MUHASEBE YAZILIMLARI

Günümüzde organizasyonlarının sürdürülebilir rekabet gücünü koruyabilmesi için, düşük stok ve maliyetlerle, yüksek kalite ve üretim hacmiyle, hızlı bir şekilde ve de koşulsuz müşteri memnuniyetini sağlayacak bir biçimde faaliyetlerini sürdürmesi gerekmektedir. Bu koşulların yerine getirilmesi için kuşkusuz yöneticilerin karar alırken ihtiyaç duydukları bilgiyi diledikleri yer ve zamanda, hızlı, doğru ve güvenilir bir biçimde elde etmeleri gerekmektedir. İşte bu noktada Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) Sistemi gündeme gelmektedir

KKP sistemi içinde yer alan İK modülü son derece esnek bir yapıda olmasından dolayı, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmektedir. Buna göre İK modülü, bir işletmenin İK bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, İK ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonlara ait iş süreçlerinin çok daha hızlı, kolay ve daha az maliyetle, standart bir şekilde yapılmasını sağlamaktadır.

İK modülü içinde yer alabilecek belli başlı İK fonksiyonları arasında, İK politikalarının ve planlarının oluşturulması, personel tedarik ve seçimi, özlük işleri, sicil ve sağlık işlemleri, istihdam edilen personelin takibi, eğitim, kariyer, performans ve ücret yönetimi, iş değerleme gibi süreçler vardır.

İK modülünün temel olarak belli başlı fonksiyonları vardır. Bu fonksiyonlar İK modülünün alt modüllerini oluşturur. İK bölümü için tasarlanan İK modülünün, tüm İK bilgilerini bütünleşik ve diğer fonksiyonel birimlerin modülleriyle uyumlu bir biçimde tasarlanması gereklidir. İK modülünün alt modüllerini temel olarak sekiz temel başlık altında toplayabiliriz.

Alt modüller; sicil yönetimi alt modülü, organizasyon şeması alt modülü, işe alma alt modülü, personel bütçesi alt modülü, eğitim alt modülü, personel bordro alt modülü, performans değerleme alt modülü, kariyer planlama alt modülüdür.

Fotoğraf ve imza gibi görsel bilgi saklama gibi işlemler sicil yönetimi alt modülünde gerçekleştirilir.

Kariyer planlama alt modülü ile personelin kariyer planı yapılır.

Uluslararası araştırma şirketi GARTNER’ın verilerine göre KKP sistemi yazılımında dünya pazarında lider yazılım, Microsoft firmasının hazırladığı SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yazılımıdır. Bunu Oracle, People Soft Microsoft Axapta, Logo Unity, J.D Edwards vb. uluslararası firmaların yazılımları takip etmektedir.

Yukarıdakilerin hepsi İK modülünün işletmeye sağladığı faydalardandır.

Yapılan araştırmalara göre İK yönetimi modülü kurulduktan sonra aşağıda belirtilen şu sorunlar tespit edilmiştir:

• İK Modülünün nasıl çalışacağı ileilgili uyarlama hataları yapılabilmektedir. 

• Veri girişlerinde yapılan hatalar yanlış kararlar verilmesine neden olabilmektedir.

• Yeni bir sistemin getireceği değişime hazırlanmak için yeterli eğitimin verilmemesi durumunda, çalışanlar işlerini ve/veya sahip oldukları gücü, kaybetme korkusu yaşayabilmektedir.

• Bilgi sistemi personeli ile kullanıcılar arasında dil farklılıkları nedeni ile zorluk çıkabilmektedir

İK yönetimi modülünün temelini “sicil yönetimi alt modülü” oluşturur. Söz konusu bu alt modülle işletmede çalışanların kayıt altında tutulmak ve saklanmak istenilen tüm bilgileri veri tabanına kaydedilmektedir.

İşletmedeki çalışanlara ait, ad-soyad bilgileri, unvan, akademik unvan, işe giriş/işten çıkış tarihi, görevi, derecesi, cinsiyeti, doğum tarihi, medeni hâli, nüfus cüzdanı bilgileri, askerlik durumu, sosyal güvenlik numarası, öğrenim durumu vb. bilgiler ile fotoğraf ve imza gibi görsel bilgiler sicil yönetimi alt modül içinde yer almaktadır.

Firmanın personeline ödediği ücrete sosyal yardımlar (yemek, ulaşım, aile, çocuk yardımı), mesailer (normal, fazla, resmîtatil, ücretli/ücretsiz izin) ve ek ödemeler (harcırah, vergi iadesi, ikramiye, kıdem ve ihbar tazminatı) ilave edilerek hesaplanan brüt ücretten vergilerin (SGK primleri, gelir ve damga vergisi), ek kesinti (masraf, hizmet borçlanması ve para cezası) ve borç avansların çıkartılmasıyla net ödeme elde edilir.

Yapılan araştırmalara göre İK yönetimi modülü kurulduktan sonra aşağıda belirtilen şu sorunlar tespit edilmiştir:
• İK Modülünün nasıl çalışacağı ileilgili uyarlama hataları yapılabilmektedir. Söz gelimi İK Modülü içinde yer alan tüm alt modüllerde ana veriler oluştururken hangi verilerin zorunlu doldurulması gerektiğine, hangi verilerin doldurulmayacağına, hangi verilerin ise isteğe bağlı olarak doldurulacağına karar verilir. Alınan kararların hepsi İK yönetimi modülünün paket programına uygulanır. Bu uygulama işlemine uyarlama denir. Ancak bazen verilen kararlar hatalı olabilir ya da uyarlama hatalı yapılmış ise sistemin kullanımında sorunlar yaşanabilmektedir.
• Veri girişlerinde yapılan hatalar yanlış kararlar verilmesine neden olabilmektedir.
• Yeni bir sistemin getireceği değişime hazırlanmak için yeterli eğitimin verilmemesi durumunda, çalışanlar işlerini ve/veya sahip oldukları gücü, kaybetme korkusu yaşayabilmektedir.
• Bilgi sistemi personeli ile kullanıcılar arasında dil farklılıkları nedeni ile zorluk çıkabilmektedir.

Uluslararası araştırma şirketi GARTNER’ın verilerine göre KKP sistemi yazılımında dünya pazarında lider yazılım, Microsoft firmasının hazırladığı SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yazılımıdır. Bunu Oracle, People Soft Microsoft Axapta, Logo Unity, J.D Edwards vb. uluslararası firmaların yazılımları takip etmektedir.

İkramiyeler "ek ödeme" kapsamında değerlendirilmektedir.

Bilindiği gibi organizasyon şeması bir organizasyonun yapısını bir bütün olarak gösteren, bölümler arasındaki ast üst ilişkilerini diğer bir ifadeyle kimin hangi iş ve hiyerarşik pozisyona sahip olduğunu gösteren bir grafiktir. Organizasyon şeması alt modülü ile işletmelerin organizasyon şemaları görsel ortamda yaratılabilmekte, organizasyonun mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olunabilmekte, organizasyonun mevcut durumu geçmişteki durumuyla karşılaştırılabilmekte ve en önemlisi ise geleceğe yönelik planlama da bu ortamda yapılabilmektedir.