MUHASEBE YAZILIMLARI - Deneme Sınavı - 12

Yönetsel Raporlar: Özellikle işletme yöneticilerinin karar almalarında gerekli olan bazı raporlar da muhasebe kayıt sistemi tarafından üretilmektedir. Bu raporların birçoğunda işletmenin mevcut finansal tablolarındaki bilgiler kullanılmaktadır. Bu raporlara birkaç örnek: • Mamuller, satış bölgeleri veya pazar payları esas alınarak hazırlanan “satış analiz raporları”, • Tahsilatları ve ödemeleri esas alan “nakit analiz tabloları”, • Müşterileri ve alacak tahsilat sürelerini esas alan “alacak analiz raporları”dır.

Bunların başarılabilmesi için kaydetme ve raporlama döngüsünün şu fonksiyonları yerine getirmesi gereklidir.

Verilerin Toplanması:

İşleme

Verilerin Saklanması

Muhasebe Kontrollerinin Oluşturulması

Finansal Raporların Hazırlanması

Veri ve Hesapların Sınıflandırılması ve Kodlanması

BT ortamındaki bir organizasyonda göze çarpan temel özellikler şu şekilde özetlenebilir: • Belge düzeni köklü bir biçimde değişmiştir, • Uygun bir kodlamaya ve hesap planına gereksinim duyulacaktır, • Hesapların kullanılışı ile kayıt düzeni teknolojik olarak değişmiştir, • Organizasyonun rapor verme ve hazırlanması değişerek mükemmelleşmiş, böylece karar alma süreci olumlu yönde etkilenmiştir, • Organizasyonun işlerliği önemli ölçüde artmıştır.

Her sistem için üç temel bileşen; girdi, işleme ve çıktıdır. Birbiriyle etkileşimli bu üç temel bileşen sistem biçimini oluşturur (Şekil 1.1).

Bilgisayarla Bilgi İşlemenin temel bileşenleri aşağıdaki içeriğe sahiptir: Girdi → Veri, bilgi için gerekli olan ögeler, örgütsel kaynaklar.

İşleme → Girdileri, çıktılara dönüştüren ve bilgisayar donanımını, yazılımını, personelini, veri tabanını ve yordamlarını kullanan bilgi teknolojisi

Çıktı → İşlemsel bilgi sistemlerince yerine getirilen işlemler

• Yönetim bilgi sistemlerince, yönetim için yapılan yönetim raporları

• Karar destek sistemlerince sağlanan yönetsel karar desteği

• Programlanmış karar sistemlerince sağlanan özdevimli, programlanmış karar alma

Geri Bildirim ve Kontrol → Optimum yeterliliği ve etkinliği sağlamak için izleme ve düzeltme bilgi sistemini temel alan bilgi kaynak yönetim işlevi

Saklama → Her işlem adımında ve karar desteğinde sistemin gereksindiği veri ve bilgiyi uygun yöntemlerle saklama ve koruma

On-Premise sistemlerin avantajları;

• Yazılım bir defaya mahsus satın alındığından tamamen işletmeye ait bir yazılım olmaktadır.

• Yazılım şirketin ihtiyaçlarını karşıladığı sürece şirket tarafından istenildiği kadar kullanılabilmektedir. Herhangi bir süre sonunda yazılımın çalışmaması durumu olmamaktadır.

• Yazılım için herhangi bir süre kullanımı sonunda, güncellemeler dışında ek bir ücret ödenmemektedir.

• İşletme, yazılımın imkân sağladığı ölçüde, istediği eklentiler ve düzenlemeleri yazılım üzerinde gerçekleştirebilir. Örneğin özel raporlama formlarının yazılım sağladığı Api’lerin kullanılması ile oluşturulması

• Yazılım lokal sistem üzerinde çalıştığı için dış internet bağlantısında yaşanabilecek kesintilerden etkilenmeyecektir.

Diğerleri On-demand yazılım özellikleridir.

On-Demand sistemlerin avantajları; • Yazılım, satın alınan firmanın sunucuları üzerinde web üzerinden online erişim sayesinde çalıştığından, yazılımı kullanan işletmenin, sistemi kendi lokal sistemrinde çalıştırabilecek yeterlilikte teknolojik altyapı oluşturmasına gerek yoktur. • Yazılımın kurulması ve stabil çalışmasını sağlamak için gerekli olan teknik ve uzman personele gerek yoktur. • Sistem altyapısı ve güvenliği için yıllar içinde gereksinim duyulacak yenileme maliyetlerine gerek duyulmayacaktır. • Teknik / uzman personel ihtiyacının daha az olması ve sistemin çalışması için gerekli olan teknolojik altyapı maliyetinin OnPremise sistemlere göre çok düşük olmasından dolayı başlangıç maliyeti çok düşüktür. • Şirket, yazılımın kullanım hakkına, kiralama yöntemiyle anlaşma şartlarında belirlenen süreler içinde sahip olacağı için, şirketin yazılım için başlangıç aşamasında ödeyeceği ücret çok daha az olmaktadır. • Sistemin kullanılmaya başlanması için kurulum ve yapılandırma süresi gibi bir zamana ihtiyaç yoktur. Web üzerinden anında kullanıma başlanabilir. • Yazılıma erişim için ek bir ara katman veya uygulama gereksinimi yoktur, internet bağlantısı olan her yerden erişim sağlanabilir. • Yazılım güncellemeleri, merkezî sistem üzerinde yapıldığı için, tüm kullanıcılar ek bir işlem gerçekleştirmeden doğrudan yazılımın güncel versiyonunu kullanmaya başlayabilir. • İşletmeye ait sistem üzerindeki tüm verilerin saklanması ve korunması işlemlerini yazılım sağlayıcı firma üstlenmektedir. İşletme, verilerini yedekleme ve korunma için ek bir maliyete katlanmak zorunda kalmayacaktır. • İşletme, sistemine zarar verebilecek veya geçici olarak durmasına neden olacak elektrik kesintisi, yangın gibi beklenmedik durumlara karşı ek tedbirler almak zorunda kalmayacaktır.

• İşletme, olumsuz bir durum sonucunda verilerini kaybetmesi hâlinde anlaşma koşulları gereği yazılım firmasından maddi zararını karşılayabilecektir.

Diğerleri On-premise yazılımların avantajlarıdır.

İlk biçimsel dil 1960 sonlarında IBM firmasının gerçekleştirdiği çalışmalar sonunda ortaya çıkan GML (Generalized Markup Language) işaretleme dilidir. Daha sonra 1978 yılında Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsünde (American National Stardard Institute-ANSI) oluşturulan bir grup tarafından GML geliştirilerek SGML (Standardized Generalized Markup Language) oluşturulmuştur. SGML, 1986 yılında Uluslararası Standartlar Teşkilatı (International Organization for Standardization - ISO) kurumunca kabul edilerek uluslararası bir standart hâline gelmiştir

XML söz diziminin önemli temel kurallarından bazıları aşağıda verilmiştir. • Bütün XML belgelerinde bir kök ögesi bulunmalıdır. • XML etiketleri büyük/küçük harfe duyarlıdır. • Bütün XML ögeleri, bir başlangıç ve sonlandırma etiketine sahip olmalıldır. • Bütün XML etiketi açık iken kendisinden sonra açılan bir diğer etiket kapanmadan kapanamaz. • XML metinleri içinde <, >, “ , ‘ , & gibi karakterler özel karakter olduğu için kullanılmaz. Bu karakterler birim referansları (entity referance) ile kullanılabilir. & karakteri ile başlayıp ; karakteri ile biten karakter gruplarına birim referans denir ve özel karakterlerin gösterilmesi için kullanılır. Örneğin & karakteri & şeklinde, < karakteri < şeklinde gösterilir. • XML etiket yapıları hiyerarşik yapıdadır. Her alt eleman bağlantılı olduğu üst elemanın altında ve satırda daha içeride olacak şekilde tanımlanmalıdır. Bu, dosyanın daha okunur olmasını da sağlamaktadır. • XML dokümanları isimlendirilirken sadece alfabetik karakterler ve alt çizgi kullanılabilir. Etiket adında boşluk kullanılamaz. Rakam veya diğer ifadeler kullanılamaz. Örneğin yada <_from> uygundur, fakat ve kullanılamaz. • Eğer bir XML etiketi bir nitelik ile genişletilecek olursa nitelik bilgisi çift tırnak içerisinde yer almalıdır. Örnek

Veri transferlerinin belli kurallar içinde gerçekleştirilmesini sağlayacak standartlaşmayı oluşturmada XML yapısının sağladığı başlıca avantajlar aşağıdaki gibidir. • Güçlü ve esnek bir yapıya sahiptir. • Genel kabul görmüş ve standartlaştırılmış kuralları vardır. • Anlaşılması ve kullanımı basit bir yapıdır. Verinin doğru yapıda oluşturulup oluşturulmadığı gözle bile kontrol edilebilir. • Farklı programlama dilleriyle birlikte çalışabilir. • Esnek yapısı sayesinde işletmelerin kendi gereksinimleri doğrultusunda düzenlenebilmesine izin verir. • XML web üzerinden bilgi transferi için uygun bir yapıdadır. • W3C tarafından desteklenmektedir. • Tüm dünyada yaygın olarak kullanılmaktadır.

Bilginin saklanması ve yönetimi her zaman önemli olmuştur. Günümüzde birçok ücretli veya açık kaynak kodlu veritabanı yazılımı mevcuttur. Günümüzde yaygın olarak kullanılan MySQL, PostgreSQL, MS SQL, Oracle veritabanı yazılımları bunlara örnek olarak verilebilir.

Firma bilgilerinin girilmesi sonrasında ek kurulum özelliklerinin belirlendiği “Feature Selection” bölümüne gelinir. Bu bölüm programın kurulumu sırasında yüklenmesi istenen ek modüllerin belirlendiği bölümdür. Gerekli duyulması durumunda ek modüller seçilerek kurulum sürecine dâhil edilebilir. Standart bir kurulum için değişiklik yapmadan bir sonraki adıma geçilebilir. Bir sonraki adım, erişim yetkilerinin belirlendiği “Authentication Mode” bölümüdür (Resim 3.5). Burada seçenek olarak “Mixed Mode” seçilmelidir. Diğer durumda uygulama çalıştırıldığında erişim gerçekleştiremeyeceği için “Login Failed/Bağlantı Hatası” hatası verecektir. Seçim yapıldıktan sonraki aşama “Error and Usage Report Settings” bölümüdür. Bu bölümde programın kullanımı sırasında doğabilecek hataların ve programın nasıl bir sistem üzerinde kullanıldığına dair bilgilerin Microsoft’a bildiriminin yapılmasına izin verip vermeyeceğiniz sorulmaktadır.

ERP programı üzerinden veritabanına erişebilmemiz için öncelikle bu parametrenin değiştirilmesi gereklidir. Bunun için yüklü programlar içinde Microsoft SQL Server seçilir, burada açılan listeden de “Configuration Tools” içindeki “SQL Server Surface Area Configuration” seçilmelidir. Açılan pencerede “Surface Area Configuration for Services and Connections” ve “Surface Area Configuration for Features” şeklinde iki seçenek çıkmaktadır (Resim 3.9). Bizim bağlantı ayarlarından düzenleme yapmamız gerektiği için birinci seçeneği seçmemiz gerekmektedir