MUHASEBE YAZILIMLARI - Deneme Sınavı - 7

• Yazılım bir defaya mahsus satın alındığından tamamen işletmeye ait bir yazılım olmaktadır.

• Yazılım şirketin ihtiyaçlarını karşıladığı sürece şirket tarafından istenildiği kadar kullanılabilmektedir. Herhangi bir süre sonunda yazılımın çalışmaması durumu olmamaktadır.

• Yazılım için herhangi bir süre kullanımı sonunda, güncellemeler dışında ek bir ücret ödenmemektedir.

• İşletme, yazılımın imkân sağladığı ölçüde, istediği eklentiler ve düzenlemeleri yazılım üzerinde gerçekleştirebilir. Örneğin özel raporlama formlarının yazılım sağladığı Api’lerin kullanılması ile oluşturulması

• Yazılım lokal sistem üzerinde çalıştığı için dış internet bağlantısında yaşanabilecek kesintilerden etkilenmeyecektir.

• On-Premise yazılımlar içerdiği modüller ve modüllerin içerikleri bakımından On- Demand sistemlerden daha üstündür.

• Büyük işletmelerin gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerdeki süreçlerin paket program şeklinde doğrudan karşılanamaması durumunda, ERP sistemlerinde olduğu gibi On-Premise yazılımlar işletmeler ve yazılım firmalarının ortak çalışmaları ile şirket ihtiyaçlarına uygun olarak özelleştirilebilir.

• Yazılım, satın alınan firmanın sunucuları üzerinde web üzerinden online erişim sayesinde çalıştığından, yazılımı kullanan işletmenin, sistemi kendi lokal sistemrinde çalıştırabilecek yeterlilikte teknolojik altyapı oluşturmasına gerek yoktur.

• Yazılımın kurulması ve stabil çalışmasını sağlamak için gerekli olan teknik ve uzman personele gerek yoktur.

• Sistem altyapısı ve güvenliği için yıllar içinde gereksinim duyulacak yenileme maliyetlerine gerek duyulmayacaktır.

• Teknik / uzman personel ihtiyacının daha az olması ve sistemin çalışması için gerekli olan teknolojik altyapı maliyetinin On- Premise sistemlere göre çok düşük olmasından dolayı başlangıç maliyeti çok düşüktür.

• Şirket, yazılımın kullanım hakkına, kiralama yöntemiyle anlaşma şartlarında belirlenen süreler içinde sahip olacağı için, şirketin yazılım için başlangıç aşamasında ödeyeceği ücret çok daha az olmaktadır.

• Sistemin kullanılmaya başlanması için kurulum ve yapılandırma süresi gibi bir zamana ihtiyaç yoktur. Web üzerinden anında kullanıma başlanabilir.

• Yazılıma erişim için ek bir ara katman veya uygulama gereksinimi yoktur, internet bağlantısı olan her yerden erişim sağlanabilir.

• Yazılım güncellemeleri, merkezî sistem üzerinde yapıldığı için, tüm kullanıcılar ek bir işlem gerçekleştirmeden doğrudan yazılımın güncel versiyonunu kullanmaya başlayabilir.

• İşletmeye ait sistem üzerindeki tüm verilerin saklanması ve korunması işlemlerini yazılım sağlayıcı firma üstlenmektedir. İşletme, verilerini yedekleme ve korunma için ek bir maliyete katlanmak zorunda kalmayacaktır.

• İşletme, sistemine zarar verebilecek veya geçici olarak durmasına neden olacak elektrik kesintisi, yangın gibi beklenmedik durumlara karşı ek tedbirler almak zorunda kalmayacaktır.

• İşletme, olumsuz bir durum sonucunda verilerini kaybetmesi hâlinde anlaşma koşulları gereği yazılım firmasından maddi zararını karşılayabilecektir.

1. CRM/Sosyal CRM: %36

2. Verimlilik / Ortak Çalışma Uygulamaları: %25

3. Muhasebe ve Finans Uygulamaları: %19

4. Pazarlama Otomasyonu: %10

5. Proje Yönetimi: %8

Anket sonuçların incelediğimizde SaaS sistemlerinin en çok muhasebe bilgi sistemleri alanındaki yazılımlar üzerinde yaygınlaşacağı görülmektedir.

• XML’nin kişiler tarafından kolayca anlaşılabilir bir yapı oluşturması,

• SGML yapısı ile uyumlu olması,

• Uygulama yazılımları tarafından kolay kullanılabilir bir yapı sunması,

• Veri transfer sürecinde standart bir yapı oluşturulması,

• XML yapısının internet üzerinde kullanımını sağlamasıdır.

• Güçlü ve esnek bir yapıya sahiptir.

• Genel kabul görmüş ve standartlaştırılmış kuralları vardır.

• Anlaşılması ve kullanımı basit bir yapıdır. Verinin doğru yapıda oluşturulup oluşturulmadığı gözle bile kontrol edilebilir.

• Farklı programlama dilleriyle birlikte çalışabilir.

• Esnek yapısı sayesinde işletmelerin kendi gereksinimleri doğrultusunda düzenlenebilmesine izin verir.

• XML web üzerinden bilgi transferi için uygun bir yapıdadır.

• W3C tarafından desteklenmektedir.

• Tüm dünyada yaygın olarak kullanılmaktadır.

• Bütün XML belgelerinde bir kök ögesi bulunmalıdır.

• XML etiketleri büyük/küçük harfe duyarlıdır.

• Bütün XML ögeleri, bir başlangıç ve sonlandırma etiketine sahip olmalıldır.

• Bütün XML etiketi açık iken kendisinden sonra açılan bir diğer etiket kapanmadan kapanamaz.

• XML metinleri içinde <, >, “ , ‘ , & gibi karakterler özel karakter olduğu için kullanılmaz. Bu karakterler birim referansları (entity referance) ile kullanılabilir. & karakteri ile başlayıp ; karakteri ile biten karakter gruplarına birim referans denir ve özel karakterlerin gösterilmesi için kullanılır.

• XML etiket yapıları hiyerarşik yapıdadır. Her alt eleman bağlantılı olduğu üst elemanın altında ve satırda daha içeride olacak şekilde tanımlanmalıdır. Bu, dosyanın daha okunur olmasını da sağlamaktadır.

• XML dokümanları isimlendirilirken sadece alfabetik karakterler ve alt çizgi kullanılabilir. Etiket adında boşluk kullanılamaz. Rakam veya diğer ifadeler kullanılamaz. Örneğin <from> yada <_from> uygundur, fakat <from me> ve <from-me> kullanılamaz.

• Eğer bir XML etiketi bir nitelik ile genişletilecek olursa nitelik bilgisi çift tırnak içerisinde yer almalıdır.

• Her işletme oluşturduğu raporu farklı formatlarda üretebilir. Bir işletme excel formatında bir rapor oluştururken diğer bir işletme PDF formatında rapor oluşturabilir. Raporlar farklı kaynaklarda ve birbirinden farklı formatlarda hazırlanabildiği için istenen bilgilerin elde edilebilmesi için zamana ihtiyaç vardır.

• Aynı rapor, iki farklı işletme tarafından aynı formatta oluşturulmuş bile olsa veri satırlarında farklılıklar olabilir. Bu durum, verilerin özel yazılımlar ile okunabilinmesini engellemekte, bu durum da her raporun tekil olarak işlenmesine neden olmaktadır. Burada her işlem için ek çalışmaların yapılması gerekmektedir.

• Elde edilen raporlar farklı formatlarda olabilmektedir. Çalışan personel bu formatları kullanabilecek uzmanlığa sahip olmalı ve rapor formatının excel, word veya pdf olmasına bakmadan tüm dosya formatlarını kullanabilmelidir.

• Uzman personel aynı zamanda muhasebe bilgi sistemi raporlarını anlayabilmelidir. Örnekte olduğu gibi bir bilanço raporunun ne olduğu ve istenilen bilgiyi bu raporlarda nasıl elde edebileceği bilgisine sahip olmalıdır.

• Raporlardan elde edilecek bilgiye erişmek için her defasında aynı sürecin tekrarlanması gerekmektedir. Her tekrarlanan süreç, yeniden zaman ve emek harcanmasını gerektirmektedir.

• İstenen bilgi genelde bir rapor üzerinden değil birden fazla rapor üzerindeki verilerin, toplanması, analiz edilmesi ve karşılaştırılması sonucu ortaya çıkmaktadır. Raporların çoğalması ve çeşitlenmesi beraberinde daha fazla işlem süresi getirmekte, aynı zamanda hata yapma riskini artırmaktadır.

• Farklı dosya formatlarının olması, her dosya formatını okuyabilecek ek yazılım gereksinimi oluşturabilir. Örneğin Excel 2016 versiyonunda oluşturulan bir dosya, programın daha eski sürümleri tarafından açılamayacağı için mevcut yazılımın yenilenmesi gerekmektedir.

• Oluşturulan bir raporun farklı kişi veya kurumlara yönelik farklı sunum biçimlerinde yeniden oluşturulması gerekebilir. Örneğin yönetimin, dış kaynakların ve yatırımcıların işletmeye ait bir faaliyet raporundan istediği bilgiler aynı değildir. Biri için özet veriler yeterli olabilmekte iken diğeri için ayrıntılı verilerden oluşan bir rapor oluşturulması gerekmektedir.

• Her kesim tarafından anlaşılıp kullanılabilecek standart bir raporlama diline ihtiyaç duyulması

• Finansal raporların kullanılması sırasındaki zaman ve verim kaybının azaltılması

• Elde edilen raporların birbiri ile kolayca karşılaştırılması

• Farklı kaynaklardan elde edilen raporlardaki bilginin güvenilir olması

• Bilgiye hızlı erişebilme

• Standart raporlama dili sayesinde bu dili kullanan tüm programlar tarafından raporların kullanılabilmesi

• Raporlarda yapılan düzenlemelerin kolay anlaşılabilmesi ve güncellemelerin kolayca gerçekleştirilmesi

• Farklı kesimlere yönelik veya özel ihtiyaçlar için hızlı raporlar oluşturulması

olarak sıralanabilir.

XBRL yapısı;

• Mevcut muhasebe standartları temelinde, verilerin standart kalıplar içinde transfer edilmesini sağlamaktadır.

• Finansal bilgi ve raporların hazırlanmasını ve analizini kolaylaştırmaktadır.

• Zaman ve mekân sınırlamalarını ortadan kaldırarak online ortamda veriye istenilen yerden erişimi sağlamaktadır.

• Veri girişi ve transferi sırasında ortaya çıkabilecek hataları engelleyecek yapılara sahiptir.

• Sisteme veri bir kez girilmektedir. Raporlama ve diğer işlemler için verinin sisteme tekrar tekrar girilmesi engellendiği için emek ve zaman tasarrufu sağlanmakta ve çıkabilecek hatalar engellenmektedir.

• Genişleyebilir yapısı sayesinde özelleştirilebilme imkânı sağlamaktadır.

• Veri formatında getirdiği standart sayesinde muhasebe yazılımlarının kullanacağı ortak bir veri formatı meydana getirmektedir.

• Muhasebe yazılımlarının kullanacağı ortak bir veri formatının meydana gelmesi ile her farklı veri formatını anlayabilecek birden fazla yazılımın alınmasını engellemektedir.

• İşletmelerin defalarca finansal tablo oluşturmalarını engellemektedir.

• Her raporda doğru ve güvenilir bilgi sağlamaktadır.

• Bilginin hızlı, zamanlı ve güvenilir olarak elde edilmesi sayesinde daha hızlı ve doğru kararlar alınabilmesini sağlamaktadır.

• Finansal tabloları, kolay ve hızlı karşılaştırılabilme imkânı sunmaktadır.

• Dış kurumlar için oluşturulacak finansal bilgilerin, hazırlanması ve dağıtılması maliyetlerini azaltmaktadır.

• Mevcut muhasebe standartlarında herhangi bir değişiklik gerektirmemektedir.

• İşletme verilerinin denetimini kolaylaştırmaktadır.

• Verilerin analizi, raporlanması için gerekli çalışma süresini ve maliyetleri azaltmaktadır.

• Muhasebe standartlarından bağımsız bir yapıdır. Farklı muhasebe standartlarında oluşturulan raporların incelenebilmesi ve karşılaştırılabilmesini sağlamaktadır.

• Geleneksel sistemde işletme üzerindeki denetim süreci örneklemler ve bazı bölümlerde gerçekleştirilmekteyken XBRL yapısının getirdiği veriye hızlı erişim sayesinde, denetim sürecinin daha hızlı ve işletmenin daha büyük bölümünde yapılabilmesini sağlamaktadır.

• Verilerin XBRL formatında aktarılması denetim süreci için bilginin güvenilirliğini artırmaktadır.

• İstenilen veriye istenildiği zaman hızlı erişim sağlanabilinmesi, denetimin belli bir zamanda değil, yıl boyu yapılabilmesini sağlamaktadır.

• İşletme birimleri arasında entegre çalışma ortamının sağlanması

• İşletme içi süreçlerin daha hızlı yürütülmesi ile verimliliğin artırılması

• İşletme içi bölümler arasında kaynakların ortaklaşa, verimli kullanımının sağlanması

• Modüler bir yapıya sahip olması

• İşletme içi aksayan noktaların teşhis edilebilmesi ve bu bölgelere yönelik doğru kararlar verilebilmesi

• Planlamaların daha iyi gerçekleştirilebilmesi

• Verinin bir defa sisteme girilmesi

• İşletme faaliyetlerinin ve işletme içindeki verimliliğin ölçülebilmesi

• İşletmenin tedarikçiler, müşteri, finans kaynakları gibi dış kaynaklar ile güvenli, hızlı ve anlık veri alışverişinin sağlanması

• İşletme içi ve işletme dışı verilerin analiz edilerek faaliyet ve yatırım kararlarının doğru verilebilmesi

• Üst yönetimin ve karar vericilerin bilgiye doğru, zamanında ve kolayca erişim sağlayabilmesi

işletmelere sağladığı katkılardan bazılarıdır.

• Yazılım gideri daha az olur.

• Çalışanlar, mevcut ERP sistemini bildikleri için, aynı firmanın oluşturduğu yeni nesil ERP sistemine daha kolay adaptasyon sağlar.

• İşletme, eski sistemde olmayan veya aktif olarak kullanmakta olduğu ve güncellenmesini istediği modülleri daha iyi analiz eder ve yeni ERP sistemi entegrasyon sürecini yönlendirir.

• Mevcut ERP sistemi verileri, yeni sistemde ek bir işlem gerektirmeden kullanılabilir.

• Yeni ERP sistemine geçiş süreci, mevcut yazılımın güncellemesi şeklinde olacağı için geçiş süresi daha hızlı olur.

• Yeni nesil ERP sisteminin işletmeye entegrasyonunun modül bazlı güncellemeler şeklinde gerçekleşmesi, genel sistemin işleyiş yapısını bozmadığından dolayı, işletmenin faaliyetlerinde olumsuz bir etki yaratmaz.

• Yazılım firmasının işletme iş süreçlerini daha önceden biliyor olması, yeni sürecin daha iyi planlanmasını ve yürütülmesini sağlar.

• İşletmenin mevcut ERP sistemi kullanılmaya devam edeceği için, eksik noktaların tamamlanma süreci, yeni bir ERP sistemine geçiş sürecinden çok daha kısa bir sürede tamamlanır.

• Mevcut sistemin aktif olarak devam ediyor olması, işletme çalışanlarının üzerinde yeni bir sisteme geçiş sırasında doğabilecek olumsuz durumları ve zaman kaybını engeller.

• Mevcut sistem aynen korunduğu için işletme süreçlerinde bir aksama meydana gelmez.

• Yeni bir ERP sistemine geçiş maliyetinden çok daha az maliyet oluşturur.

olarak maddelendirilebilir.

• Mevcut sisteme yapılan her eklenti, sistemin stabil yapısını giderek bozmaktadır. Teknolojinin getirdiği yenilikler ile yenilenmeyen yazılımlar, zamanla sistemden beklenen daha çok isteğin sağlanamamasına neden olmaktadır.

• İşletmenin istediği tüm isteklerin mevcut sisteme entegre edilememesi gibi durumlar ortaya çıkabilir.

• Genel olarak bir yazılıma sonradan yapılan her müdahale, yazılımın ilk oluşturulması sırasında tasarlanan yapısını etkilemekte ve yazılımın kod yapısını giderek daha karmaşık ve müdahale edilmesi zor bir duruma getirmektedir.