıyla belgeleri yedekleyebilme ve koruyabilme,
• Kâğıt kullanımından tasarruf sağlayabilme,
• İleri sorgulama ve etiketleme özellikleri sayesinde hızlı ve verimli belge arayabilme,
• Standartlara uygun şekilde belge dosyalayabilme,
• Postalama giderlerini en aza indirebilme,
• Belgeleri arşivleyebilme,
• Geçerlilik süresi dolmuş belgeleri imha edebilme
gibi olanaklar sunmaktadır.

EBYS kullanıcılarına sağladığı avantajlar yanında bazı dezavantajlara da sahiptir (Lezki, 2018: 185):
• Elektronik belgelere erişim sağlanırken ve üzerlerinde işlem yapılırken bilgisayar, ağ
bağlantısı vb. teknolojik araç ve altyapıya bağımlı kalınmaktadır.
• EBYS’nin kurulmaları için donanıma ve yazılıma ihtiyaç vardır. Bunların temini
kurumlar için maliyet yaratır ve önemli bir parasal kaynağa ihtiyaç duyulur.
• Elektronik ortamdaki bilgilerin/belgelerin/verilerin kolayca değiştirilebilmesi veya
imha edilebilmesi söz konusu olduğundan, kâğıt belgelere göre güvenlikleri daha güç
sağlanmaktadır.
• Depolama için kullanılan aygıtlarda herhangi bir arıza meydana geldiğinde bilgilerin/belgelerin/verilerin yok olma riski söz konusudur.