MUHASEBE YAZILIMLARI

ERP sistemlerinin giderek gelişmesi ve yaygınlaşmasının sebebi işletmelerin eskiden faaliyetlerini kendi bölgelerinde, sınırlı alanlarda yürütürken, günümüzde globalleşmenin etkisi ile sınırların ortadan kalkması ve teknolojideki gelişmelerin de etkisiyle kendilerini global bir pazar içinde, daha hızlı ve rekabetçi bir ortamda bulmaları ve bu ortam içinde yaşamlarını sürdürebilmeleri için doğru, zamanlı bilgiye olan ihtiyaçlarının her geçen gün artmasıdır.

Yazılım alanındaki gelişmeler işletme faaliyetlerinin her alanda iyileşmesini sağlamıştır. Muhasebe açısından bakıldığında bu gelişmelerin en önemlisi, işletmelerde gerçekleştirilen muhasebe işlemlerini çok basitleştirmesi ve kolaylaştırmasıdır. Yazılımların, kullanıcıların işlemleri kolayca gerçekleştirebileceği ara yüzlere sahip olması, işlemlerin daha kolay ve hızlı gerçekleştirilebilmesini sağlamıştır. Yazılımların sağladığı bir diğer avantaj, istenen veriye hızlı erişim sağlayabilmesidir. Eskiden defterlerde tutulan veriler günümüzde gelişmiş veri tabanlarında saklanmaktadır. Verilerin dijital olarak saklanması, istenen veriye istenildiği zaman, kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilmesini sağlamıştır.

Önceleri doğrudan kurulduğu bilgisayar üzerinde çalışan yazılımlar, zamanla intranet (şirket içi ağ) yapısı üzerinde kullanılabilen ağ tabanlı yazılımlara, internet ve mobil teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak internet bağlantıhızlarındaki artış ve yaygın erişim imkânının sağlanması ile de web ve mobil tabanlı yazılımlara dönüşmüştür

Sadece işletmeye ait bir yazılım olması On Premise yazılımların avantajlarıdır. Diğer maddeler On Demand yazılımlara ait özellik ve avantajlardır.

On Demand sisteminde, işletmeye ait sistem üzerindeki tüm verilerin saklanması ve korunması işlemlerini yazılım sağlayıcı firma üstlenmektedir.İşletme, verilerini yedekleme ve korunma için ek bir maliyete katlanmak zorunda kalmayacaktır.

Bulut Bilişim, bilişim teknolojileri arasında ortak bilgi ve teknoloji paylaşımını sağlayan hizmetlere verilen genel addır.

Sanallaştırma basit olarak işletim sistemleri, depolama sistemleri ya da ağ yapılarında bir fiziksel kaynağın sanal olarak bölümlere ayrılması ve birden fazla kaynak olarak kullanılabilmesi temeline dayanır. Geçmişi 1967 yılında ilk kez IBM firmasının Mainframe sistemlerinde birden fazla kullanıcıya aynı anda hizmet vermesine dayanmaktadır. İlk kez kullanıma başlanması uzun yıllar öncesine dayanmasına karşın asıl ilerlemesini son 15 yıl içinde gerçekleştirmiştir. Sanallaştırma çalışmaları yazılım ve donanım üzerinde sanallaştırma olarak iki bölüme ayrılır.

Bulut bilişimde üç temel model üzerinden hizmet sunulmaktadır. Bunlar IaaS (Infrastructure As a Service-Altyapı Olarak Servis), PaaS (Platform As a Service-Platform Olarak Servis) ve SaaS’dır (Software As a  Service-Yazılım Olarak Servis).

IaaS (Infrastructure As a ServiceAltyapı Olarak Servis), altyapı olarak servis sisteminin işleyiş yapısı servis sağlayıcılarının kendi sunucuları üzerinde müşteri için sanal bir sistem oluşturmasıdır.

On-Premise sistemlerin avantajları;

• Yazılım bir defaya mahsus satın alındığından tamamen işletmeye ait bir yazılım olmaktadır.

• Yazılım şirketin ihtiyaçlarını karşıladığı sürece şirket tarafından istenildiği kadar kullanılabilmektedir. Herhangi bir süre sonunda yazılımın çalışmaması durumu olmamaktadır.

• Yazılım için herhangi bir süre kullanımı sonunda, güncellemeler dışında ek bir ücret ödenmemektedir.

• İşletme, yazılımın imkân sağladığı ölçüde, istediği eklentiler ve düzenlemeleri yazılım üzerinde gerçekleştirebilir. Örneğin özel raporlama formlarının yazılım sağladığı Api’lerin kullanılması ile oluşturulması

• Yazılım lokal sistem üzerinde çalıştığı için dış internet bağlantısında yaşanabilecek kesintilerden etkilenmeyecektir.

• On-Premise yazılımlar içerdiği modüller ve modüllerin içerikleri bakımından On- Demand sistemlerden daha üstündür.

• Büyük işletmelerin gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerdeki süreçlerin paket program şeklinde doğrudan karşılanamaması durumunda, ERP sistemlerinde olduğu gibi On-Premise yazılımlar işletmeler ve yazılım firmalarının ortak çalışmaları ile şirket ihtiyaçlarına uygun olarak özelleştirilebilir.

On-Demand sistemlerin avantajları;

• Yazılım, satın alınan firmanın sunucuları üzerinde web üzerinden online erişim sayesinde çalıştığından, yazılımı kullanan işletmenin, sistemi kendi lokal sistemrinde çalıştırabilecek yeterlilikte teknolojik altyapı oluşturmasına gerek yoktur.

• Yazılımın kurulması ve stabil çalışmasını sağlamak için gerekli olan teknik ve uzman personele gerek yoktur.

• Sistem altyapısı ve güvenliği için yıllar içinde gereksinim duyulacak yenileme maliyetlerine gerek duyulmayacaktır.

• Teknik / uzman personel ihtiyacının daha az olması ve sistemin çalışması için gerekli olan teknolojik altyapı maliyetinin On- Premise sistemlere göre çok düşük olmasından dolayı başlangıç maliyeti çok düşüktür.

• Şirket, yazılımın kullanım hakkına, kiralama yöntemiyle anlaşma şartlarında belirlenen süreler içinde sahip olacağı için, şirketin yazılım için başlangıç aşamasında ödeyeceği ücret çok daha az olmaktadır.

• Sistemin kullanılmaya başlanması için kurulum ve yapılandırma süresi gibi bir zamana ihtiyaç yoktur. Web üzerinden anında kullanıma başlanabilir.

• Yazılıma erişim için ek bir ara katman veya uygulama gereksinimi yoktur, internet bağlantısı olan her yerden erişim sağlanabilir.

• Yazılım güncellemeleri, merkezî sistem üzerinde yapıldığı için, tüm kullanıcılar ek bir işlem gerçekleştirmeden doğrudan yazılımın güncel versiyonunu kullanmaya başlayabilir.

• İşletmeye ait sistem üzerindeki tüm verilerin saklanması ve korunması işlemlerini yazılım sağlayıcı firma üstlenmektedir. İşletme, verilerini yedekleme ve korunma için ek bir maliyete katlanmak zorunda kalmayacaktır.

• İşletme, sistemine zarar verebilecek veya geçici olarak durmasına neden olacak elektrik kesintisi, yangın gibi beklenmedik durumlara karşı ek tedbirler almak zorunda kalmayacaktır.

• İşletme, olumsuz bir durum sonucunda verilerini kaybetmesi hâlinde anlaşma koşulları gereği yazılım firmasından maddi zararını karşılayabilecektir.

http://www.getapp. com adresinde SaaS konusunda uzman kişilerden oluşan bir LinkedIn grubuna hangi SaaS ürün kategorisinin en çok büyüyeceği üzerine yapılan anket çalışmasından çıkan sonuçlar aşağıdaki gibidir.

1. CRM/Sosyal CRM: %36

2. Verimlilik / Ortak Çalışma Uygulamaları: %25

3. Muhasebe ve Finans Uygulamaları: %19

4. Pazarlama Otomasyonu: %10

5. Proje Yönetimi: %8

Anket sonuçların incelediğimizde SaaS sistemlerinin en çok muhasebe bilgi sistemleri alanındaki yazılımlar üzerinde yaygınlaşacağı görülmektedir.

W3C’nin XML dilini oluşturmasındaki amacı;

• XML’nin kişiler tarafından kolayca anlaşılabilir bir yapı oluşturması,

• SGML yapısı ile uyumlu olması,

• Uygulama yazılımları tarafından kolay kullanılabilir bir yapı sunması,

• Veri transfer sürecinde standart bir yapı oluşturulması,

• XML yapısının internet üzerinde kullanımını sağlamasıdır.

Veri transferlerinin belli kurallar içinde gerçekleştirilmesini sağlayacak standartlaşmayı oluşturmada XML yapısının sağladığı başlıca avantajlar aşağıdaki gibidir.

• Güçlü ve esnek bir yapıya sahiptir.

• Genel kabul görmüş ve standartlaştırılmış kuralları vardır.

• Anlaşılması ve kullanımı basit bir yapıdır. Verinin doğru yapıda oluşturulup oluşturulmadığı gözle bile kontrol edilebilir.

• Farklı programlama dilleriyle birlikte çalışabilir.

• Esnek yapısı sayesinde işletmelerin kendi gereksinimleri doğrultusunda düzenlenebilmesine izin verir.

• XML web üzerinden bilgi transferi için uygun bir yapıdadır.

• W3C tarafından desteklenmektedir.

• Tüm dünyada yaygın olarak kullanılmaktadır.

XML söz diziminin önemli temel kurallarından bazıları aşağıda verilmiştir.

• Bütün XML belgelerinde bir kök ögesi bulunmalıdır.

• XML etiketleri büyük/küçük harfe duyarlıdır.

• Bütün XML ögeleri, bir başlangıç ve sonlandırma etiketine sahip olmalıldır.

• Bütün XML etiketi açık iken kendisinden sonra açılan bir diğer etiket kapanmadan kapanamaz.

• XML metinleri içinde <, >, “ , ‘ , & gibi karakterler özel karakter olduğu için kullanılmaz. Bu karakterler birim referansları (entity referance) ile kullanılabilir. & karakteri ile başlayıp ; karakteri ile biten karakter gruplarına birim referans denir ve özel karakterlerin gösterilmesi için kullanılır.

• XML etiket yapıları hiyerarşik yapıdadır. Her alt eleman bağlantılı olduğu üst elemanın altında ve satırda daha içeride olacak şekilde tanımlanmalıdır. Bu, dosyanın daha okunur olmasını da sağlamaktadır.

• XML dokümanları isimlendirilirken sadece alfabetik karakterler ve alt çizgi kullanılabilir. Etiket adında boşluk kullanılamaz. Rakam veya diğer ifadeler kullanılamaz. Örneğin <from> yada <_from> uygundur, fakat <from me> ve <from-me> kullanılamaz.

• Eğer bir XML etiketi bir nitelik ile genişletilecek olursa nitelik bilgisi çift tırnak içerisinde yer almalıdır.

Dosya yapıları ve dosya içindeki bilgiler format olarak ve biçimsel olarak birbirinden farklı olabilmektedir. Her farklı dosya yapısı, kendi yapısına uygun olarak işlenmektedir. Bilgiyi elde etmek ve bu bilgileri uygun formatta sunmak için, bazı koşulların sağlanması gerekmektedir:

• Her işletme oluşturduğu raporu farklı formatlarda üretebilir. Bir işletme excel formatında bir rapor oluştururken diğer bir işletme PDF formatında rapor oluşturabilir. Raporlar farklı kaynaklarda ve birbirinden farklı formatlarda hazırlanabildiği için istenen bilgilerin elde edilebilmesi için zamana ihtiyaç vardır.

• Aynı rapor, iki farklı işletme tarafından aynı formatta oluşturulmuş bile olsa veri satırlarında farklılıklar olabilir. Bu durum, verilerin özel yazılımlar ile okunabilinmesini engellemekte, bu durum da her raporun tekil olarak işlenmesine neden olmaktadır. Burada her işlem için ek çalışmaların yapılması gerekmektedir.

• Elde edilen raporlar farklı formatlarda olabilmektedir. Çalışan personel bu formatları kullanabilecek uzmanlığa sahip olmalı ve rapor formatının excel, word veya pdf olmasına bakmadan tüm dosya formatlarını kullanabilmelidir.

• Uzman personel aynı zamanda muhasebe bilgi sistemi raporlarını anlayabilmelidir. Örnekte olduğu gibi bir bilanço raporunun ne olduğu ve istenilen bilgiyi bu raporlarda nasıl elde edebileceği bilgisine sahip olmalıdır.

• Raporlardan elde edilecek bilgiye erişmek için her defasında aynı sürecin tekrarlanması gerekmektedir. Her tekrarlanan süreç, yeniden zaman ve emek harcanmasını gerektirmektedir.

• İstenen bilgi genelde bir rapor üzerinden değil birden fazla rapor üzerindeki verilerin, toplanması, analiz edilmesi ve karşılaştırılması sonucu ortaya çıkmaktadır. Raporların çoğalması ve çeşitlenmesi beraberinde daha fazla işlem süresi getirmekte, aynı zamanda hata yapma riskini artırmaktadır.

• Farklı dosya formatlarının olması, her dosya formatını okuyabilecek ek yazılım gereksinimi oluşturabilir. Örneğin Excel 2016 versiyonunda oluşturulan bir dosya, programın daha eski sürümleri tarafından açılamayacağı için mevcut yazılımın yenilenmesi gerekmektedir.

• Oluşturulan bir raporun farklı kişi veya kurumlara yönelik farklı sunum biçimlerinde yeniden oluşturulması gerekebilir. Örneğin yönetimin, dış kaynakların ve yatırımcıların işletmeye ait bir faaliyet raporundan istediği bilgiler aynı değildir. Biri için özet veriler yeterli olabilmekte iken diğeri için ayrıntılı verilerden oluşan bir rapor oluşturulması gerekmektedir.

Geleneksel finansal raporlama sistemlerine göre standart bir yapı sunan XBRL’ye ihtiyaç duyulma nedenlerinden bazıları;

• Her kesim tarafından anlaşılıp kullanılabilecek standart bir raporlama diline ihtiyaç duyulması

• Finansal raporların kullanılması sırasındaki zaman ve verim kaybının azaltılması

• Elde edilen raporların birbiri ile kolayca karşılaştırılması

• Farklı kaynaklardan elde edilen raporlardaki bilginin güvenilir olması

• Bilgiye hızlı erişebilme

• Standart raporlama dili sayesinde bu dili kullanan tüm programlar tarafından raporların kullanılabilmesi

• Raporlarda yapılan düzenlemelerin kolay anlaşılabilmesi ve güncellemelerin kolayca gerçekleştirilmesi

• Farklı kesimlere yönelik veya özel ihtiyaçlar için hızlı raporlar oluşturulması

olarak sıralanabilir.

XBRL, XML alt yapısı üzerinde geliştirilen bir sistem olması nedeni ile XML yapısının sahip olduğu gücü ve avantajları içinde barındırmaktadır.

XBRL yapısı;

• Mevcut muhasebe standartları temelinde, verilerin standart kalıplar içinde transfer edilmesini sağlamaktadır.

• Finansal bilgi ve raporların hazırlanmasını ve analizini kolaylaştırmaktadır.

• Zaman ve mekân sınırlamalarını ortadan kaldırarak online ortamda veriye istenilen yerden erişimi sağlamaktadır.

• Veri girişi ve transferi sırasında ortaya çıkabilecek hataları engelleyecek yapılara sahiptir.

• Sisteme veri bir kez girilmektedir. Raporlama ve diğer işlemler için verinin sisteme tekrar tekrar girilmesi engellendiği için emek ve zaman tasarrufu sağlanmakta ve çıkabilecek hatalar engellenmektedir.

• Genişleyebilir yapısı sayesinde özelleştirilebilme imkânı sağlamaktadır.

• Veri formatında getirdiği standart sayesinde muhasebe yazılımlarının kullanacağı ortak bir veri formatı meydana getirmektedir.

• Muhasebe yazılımlarının kullanacağı ortak bir veri formatının meydana gelmesi ile her farklı veri formatını anlayabilecek birden fazla yazılımın alınmasını engellemektedir.

• İşletmelerin defalarca finansal tablo oluşturmalarını engellemektedir.

• Her raporda doğru ve güvenilir bilgi sağlamaktadır.

• Bilginin hızlı, zamanlı ve güvenilir olarak elde edilmesi sayesinde daha hızlı ve doğru kararlar alınabilmesini sağlamaktadır.

• Finansal tabloları, kolay ve hızlı karşılaştırılabilme imkânı sunmaktadır.

• Dış kurumlar için oluşturulacak finansal bilgilerin, hazırlanması ve dağıtılması maliyetlerini azaltmaktadır.

• Mevcut muhasebe standartlarında herhangi bir değişiklik gerektirmemektedir.

• İşletme verilerinin denetimini kolaylaştırmaktadır.

• Verilerin analizi, raporlanması için gerekli çalışma süresini ve maliyetleri azaltmaktadır.

• Muhasebe standartlarından bağımsız bir yapıdır. Farklı muhasebe standartlarında oluşturulan raporların incelenebilmesi ve karşılaştırılabilmesini sağlamaktadır.

• Geleneksel sistemde işletme üzerindeki denetim süreci örneklemler ve bazı bölümlerde gerçekleştirilmekteyken XBRL yapısının getirdiği veriye hızlı erişim sayesinde, denetim sürecinin daha hızlı ve işletmenin daha büyük bölümünde yapılabilmesini sağlamaktadır.

• Verilerin XBRL formatında aktarılması denetim süreci için bilginin güvenilirliğini artırmaktadır.

• İstenilen veriye istenildiği zaman hızlı erişim sağlanabilinmesi, denetimin belli bir zamanda değil, yıl boyu yapılabilmesini sağlamaktadır.

XBRL spesifikasyonları, XML yapısındaki finansal terimlerin XBRL dilinde nasıl tanımlanacağının ve XBRL dokümanlarının nasıl yaratılacağına ilişkin teknik standartların belirlendiği kurallardır. XBRL dokümanlarının bu kurallara bağlı olarak oluşturulması, elde edilen raporlardaki verilerin de standart bir yapıya sahip olmasını sağlamaktadır. Spesifikasyonlar, XBRL International (XII) tarafından geliştirilmektedir. İlk yayınlanan spesifikasyon, XBRL 1.0 olarak 31 Temmuz 2000 yılında yayınlanmış, zamanla gelişmiştir

On-Premise sistemlerin avantajları;
• Yazılım bir defaya mahsus satın alındığından tamamen işletmeye ait bir yazılım olmaktadır.
• Yazılım şirketin ihtiyaçlarını karşıladığı sürece şirket tarafından istenildiği kadar kullanılabilmektedir. Herhangi bir süre sonunda yazılımın çalışmaması durumu olmamaktadır.
• Yazılım için herhangi bir süre kullanımı sonunda, güncellemeler dışında ek bir ücret ödenmemektedir.
• İşletme, yazılımın imkân sağladığı ölçüde, istediği eklentiler ve düzenlemeleri yazılım üzerinde gerçekleştirebilir. 
• Yazılım lokal sistem üzerinde çalıştığı için dış internet bağlantısında yaşanabilecek kesintilerden etkilenmeyecektir. On-Premise yazılımlar içerdiği modüller ve modüllerin içerikleri bakımından On- Demand sistemlerden daha üstündür.
• Büyük işletmelerin gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerdeki süreçlerin paket program şeklinde doğrudan karşılanamaması durumunda, ERP sistemlerinde olduğu gibi On-Premise yazılımlar işletmeler ve yazılım firmalarının ortak çalışmaları ile şirket ihtiyaçlarına uygun olarak özelleştirilebilir.

Doğru yanıt B'dir.