MESLEKİ YAZIŞMALAR - Deneme Sınavı - 6

İlk Sayfa

Elektronik yazışmaları kâğıt tabanlı yazışmalardan üstün kılan özellikler kitabımızın 211'inci sayfasında sınıflandırılmıştır. Buna göre "Depolama/Saklama" başlığı altında şöyle denilmektedir: Elektronik ortamda oluşturulan yazışmalar elektronik ortamda depolandıklarından kâğıt tabanlı yazıların saklandığı fiziksel mekânlara ihtiyacı ortadan kaldırır.

Elektronik belge: Bilgisayar ya da diğer elektronik cihazların kullanılmasıyla elektronik ortamda iş süreçlerine ilişkin üretilen, arşivlenen, erişilen, iletilen ve imha edilen her türlü belgeyi ifade eder.

E-yazışma: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve özel sektör ile yaptığı tüm yazışmaların elektronik ortamda, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) altyapısı kullanılarak yürütüldüğü resmî yazışma sistemidir.

EBYS, Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi'nin kısaltmasıdır.

Elektronik belge yönetim sistemlerinin temel amacını sağlamadaki alt amaçlar şunlardır:
• Güvenilirlik
• Tamlık
• Erişilebilirlik
• Dayanıklılık

Günümüzde her alanda elektronik ortamların çok yoğun olarak kullanılması bazı talepleri ve güven sorununu doğurmuş, bu nedenler gizlilik, kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve inkâr edilemezliği sağlayan elektronik imza uygulamasını ortaya çıkarmıştır.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

E-posta hakkında bilgi sahibi olması istenen kişi/kişiler Bilgi/Cc satırına yazılır. Yazışmadan haberi olması istenen ancak diğer alıcılar tarafından görülmesi istenmeyen (e-posta adresi gizlenecek) kişi/kişiler varsa bu kişinin/kişilerin adresi Gizli/Bcc satırına yazılır. Özellikle kurumsal yazışmalarda bilgi bölümleri yöneticileri bilgilendirmek için kullanılır.

E-posta gönderilecek öncelikli kişi/kişiler Alıcı/To satırına yazılır. E-posta hakkında bilgi sahibi olması istenen kişi/kişiler ise Bilgi/Cc satırına yazılır.

Elektronik sertifikaların açıkça belirtilmiş kullanıma başlama ve bitiş zamanı bulunur. Sertifikaların süresi genellikle bir ila üç yıl arasında değişir.

Belge üretiminin kurumlarda yönetim düzeyinde değerlendirilmesini gerektiren pek çok neden bulunmaktadır. Özdemirci (1996: 22-24)’ye göre bu nedenler şunlardır:
• Belgeler kurumlarda doğal iş akışının sonucunda oluşurlar. Bu özellikleri nedeniyle belgeler ilgili birimleri ve ögelerini birbirine
bağlayan bir iletişim ağı olarak düşünülebilir.
• Belge üretiminin değerlendirilmesi, kurumlardaki yönetimsel yapıya ait planlama işlemi gibi görülebilir. Planlama fonksiyonunun alt fonksiyonu olarak hizmet sağlayabilir.
• Belgeler kurumsal yapıya temel oluşturmasının yanında, yönetim için bilgi ihtiyacını karşılayarak yönetimin temelini oluştururlar. Belgeler, kurumlarda yapılan iş ve işlemlerin kanıtı olduğundan, belgelerin üretimi için oluşturulan üretim sistemi kurumun yapısına ilişkin de bilgi verir. Belgeler, içerdikleri bilgi aracılığıyla kurumun faaliyetleri arasında neden-sonuç ilişkisinin kurulmasına olanak sağlayarak sorunların çözülmesine katkı sağlar.
• Statik bir yönetim yapısı yerine, dinamik ve değişken bir yönetim yapısı oluşturulmasına imkân yaratır.
• Kurumsal yapı için çerçeve oluşturur, böylelikle kurumun ve yönetim yapısının tanımlanmasında yardımcı olur.
• Belge üretimiyle kurumsal iletişim için yazılı haberleşme ağı oluşur.

Yazılı Belgeler:  Kurum dışından gelen veya kurumun bir kopyasını alarak dış alıcılara gönderdiği ya da kurum içi yazılı haberleşmede kullanılmak amacıyla hazırlanan belgelerdir.

Basılı Belgeler: Resmî gazeteler, kitaplar, dergiler, resimler, fotoğraflar, çeşitli grafikler, reklam broşürleri, dergi ya da gazetelerden kesilmiş makaleler, çizimler, plan ve projeler gibi basılı olan belgelerdir.

Ticari Belgeler: İş ilişkileri ve yasal zorunluluklar nedeniyle kurumun hazırladığı belgelerdir.

Kıymetli Belgeler: Çek, poliçe, bono, hisse senedi, tahvil, pul, para gibi nakit olan ya da nakde çevrilebilen belgelerdir.

Normal Belge: Herhangi bir özellik taşımayan ya da değerli belge niteliği olmayan belgelerdir.

Belge yönetimi programının amaçları şunlardır (Smith ve Kallaus, 1997: 16):
• Belgelerin denetimi için etkili ilkelerin tasarlanması ve bu ilkelerin uygulanması
• Belge yönetimini oluşturan her aşamanın gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için etkili yöntemlerin belirlenmesi
• Çalışanların belgelerin etkili kullanımı ve denetimi konusunda eğitilmesi
• İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde bilgiye zamanında tam ve doğru biçimde ulaşmak
• Bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle elde etmek
• Belgelerin depolanacağı yer ve kaydedilebileceği donanımı da içerecek şekilde üretiminin gerçekleştirilmesi, saklanması, erişiminin sağlanması, arşive devredilmesi ve düzenlenmesi işlemine ait en etkili belge kayıt sistemini oluşturmak.

Belge yönetimi sistemi, belge işlemlerinde başarının sağlanabilmesi için belge yönetimi programına dahil olan personel, yer, ekipman, mesleki ilkeler, donanım ve bilgi gibi çeşitli disiplinlere ait unsurların dengeli ve en fazla verimin alınacağı şekilde çalışmasını sağlayan yapıdır (Smith ve Kallaus, 1997: 15).

Belge yaşam döngüsü; belgelerin üretilmesi, dağıtılması, kullanılması, aktif belgelerin depolanması, bunların arşivlere nakledilmesi, güncelliğini yitirmiş belgelerin depolanması, son düzenleme ve uzun süreli depolanması (Özdemirci ve Odabaş, 2005: 14) ve belgelerin imha/tasfiye aşamalarından oluşur.