MUHASEBE YAZILIMLARI - Deneme Sınavı - 7

İşletmeler, internet tabanlı TZY sistemini işletmenin çeşitli faaliyetlerinde etkin bir şekilde kullanabilmektedir. Bu alanlardan öne çıkanlar:

Sipariş Verme ve Satın Alma: İnternet, işletmelerin satın alma öncesi ve sonrasında pazar araştırması, sipariş verme, satın alma etkinliğinin ve satın alma bölümünün verimliliğinin artırılmasında önemli rol oynamaktadır. İnternet ortamında kurulan elektronik pazarlar, yeni ya da alternatif tedarikçilerin bulunmasını ve piyasada fiyat karşılaştırmalarının yapılmasını daha da kolaylaştırabilmektedir. Ayrıca işletmelere, internet ortamında bulunan potansiyel tedarikçilerine daha kolay bir şekilde ulaşma ve iletişim kurma fırsatı verebilmektedir. İnternet, ürünlerin fiyat, kalite ve uygunluğunun kolaylıkla karşılaştırılabilmesine ve belirlenen tedarikçiler ile otomatik iş akışı oluşturulabilmesine olanak sağlayarak hem alıcı hem de satıcı işletmeler için maliyetlerin azalmasına katkı sunabilmektedir. GE işletmesi ABD’deki satın alma bölümünü interneti kullanarak kurmuş ve satın alma bölümlerinde çalışan personel sayısını %50 oranında azaltmış ve her bir bölümü, tedarikçi işletmelerin kataloglarından anında satın alm imkânı elde edebilmiştir. Bu şekilde bürokrasi azalmış, siparişin verilmesi ile işletmeye gelmesi arasındaki süre %40 oranında azalmıştır. Yüz yüze görüşmeler yerine, internet ortamında pazarlık, fiyat ya da anlaşma maddeleri üzerinde görüşmeler yapılabilmiştir. Stok Yönetimi: İnternet işletmelerin stok yönetimlerini de önemli oranda etkilemiştir. Tedarik zinciri üzerindeki işletmenin, diğer işletmelerin stoklarını (ham madde, malzeme, yarı mamul ve mamul gibi) daha etkili takip etme fırsatı vermesi ile stok bulundurma ve bulundurmama maliyetleri ve risklerini, stoklarındaki düşüklüğü ve gerekli siparişi verme zamanı etkin bir şekilde takip edilebilmektedir. Örneğin LPG (Likit Petrol Gazı) dağıtımı ve pazarlamasını yapan Aygaz, dağıtım yaptıkları istasyonların gaz seviyesini takip etmesine imkân veren bir sistem kurmuştur. Böylece, kendisine bağlı istasyonların anlık gaz seviyelerini takip ederek bu istasyonların stok bulundurma, bulundurmama maliyetlerini düşürmekte ve karşı karşıya bulunabileceği riskleri ortadan kaldırma noktasında avantaj sağlamaktadır.Teknolojik gelişmeler, işletmelerin veri tabanlarında bulunan stokları ile ilgili bilgilerin, anında zincir üzerindeki diğer işletmeler tarafından izlenebilmesine de olanak sağlamaktadır. Zincir üzerinde bu stoklardan sorumlu kişilerin gerekli sipariş, satın alma ve lojistik faaliyetlerini anında gerçekleştirebilmelerine imkân doğmaktadır. Dolayısıyla, internet ortamında oluşturulan bu sistem, stok düzeyinin sık sık gözden geçirilebilmesinden dolayı daha hızlı ve stoklama maliyetlerini düşüren bir sistem olarak öne çıkmaktadır. İşletme Lojistiği: Ham madde, yedek parça ve bitmiş ürünlerin tedarikçilerden, satıcılardan alıcı ve tüketicilere kadar hareket ettirilmesi ile ilgili strateji ve faaliyetlerin tümü işletme lojistiği olarak tanımlanabilir. İşletme lojistiği materyal yönetimi ve fiziksel dağıtım yönetimini kapsar. Materyal yönetimi, kullanılan ham madde ve malzeme gibi üretim unsurlarının üretim noktasına getirilmesini, fiziksel dağıtım yönetimi ise bitmiş ürünlerin üretim noktalarından aracı ya da tüketicilere ulaştırılmasını kapsamaktadır. Lojistik, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere, ham maddenin başlangıç noktasından, ürünün tüketildiği son noktaya kadar olan tedarik zinciri içindeki ham madde, malzeme, hizmetlerin ve bilgi akışının etkili ve verimli bir şekilde, her iki yöne doğru hareketinin ve depolanmasının planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi olarak tanımlanabilir. İnternet işletmelerin lojistik faaliyetlerini de önemli oranda etkilemiştir. İnternet, değer zinciri üzerinde hızlı ve etkili bir iletişim aracı olarak kullanılabilmektedir. Müşteri siparişleri, sipariş teyidi, taşımacılık, faturalama gibi bilgi akışı internet ortamında yapılabilmektedir. Bölgesel dağıtım merkezlerinden lojistik faaliyetlerinin izlenmesi, internet üzerindeki en önemli tedarik zinciri uygulamalarından biridir. Bu şekilde, ürünlerin zamanında istenen yere ulaştırılması, lojistik faaliyetlerinde bir gecikme olacak ise bunun zamanında ilgili işletmelere bildirilmesine de olanak sağlamaktadır. Lojistik işletmeleri, internet ortamında oluşturulan zincir içindeki bilgi transferi ile siparişleri verilen ürünlerin toplanmasında, depolanmasında, dağıtımında ve teslimatında önemli avantajlar elde etmiştir. Çeşitli yazılımlarla işletmelerden internet ortamında gelen sipariş bilgileri alınarak gerekli işlemler ve planlamalar yapılmakta, olumsuz bir durum olduğunda yine diğer işletmelere  anında bildirilmekte ve bu durumu gören işletme ise yine anında alternatif işletmelere kolayca yönelebilmektedir. Müşteri İlişkileri ve Hizmetleri: İnternet işletmelerin müşteri ilişkileri ve hizmetleri bölümlerinin daha etkin bir şekilde bağlantı kurabilmesine, müşteri şikâyetlerinin ve acil isteklerin daha iyi bir şekilde sunulabilmesine ve işletme ile müşterileri arasında 24 saat iletişim sağlanabilmesine olanak tanımıştır. Bu, işletme ile müşterileri arasındaki iki yönlü bilgi akışının sağlanabilmesi anlamına gelmektedir. Bu şekilde güçlü bir müşteri ve hizmet bağlılığı sağlanmasında internetin önemli bir katkısı olabilmektedir. Sonuç olarak internetin, işletmelerin sipariş verme, satın alma, stoklarının kontrolü, lojistiği, müşteri hizmetleri ve ilişkileri üzerinde önemli etkilerinin olduğu ve işletmelere önemli avantajlar sunabildiği görülmektedir.

Genel muhasebe alt modülü; hesap kartları, masraf merkezi kartları, muhasebe bağlantı kodları, projeler, e-beyanname, e-bildirge, mali tablo tanımları, konsolide mali tablo oluşturma, muhasebe fişleri, bütçe revizyon fişleri, yevmiye madde numaralama, kur farkı fişleri ve kur farkı hesaplama, muhasebeleştirme parametreleri ve otomatik muhasebeleştirme, hesaplar arası aktarım, yansıtma işlemleri, enflasyon muhasebesi işlemleri, hesap planı, hesap özetleri, geçici ve kesin mizanlar, hesap hareket dökümleri, fiş listeleri, muavin defter, yevmiye defteri, büyük defter, kasa defteri, enflasyon düzeltme defteri, proje raporları, bütçe raporları ve enflasyon muhasebesi raporları gibi alt modüller- den oluşmakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. Bazı KKP yazılımlarında gerek genel muhasebe alt modülü altında, gerekse bağımsız bir alt modül olarak duran varlık yönetimi modülü yer almaktadır.

Ana kayıtlar; hesap kartları, masraf merkezi kartları, muhasebe bağlantı kodları, projeler ve e-beyannameler alt modüllerinden oluşmaktadır

Hesap kartları alt modülünün alt modülleri; hesap kartları, hesap bilgileri, bağlantılar/kontroller, hesap kartı bütçe bilgileri, hesap kartı izleme pencereleri, hesap hareketleri, hesap kartı döviz toplamları, hesap ekstresi, hesap dağıtım şablonları ve hesap dağıtım şablonudur.

Hareketler alt modülü; muhasebe fişleri, harcama talepleri, tahsis fişleri ve bütçe revizyon fişleri alt modüllerinden oluşmaktadır.

Maliyet Yeri Genel Gider Güncelleme Alt Modülü, maliyet yeri genel gider güncelleme işleminin yapıldığı alt modüldür. Maliyet muhasebesi alt modülünde işlemler alt modülünün altında yer almaktadır.

Maliyet yeri genel gider güncelleme işlemi ile maliyet yeri tanımında bir periyod için tanımlanmış olan genel giderlerin başka periyotlara kopyalanması işlemi gerçekleştirilir.

Maliyet muhasebesi işlemlerinin raporlandığı alt modül olan Raporlar Alt Modülü içinde; genel gider kartları listesi, maliyet yerleri listesi, maliyet yerleri genel gider dağılım raporu, genel gider fiili yükleme hareketleri raporu, maliyet yerleri maliyet analizi, genel gider yükleme ve dağıtımı özet karşılaştırma raporu, genel gider yükleme ve dağıtımı ayrıntılı karşılaştırma raporu, iş emri genel gider dağıtımı analiz raporu yer almaktadır.

Finans alt modülü, işletmenin malzeme ve duran varlıkları dışındaki varlıklarının tanımlandığı, bunlar arasındaki işlemlerin kaydedildiği ve izlendiği bölümdür. Finans alt modülü genel olarak; ana kayıtlar, hareketler, işlemler ve raporlar ana başlığı altında; cari hesap raporları, ödeme/ tahsilat raporları, çek/senet raporları, banka raporları, kasa raporları, döviz raporları, teminat raporları, konsolide finansal raporlar, pratik tablo raporları ve diğer raporlar alt modüllerinden oluşmaktadır.

İşletmenin müşteri ve tedarikçileri ile borç/alacak ilişkisi içinde olduğu diğer firmaları düzenli olarak izlemek amacıyla cari hesap kartları alt modülünde cari hesap kartları açılır.

İşletmelerde çek/senet işlemleri dışında kalan ve vadeli olan işlemlerin tümü ödeme planına ödeme/tahsilat alt modülü aracılığı ile bağlanır.

İşlemler alt modülü; cari hesap kur farkı hesapları, cari hesap risk ayarlamaları, cari hesap ihtar işlemleri, cari hesap borç kapama işlemleri gibi alt modüllerden oluşmaktadır.

Satın alma, bir işletmenin zamanlı ve maliyet etkin bir şekilde işletme amaçlarını başarmak için, gerekli ürünleri ve hizmetleri edinmede üçüncü şahıslarla bağlantıda olma ya da sözleşmeler yapma sürecidir.

Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynaktan yararlanma kararı şu faktörlerin dikkate alınmasını gerektiren çok yönlü bir karardır:

Tedarik zincirinin ilk halkasını ham madde temini, son halkasını ürünün müşteriye teslimi oluşturmaktadır.

Müşteri hizmet yönetimi işletmenin müşteri ile yüz yüze olduğu süreçtir. Bu süreç, ürünün elde edilebilirliği, yükleme zamanı ve siparişin durumu gibi konularda müşterileri bilgilendirmede temel bilgi kaynağı işlevi görür.

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), üretim ve dağıtım sistemlerini oluşturan tüm birimlerin iş birliği içinde entegrasyonunu hedefleyen, bu amaç la bilgi akışını tüm sistem boyunca denetleyen ve yöneten bir sistemdir.

Ürün Veri Yönetimi (PDM-Product Data Management) yazılımları, kuruluşların teknik bölümlerinin (Ar-Ge, Mühendislik, İmalat Mühendisliği, Üretim gibi) ya da daha geniş bir tanımla ürün geliştirme sürecinin bir ürünü olarak ortaya çıkmıştır. PDM araçları, tasarım mühendisliğine yardımcı olarak imalat süreç bütünleşimini kolaylaştırmakta ve böylece iş birlikçi mühendisliği (collaborative engineering) desteklemek için kullanılmaktadır. Küresel bağlamda PDM örnekleri arasında Windchill, Documentum ve SDRC sayılabilir. Türkiye bazında yerel olarak ise Uyumsoft örnek verilebilir.

İnternet tabanlı TZY, üretimde kullanılan ham maddelerin tedariki, bu maddelerin üretim noktalarına taşınması ve üretimi gerçekleştirilen ürünlerin müşterilere ulaştırılmasını sağlayan sistemin İnternet ortamında kurulması olarak tanımlanabilir.

İşletme lojistiği materyal yönetimi ve fiziksel dağıtım yönetimini kapsar.

ERP sistemlerinin kısıtlarından bazıları şunlardır: