MESLEKİ YAZIŞMALAR

Kurum içinde üretilen bir raporun paydaşlarla paylaşılması söz konusudur. Bu rapor, seçeneklere bakılırsa daha çok yazılı belge niteliğindedir. 

Yazılı Belgeler: Kurum dışından gelen veya kurumun bir kopyasını alarak dış alıcılara gönderdiği ya da kurum içi yazılı haberleşmede kullanılmak amacıyla hazırlanan belgelerdir. Resmî yazılar, resmî olmayan yazılar, faks mesajları, raporlar, iş mektupları, form yazılar vb. yazılı belgelere örnek verilebilir.

Acil olarak cevap verilmesi gereken belgeler "ivedi belge" niteliği taşır. Bu yüzden yanıt "ivedi" seçeneğidir.

Gizli belgeler resmî ya da ticari nitelik taşıyabilir. Ancak normal belgelerden farklılığı, gizli belgelerin üzerinde “gizli” veya “çok gizli” ifadelerinin bulunmasıdır. Bu ifadeler, metin içinde dikkat çekici şekilde hazırlanır. Bu tür belgelere herkes tarafından ulaşılamaz, sınırlı sayıda insan erişebilir, bu nedenle de diğer belgelerle birlikte dosyalanmazlar.

Belge yönetimi, kurumların faaliyetlerini gerçekleştirmesi sürecinde kendi ürettikleri veya kurum dışından gelen belgelerin üretim kontrolünün sağlanabilmesi, dağıtılması, erişilebilmesi, dosyalamaları ve imha edilmelerine yönelik, her kurumda uygulanabilecek bir yönetim sistemidir.

Belgelerin içeriği, belgenin kayıtlı olduğu materyal türü, sınıflama sistemi, yerleşim yeri ve kapladığı hacmi bildiren araçlara "belge envanteri" adı verilir.

Belge yönetim sistemi bağlamında yangın, sel, deprem ya da hırsızlık gibi durumlar karşısında korunması gereken belgeler önemli belgelerdir.

Önemli Belgeler: Kurumların devamlılığı için gerekli belgelerin, doğal felaketler, kazalar ya da insan eliyle isteyerek ya da istenmeyerek oluşabilecek etkilere karşı korunmasıdır.

Belge yaşam döngüsü; belgelerin üretilmesi, dağıtılması, kullanılması, aktif belgelerin depolanması, bunların arşivlere nakledilmesi, güncelliğini yitirmiş belgelerin depolanması, son düzenleme ve uzun süreli depolanması ve belgelerin imha/tasfiye aşamalarından oluşur. Dolayısıyla ilk aşama belgelerin üretilmesidir.

Anadolu Üniversitesi içinde bir kurumdan diğerine yapılan yazışmalar kurum içi yazışmalardır. 

Kurum içi belgeler: Kurum içi belgeler de dosyalanan belgelerdendir. Kurumun tüm bölümlerinin faaliyetleri sonucunda hazırlanırlar. Örneğin, kurumun insan kaynakları biriminin ücret ödemeleri, personelin görevlendirilmesi, eğitim programları ve ilgili kayıtları, personel bulma, seçme, işçi ve işveren ilişkileri gibi kurum personeliyle ilişkilerini düzenlemek ve sürdürmek üzere hazırladıkları belgeler bu gruba girer.

Bir üniversite başka bir üniversiteye resmi bir yazı göndermiştir. Bu kurum dışına gönderilen belgedir. 

Kurum dışından gelen veya kurum dışına gönderilen belgeler: Kuruma bağlı diğer kurumlardan, resmî dairelerden, özel ya da tüzel kişilerden yani kurum dışından çeşitli belgeler gelmektedir.

Bir öğrenci elektronik posta ile Açıköğretim Fakültesine dilekçe gönderir. Görevli kurum çalışanı bu dilekçeyi gelen belge kayıt defterine kaydeder. Defterde her belgeye sıra numarası verilir. Kayıt tarihi, geldiği yer, konusu ve kısa açıklamasına yer verilir.

Kıymetli Belgeler: Çek, poliçe, bono, hisse senedi, tahvil, pul, para gibi nakit olan ya da nakde çevrilebilen belgelerdir. Bu örneklerin yanı sıra teminat mektupları da kurumların ticari işlemleri nedeniyle hazırladıkları ya da aldıkları bazı mektuplar, para ihbarnameleri gibi belgeler ve bunlara ekli yazıların tamamı
kıymetli belge sınıfında yer almaktadır.

Belge üretiminin kurumlarda yönetim düzeyinde değerlendirilmesini gerektiren pek çok neden bulunmaktadır. Özdemirci (1996: 22-24)’ye göre bu nedenler şunlardır:
• Belgeler kurumlarda doğal iş akışının sonucunda oluşurlar. Bu özellikleri nedeniyle belgeler ilgili birimleri ve ögelerini birbirine
bağlayan bir iletişim ağı olarak düşünülebilir.
• Belge üretiminin değerlendirilmesi, kurumlardaki yönetimsel yapıya ait planlama işlemi gibi görülebilir. Planlama fonksiyonunun alt fonksiyonu olarak hizmet sağlayabilir.
• Belgeler kurumsal yapıya temel oluşturmasının yanında, yönetim için bilgi ihtiyacını karşılayarak yönetimin temelini oluştururlar. Belgeler, kurumlarda yapılan iş ve işlemlerin kanıtı olduğundan, belgelerin üretimi için oluşturulan üretim sistemi kurumun yapısına ilişkin de bilgi verir. Belgeler, içerdikleri bilgi aracılığıyla kurumun faaliyetleri arasında neden-sonuç ilişkisinin kurulmasına olanak sağlayarak sorunların çözülmesine katkı sağlar.
• Statik bir yönetim yapısı yerine, dinamik ve değişken bir yönetim yapısı oluşturulmasına imkân yaratır.
• Kurumsal yapı için çerçeve oluşturur, böylelikle kurumun ve yönetim yapısının tanımlanmasında yardımcı olur.
• Belge üretimiyle kurumsal iletişim için yazılı haberleşme ağı oluşur.

Yazılı Belgeler:  Kurum dışından gelen veya kurumun bir kopyasını alarak dış alıcılara gönderdiği ya da kurum içi yazılı haberleşmede kullanılmak amacıyla hazırlanan belgelerdir.

Basılı Belgeler: Resmî gazeteler, kitaplar, dergiler, resimler, fotoğraflar, çeşitli grafikler, reklam broşürleri, dergi ya da gazetelerden kesilmiş makaleler, çizimler, plan ve projeler gibi basılı olan belgelerdir.

Ticari Belgeler: İş ilişkileri ve yasal zorunluluklar nedeniyle kurumun hazırladığı belgelerdir.

Kıymetli Belgeler: Çek, poliçe, bono, hisse senedi, tahvil, pul, para gibi nakit olan ya da nakde çevrilebilen belgelerdir.

Normal Belge: Herhangi bir özellik taşımayan ya da değerli belge niteliği olmayan belgelerdir.

Belge yönetimi programının amaçları şunlardır (Smith ve Kallaus, 1997: 16):
• Belgelerin denetimi için etkili ilkelerin tasarlanması ve bu ilkelerin uygulanması
• Belge yönetimini oluşturan her aşamanın gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için etkili yöntemlerin belirlenmesi
• Çalışanların belgelerin etkili kullanımı ve denetimi konusunda eğitilmesi
• İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde bilgiye zamanında tam ve doğru biçimde ulaşmak
• Bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle elde etmek
• Belgelerin depolanacağı yer ve kaydedilebileceği donanımı da içerecek şekilde üretiminin gerçekleştirilmesi, saklanması, erişiminin sağlanması, arşive devredilmesi ve düzenlenmesi işlemine ait en etkili belge kayıt sistemini oluşturmak.

Belge yönetimi sistemi, belge işlemlerinde başarının sağlanabilmesi için belge yönetimi programına dahil olan personel, yer, ekipman, mesleki ilkeler, donanım ve bilgi gibi çeşitli disiplinlere ait unsurların dengeli ve en fazla verimin alınacağı şekilde çalışmasını sağlayan yapıdır (Smith ve Kallaus, 1997: 15).

Belge yaşam döngüsü; belgelerin üretilmesi, dağıtılması, kullanılması, aktif belgelerin depolanması, bunların arşivlere nakledilmesi, güncelliğini yitirmiş belgelerin depolanması, son düzenleme ve uzun süreli depolanması (Özdemirci ve Odabaş, 2005: 14) ve belgelerin imha/tasfiye aşamalarından oluşur.