MUHASEBE YAZILIMLARI

Günümüzde organizasyonlarının sürdürülebilir rekabet gücünü koruyabilmesi için, düşük stok ve maliyetlerle, yüksek kalite ve üretim hacmiyle, hızlı bir şekilde ve de koşulsuz müşteri memnuniyetini sağlayacak bir biçimde faaliyetlerini sürdürmesi gerekmektedir. Bu koşulların yerine getirilmesi için kuşkusuz yöneticilerin karar alırken ihtiyaç duydukları bilgiyi diledikleri yer ve zamanda, hızlı, doğru ve güvenilir bir biçimde elde etmeleri gerekmektedir. İşte bu noktada Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) Sistemi gündeme gelmektedir. KKP sistemi, bilgi teknolojisi ile oluşturulan ve bir işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştiren bir planlama ve iletişim sistemidir. KKP sisteminin içinde yer alan temel modüllerden biri de “İnsan Kaynakları Yönetimi” modülüdür. Bu Modül bir işletmenin insan kaynakları (İK) bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, insan kaynakları ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonların süreçlerini kapsar. Söz konusu bu İK fonksiyonlarının yerine getirilmesinde ise “insan kaynakları yönetimi modülünün” alt modüllerinden yararlanılmaktadır. Bunlar sırasıyla, sicil yönetimi alt modülü, organizasyon şeması alt modülü, işe alma alt modülü, personel bütçesi alt modülü, eğitim alt modülü, personel bordro alt modülü, performans değerleme alt modülü ve kariyer planlama alt modülüdür. İK modülüne sahip bir organizasyonda iş süreçleri standartlaştırılmakta ve personel ile olan ilişkiler daha profesyonel, işlemler daha hızlı, daha kolay ve daha az maliyetle kısacası verimli bir şekilde yapılabilir hâle gelmektedir. 

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

İK yönetimi modülünün temelini “sicil yönetimi alt modülü” oluşturur. Söz konusu bu alt modülle işletmede çalışanların kayıt altında tutulmak ve saklanmak istenilen tüm bilgileri veri tabanına kaydedilmektedir. Böylece bu esnek altyapı ile İK yönetimi modülü içinde bulundurulmak istenen tüm bilgiler tanımlanabilmektedir. Söz gelimi işletmedeki çalışanlara ait, ad-soyad bilgileri, unvan, akademik unvan, işe giriş/işten çıkış tarihi, görevi, derecesi, cinsiyeti, doğum tarihi, medeni hâli, nüfus cüzdanı bilgileri, askerlik durumu, sosyal güvenlik numarası, öğrenim durumu vb. bilgiler ile fotoğraf ve imza gibi görsel bilgiler bu alt modül içinde yer almaktadır. Çalışanlarla ilgili eğitim, yetkinlik, yabancı dil bilgisi, kişiye ait demirbaşlar, özel günler, hobiler ve üye olunan dernek ve kuruluşlar sicil yönetimi alt modülünde takip edilen diğer bilgiler arasında yer alır.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

Bilindiği gibi organizasyon şeması bir organizasyonun yapısını bir bütün olarak gösteren, bölümler arasındaki ast üst ilişkilerini diğer bir ifadeyle kimin hangi iş ve hiyerarşik pozisyona sahip olduğunu gösteren bir grafiktir. Organizasyon şeması alt modülü ile işletmelerin organizasyon şemaları görsel ortamda yaratılabilmekte, organizasyonun mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olunabilmekte, organizasyonun mevcut durumu geçmişteki durumuyla karşılaştırılabilmekte ve en önemlisi ise geleceğe yönelik planlama da bu ortamda yapılabilmektedir. Organizasyon şeması alt modülünde, bölümler bölümlerdeki pozisyonlar ile ast-üst ilişkileri belirlenebilmektedir. Ayrıca organizasyon şeması alt modülü ile işletmenin organizasyon yapısı incelenmekte ve bu yapı içinde yer alan pozisyonlara ait iş tanımları yapılmaktadır. Bilindiği gibi işletmelerin verimliliğini sağlayan önemli unsurlardan biri iş tanımlarının açık bir şekilde belli olmasıdır. Bunun için işletmenin faaliyetine göre iş tanımlarının, gerekli nitelik ve eğitim bilgilerini de içerecek şekilde yapılması gerekmektedir. İşte organizasyon şeması alt modülünde yer alan iş tanımları bilgileri içinde, işin gerektirdiği nitelikler, bu niteliklerin derecesi, önemi, alınması gerekli eğitimler, öğrenim durumu, görev ve sorumluluklar gibi bilgilere yer verilmektedir. Bunun yanı sıra işletme organizasyonu içinde yer alan her bir pozisyonun gereksinim duyduğu kadrolara da yine iş tanımları içinde yer verilmektedir. Böylece organizasyon yapısındaki her bir pozisyon için gerekli olan kadrolar belirlenmekte ve bu kadrolara yapılan atamalar ile boş ve dolu kadrolar takip edilebilmektedir.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

İşe alma işlevi işletmeler açısından büyük önem taşımaktadır. Çünkü işletmeler yaşamlarını sürekli kılmak ve sürdürebilir rekabet gücünü koruyabilmek için doğru işlerde doğru personeli çalıştırmak zorundadır. Aksi bir durum, yanlış kişilerin işe alındığı anlamına gelir ki bu da işletmenin varlığını tehdit edebilmektedir. İK modülünün içinde yer alan “işe alma alt modülü” iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır. Söz gelimi iş başvurusu yapacak adaylar için işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda iş başvuru formu tasarlanmakta ve bu formun doldurulması sonucu iş başvurusu yapan adaylar kaydedilmekte, istenen bilgiler belirlenebilmekte, fazla ve/veya gereksiz görülen bilgiler veri tabanından çıkartılabilmektedir. Bununla beraber iş başvuruları takip edilebilmekte, görüşme aşamasında aday bilgilerine tek tek girilebilmekte ve görüşme sonuçları, sınav vb. süreçlerle eleştirilerek iş başvurusu yapan adaylar takip edilebilmektedir. Böylece söz konusu iş sürecinin verimli bir şekilde yürütülmesi mümkün olmaktadır. İşe alma alt modülü sayesinde uygun adayların işe alımından sonra bu kişilerin bilgileri Sicil Yönetimi alt modülüne aktarılır.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

Eğitim alt modülüyle her pozisyon için gerek duyulan kritik bilgi ve becerilerin neler olduğu tespit edilerek işte verimliliğin arttırılması mümkün olur. Buna göre eğitim alt modülüyle; • Eksik yetkinliklerin ortaya çıkaracağı risklerin ortadan kaldırılması, • İş tanımında yer alan eğitimler ile çalışanların aldığı eğitimleri karşılaştırarak etkin eğitim planlaması, • Otomatik toplu eğitim talep planlama ile zaman tasarrufu, • Eğitim sonuçlarının sicil kartında otomatik güncellenmesi ile güncel bilgi takibi mümkün olur.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemleri): İşletmelerde çalışan personellerin belirlenen zamanlarda girip belirlenen zamanlarda çıkmasını sağlamak, geç gelen, erken çıkan ya da devamsızlık yapan kişiler olursa da bunları raporlayıp sisteme girilmiş prensip parametreleri ile gerekli cezai yaptırımların yapılmasıdır. PDKS aynı zamanda kişinin yapmış olduğu fazla mesai ve primlerini de hesaplayarak maaşına ekleyebilir.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

İşletme organizasyonlarında İK fonksiyonları içinde yer alan performans değerleme faaliyeti ile çalışan personel değerlendirilir. Bir diğer ifade ile performans değerleme personelin/çalışanın işinde gösterdiği başarı derecesinin, yaptığı işin gerekleri dikkate alınarak saptanmasıdır. Performans değerleme bilindiği gibi başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak için yapılır. Burada amaç, performansı yüksek olan personeli ödüllendirmek ve diğerlerine örnek olmasını sağlamaktır. İşte işletmeler açısından son derece önemli olan bu sürecin gerçekleştirilmesinde İK modülünde yer alan performans değerleme alt modülünün sağladığı çok büyük kolaylıklar vardır. Performans değerleme alt modülünün sağladığı faydalar sırasıyla aşağıda belirtilmiştir. • İşgören hedeflerinin tanımlanması ve bu hedeflerin personel bazında hangi oranda gerçekleştiğinin takip edilmesini sağlar. • Özellikle personel sayısı çok olan büyük ölçekli işletmelerde performans değerleme sürecinin kısa sürede ve objektif olarak yapılmasını sağlar. • İşletmedeki her fonksiyonel bölüm ve mevki için ayrı ayrı dönemsel hedefleri belirler. • Belirlenen hedefler gerçekleştikçe sisteme kayıt yapılır ve böylece hedef takibi söz konusu olur. • İşletmede faaliyet dönemi sonunda programdan alınacak analizlerle hem kişilerin karşılaştırmalı başarı oranları hem de fonksiyonel bölümlerin başarı oranları tespit edilebilir. • Somut ve objektif olarak elde edilen performans verileriyle işletmedeki personele eksik ve başarılı olduğu yönlerin gösterilmesini sağlar. • Değerlendirme sonucuna göre personel için öngörülen ücret artışını saptar. • Organizasyonda boşalan işleri doldurmak için iç kaynaklardan yararlanma söz konusu olduğunda performans değerleme alt modülü ile elde edilen objektif personel bilgilerinin terfi (dikey) ve transfer (yatay) atamaları için de kullanılması mümkün olur. • Elde edilen personel bilgileriyle, eksiklikleri olan personel için eğitim ihtiyacı belirlenir ve böylece eğitim alt modülü ile bütünleşir. • Performans değerleme alt modülü ile sicil yönetimi alt modülünün bütünleştirilmesiyle sicil kayıtlarında ödül-ceza bilgilerinin ve performans bilgilerinin saklanması ile her zaman personel ile ilgili güncel bilgiye ulaşma imkânı elde edilir.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

Kariyer planlama alt modülü ile personelin kariyer planı yapılırken, personelin kişisel bilgileri olan öğrenim durumu, yabancı dil düzeyi, eski iş yerleri-deneyimleri, eğitim bilgileri, nitelik bilgileri, aldığı görevler, mevcut pozisyon yeterlilik analizi (kişinin sahip olduğu yetkinliklerle mevcut pozisyonun gerektirdiği yetkinliklerin karşılaştırılarak kişinin pozisyonuna ne kadar uygun olduğunun belirlenmesi) bilgileri ile organizasyon içinde yorum yapmaya yetkili kişileri kariyer önerileri dikkate alınarak kariyer planları yapılır.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

Uluslararası araştırma şirketi GARTNER’ın verilerinegöre KKP sistemi yazılımında dünya pazarında lider yazılım, SAP (Systems, Applications and Products in DataProcessing) yazılımıdır. Bunu Oracle, People Soft, Microsoft Axapta, Logo Unity, J.D Edwards vb.uluslararası firmaların yazılımları takip etmektedir. Bu yazılımların en önemli özelliği son derece esnekbir yapıda olup, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmeleridir. Özellikle SAP’ın İK modülü için geliştirdiği SAP (HR R3) yazılımı, İK yönetimi modülüne ihtiyaç duyan organizasyonlar için tasarlanmış bir yazılımdır.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

İK yönetimi modülü, daha önce de belirtildiği gibi büyük ölçekli ve finansman sorunu olmayan işletmeler tarafından tercih edilen sistemlerdir. Ancak günümüz rekabet koşulları içinde, bütün işletmelerin sürdürülebilir rekabet üstünlüğü elde edebilmeleri için düşük maliyet, yüksek kalite ve hızlı hizmet anlayışı ile faaliyetlerini sürdürebilmeleri gerekmektedir. Bunun için yapılması gerekenlerden biri de hiç kuşkusuz işletmelerde sahip olunan bütçe imkânlarına ve ihtiyaçlara göre bilgi teknolojisine dayalı sistemlere yer vermektir. Bilgi teknolojisine dayalı İK yönetimi modülünün aşağıda da belirtildiği gibi işletmelere pek çok faydası bulunmaktadır. Bunlar arasında; • İK yönetimi modülü, kullanıcılarına kurumun çalışanları ile ilgili bilgiyi etkin bir şekilde yönetme ve bu bilgiyi işletme içinde yer alan diğer modüller ve dışsal sistemlerle paylaşma imkânı sunar. Böylece bu bilgi paylaşımı ile İK yönetimi modülüne kaydedilen herhangi bir bilgi, diğer ilgili modüle aktarılmış olur. Örneğin, İK yönetimi modülü içinde yer alan bordro bilgileri finans ve muhasebe modülüne kaydedilir. • İK yönetimi modülü uygulamalarında, internet teknolojileri kullanılarak İK yönetimi modülü kullanıcılarına veri edinmede, çalışanları da sürece dahil ederek yöneticilerin kritik öneme sahip çalışan bilgilerini daha hızlı bir şekilde raporlaması sağlanır. • İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine kendi alanındaki rutin işleri yürütebilme olanağı verir. • İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine sezgisel ve grafiksel yönü olan stratejik analiz yapma ve iş gücü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirme imkânı sağlar. • İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisinin ihtiyaç duyduğu ve kontrol ettiği tüm insan kaynakları bilgilerini bir bütün olarak güncel bir şekilde sağlar ve bu bilgilerin insan kaynakları ile ilişkili diğer fonksiyonlara aktarılması görevini yerine getirir. • İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine güçlü planlama ve modelleme yeteneği sağlayarak, onlara karar destek sistemi olarak da hizmet verir. • İK yönetimi modülü uygulamaları, yöneticilerin şirket hedeflerine ulaşmak amacıyla iş gücünü yönetmelerine yardımcı olacak bilgiye daha etkin bir şekilde ulaşmalarını ve bu bilgiyi yönetmelerini mümkün kılar. Özetleyecek olursak işletme içinde İK bölümü için tasarlanan İK yönetimi modülü, işletmelerde rasyonel olarak İK süreçlerinin gerçekleştirilmesini mümkün kılmaktadır. Böylece işletmede çalışanların her türlü verisi saklanabilir, gerek işletme içi gerekse işletme dışı eğitim ve faaliyetleri organize edilebilir, bordro ve yasal raporları çıkartılabilir, değerlendirmeler yapılabilir, ücretler yönetilebilir, kariyer planları yapılabilir, işletmedeki insan kaynağının gelişim planlaması ile işletmeye uyum programları yapılabilir, işletmedeki çalışanların insan kaynakları süreçlerine etkin olarak katılması sağlanabilir.

Bu nedenle doğru yanıt a) seçeneğidir.

Muhasebe modülü, İK yönetimi modülünün bir parçasıdır ve diğerleri gibi bir alt modül değildir. Doğru cevap E'dir.

Sicil yönetimi alt modülü için öncelikle yasalar (mevzuat ile ilgili bilgi), şirket politikası ve organizasyon ile ilgili tanımlar yapılır. Doğru cevap A'dır.

İşe giriş ve çıkışları kolaylıkla takip etme ve fotoğraf ve imza gibi görsel bilgi saklama, Sicil Yönetimi Alt modülünde; işletmelerin organizasyon şemalarını görsel ortamda yaratma, organizasyonun mevcut durumunu geçmişteki durumuyla karşılaştırma ve boş ve dolu kadrolar takip edilebilme organizasyon şeması alt modülünde yapılabilir. Doğru cevap C'dir.

İşe alma sürecinin en son aşamasında işe girme belgeleri hazırlanır. Doğru cevap E'dir.

İK modülünün içinde yer alan işe alma alt modülü, iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır. Diğer ifadeler personel bütçesi alt modülünde yapılır. Doğru cevap D'dir.

Eğitim alt modülünün akış diyagramında kariyer planlama sistemi, firma politikası, eğitim bütçesi ve iş tanımlarından elde edilen bilgiler doğrultusunda ilk önce “eğitim ihtiyacı” belirlenir. Doğru cevap B'dir.

Tanımlanan eğitimin kodu, tanımlanan eğitimin adı ya da açıklayıcı bilgisi, eğitim tipi (eğitim, seminer tanıtım, kurs), eğitimi alan kişilerin eğitime katılış şekli, katılımcının eğitim sonucunda bir sınava tabi olup olmayacakları, eğitimin ne kadar süreceği (saat ve gün olarak), eğitimin düzenlenebilmesi için en az kaç katılımcıya ihtiyaç olduğu, eğitime katılan kişilerin başarılı sayılabilmeleri için almaları gereken asgari not, tanımlanan eğitim içeriğine ilişkin bilgiler, tanımlanan eğitimin hangi eğitim kurumunda verileceği, eğitimin birim fiyatı eğitim bilgileri başlığı altında ele alınır. Doğru cevap C'dir.

Personel bordro alt modülü ile öncelikli olarak işletmeye özgü bordroların iş kanunu, tüzük ve genelgelere uygun bir şekilde hazırlanması ve çıktılarının alınması işi yapılır. Doğru cevap A'dır.

Hedeflere göre performans değerlemesinde ciro, satış adedi vb. performans kriterlerine göre değerleme yapılır. Yetkinliğe göre performans değerlemesinde iletişim, müşteri odaklılık, yöneticilik gibi yetkinliklere göre değerlendirme yapılır. İş sonuçlarına göre değerlendirme söz konusu olduğunda da birden fazla yönetici ve ekip arkadaşı tarafından personelin performansı değerlendirilir. Doğru cevap B'dir.

Uluslararası araştırma şirketi GARTNER’ın verilerine göre KKP sistemi yazılımında dünya pazarında lider yazılım, Microsoft firmasının hazırladığı SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yazılımıdır. Bunu Oracle, People Soft Microsoft Axapta, Logo Unity, J.D Edwards vb. uluslararası firmaların yazılımları takip etmektedir. Bu yazılımların en önemli özelliği son derece esnek bir yapıda olup, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmeleridir. Doğru cevap D'dir.