ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 5

İşletme bilgi sistemi bağlamında bölümde ilgili sayfada yer alan şemadan açıkça anlaşılabileceği üzere insan kaynakları yönetimini destekleyici bilgi sistemleri arasında ücret analizi ve beceri envanteri alanları sayılmıştır.Doğru Yanıt:C

Her üç öncüldeki bilgi de insan kaynakları yönetimine ilişkin kararların alınmasında ihtiyaç duyulan bilgilerdendir.Doğru Yanıt:E

İKBS,kariyer planlama,eğitim ve geliştirme,performans değerlendirme,ücret yönetimi ile doğrudan ilişkilidir.Doğru Yanıt:D

İKBS'nin oluşturulması ve bilgilerin muhafazası oldukça maliyetlidir,bu yüzden işletmenin İKBS’nin kurulması ve korunmasında bütçesinin yetip yetmeyeceği,önerilen sistemin tahmini fayda ve maliyetleri dikkate alınarak ekonomik olup olmadığı değerlendirilmelidir.Doğru Yanıt:D

İKBS yalnızca insan kaynakları bölümünü değil,tüm bölümleri ilgilendirir.Bu nedenle diğer bölümlerle entegrasyonun sağlanması ihtiyacı ve bunun getirdiği maliyetlerde problem oluşturur.İKBS'nin tek yönlü değil,çok yönlü oluşu burda maliyet sorunlarına yol açar.Doğru Yanıt:B

Kapsamlılık faktörü,sadece acil cevaplanması gereken sorularla ilgili bilgi değil aynı zamanda izleyen olası sorularla ilgili bilgiyi de ifade etmektedir.Doğru Yanıt:C

İKBS açısından önemli olan kapsamlılık faktörü,sadece acil cevaplandırılması gereken sorularla ilgili bilgiyi değil,aynı zamanda izleyen olası sorularla ilgili bilgiyi de ifade etmektedir.Doğru Yanıt:D

Veri, olgular üzerinde yapılan gözlemler sonucunda ve bu anlamda bilginin üretildiği hammaddedir. Kullanıcılar için herhangi bir anlam ifade etmeyen olgular ve şekillerdir. Nesneleri, olayları ve onların özelliklerini gösteren sembollerden oluşmaktadır. Bir otomobildeki hız göstergesi veriye örnek teşkil etmektedir. Verilerin sadece sayısal değerler olması gerekmez. Deneylerle elde edilen ya da gözlemlerin sonucu olan, sayısal olmayan değerler ve semboller de veri olarak değerlendirilebilir. Veri ile bilgi arasındarki sınırı belirlemek güçtür. Bir kişi, bir bölüm veya bir işletme için veri olan başka bir kişi, işletme veya bölüm için bilgi olabilir

Üstbilgi, talimatlar, uzmanlık ve teknik bilgiden (know how) oluşmaktadır. Üstbilgi, nasıl sorularını cevaplamaktadır. Öğrenme ve deneyim yoluyla kazanılmış olan önceki bilgilerle bütünleşmiştir. Kararlara ve nasıl davranılması gerektiğine ilişkin yol göstericidir. Tüm yaşam boyu öğrenilenlerin ve deneyim yoluyla kazanılanların toplamı olmakla birlikte inançlarımıza ve değerlerimize dayanmaktadır. İnsanlar arasında iletişim yoluyla bilgi akışı, bilginin yaratılmasını sağlar. Eğer alınan bilginin kişi için bir değeri varsa onu alan kişinin bilgi birikimi ile bütünleştirilerek bilgi deposuna eklenir. Herhangi bir değer taşımıyorsa reddedilir ve silinir.

Veriyi bilgiye dönüştürürken verilerin hangi amaçla derlendiğini öğreniriz (bağlamsallaştırma), analiz birimlerini ve veriyi oluşturan unsurları öğreniriz (sınıflandırma), verileri istatistiksel olarak analiz ederiz (hesaplama), verilerdeki hataları düzeltiriz (düzeltme), veriyi özetleyerek sunarız (yoğunlaştırma).

Sistemin sınırı, bir sistemi diğerinden ya da çevreden ayıran alandır. Sistemin çevresi, sistem tarafından kontrol edilemeyen ve sistem sınırı dışında kalan her şeydir. Sistemin girdileri, sistem tarafından talep edilen ve sistem tarafından yönlendirilen kaynaklardır. Sistemin çıktıları, sistem faaliyetleri sonucunda elde edilen ürünlerdir. Sistemin arayüzü, iki sistemin sınırlarını ayıran alandır. Bir sistemin çıktısının diğer bir sisteme girdi olarak taşındığı ortamdır. Sistem geribeslemesi, sistem çıktısının bir standart ile kontrol edildiği, eğer fark tespit edilmiş ise girdinin değiştirilerek bu farkın giderildiği süreçtir.

İnsan kaynakları yönetimi fonksiyonu genel olarak; bir işletmedeki çalışanların işe alınması, yerleştirilmesi, değerlendirilmesi, ücretlendirilmesi ve geliştirilmesi faaliyetlerini yerine getirdiğine göre insan kaynakları bilgi sistemi (İKBS) de aşağıda sıralananları desteklemek üzere tasarlanmaktadır (O’Brien ve Marakas, 2011, s.327).

• İşletmenin personel ihtiyaçlarını planlama,

• Çalışanların potansiyel yeteneklerini geliştirme,

• Tüm personel politika ve programlarının kontrolü

• Özlük bilgileri: Adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, sicil numarası vb.

• Personel tedarik ve seçimine ilişkin bilgiler: Hangi tedarik kaynaklarından ve hangi tedarik yöntemleri kullanılarak başvuruların sağlandığı, başvuru tarihi, görüşme tarihi ve görüşmeye ilişkin sonuçlar, test değerlemeleri, işe alma nedenleri vb.

• İş deneyimine ilişkin bilgiler: Daha önce çalıştığı iş yerleri, bulunduğu pozisyonlar ve süreleri ile iş bilgisi ve yetenekleri vb.

• Eğitim ve öğrenim durumuna ilişkin bilgiler: Öğrenim düzeyi, mezuniyet dereceleeri, örgün öğrenim dışında aldığı eğitim türleri vb.

• Ücret bilgileri: Mevcut ücreti, ücret tipi, iş kod, özel kesintiler vb.

• Performans değerlendirme bilgileri: Değerlendirme dönemleri, puanları, raporları ve geri bildirim sonuçları, disiplin notları, özel ödüller vb.

• Çalışma süresine ilişkin bilgiler: İşe başlama tarihi, işten ayrılma tarihi vb.

• Çalışanların tutumlarına ilişkin bilgiler: İşe karşı tutumlar, iş tatmini endeksleri, işe bağlılık endeksleri, devamsızlık ve işe geç gelme durumları vb.

• Sendika bilgileri: Çalışanların sendika üyesi olup olmadıkları, üye olmaları halinde hangi sendikaya üye oldukları vb.

• İletişim bilgileri: Ev adresi ve telefon numaraları, acil durumlarda başvurulacak ki-e şiler vb.

• Sağlık ve kaza bilgileri: Sağlık muayene kayıtları, hastane sevk tarihleri ve sonuçla-ç rı, iş kazası ve meslek hastalıklarına ilişkin bilgiler vb.

• Sosyal yardım ve yan ödemelere ilişkin bilgiler: Çalışanların aldığı sosyal yardım türleri ve parasal değerleri vb.

• Diğer ücret dışı haklara ilişkin bilgiler: Yıllık izin süreleri ve yıllık iznin kullanım tarihleri, tatil izni, hastalık izni ve emeklilik planları vb.

• İşten ayrılma bilgileri: İşten ayrılma tarihi, ayrılma nedenleri vb

İşletme ve çevresiyle ilgili aşağıdaki bilgilere de ihtiyaç duyulmaktadır.

• İşgücü piyasasına ilişkin bilgiler: İşgücü piyasasındaki işgücüne katılım oranı, işgü-ş cünün yaş, cinsiyet, ırk, dil, din, milliyet, eğitim ve öğretim, yetenek, meslek itiba-l riyle dağılımı ile geleceğe yönelik değişim eğilimlerine yapılan analiz sonuçları vb.

• Yasal düzenlemeler: Özellikle insan kaynakları alanında karar vericileri sınırlandıran yasal zorunluluklara ilişkin bilgiler.

• Rakiplerle ilgili bilgiler: Rakiplerin nicel ve nitel olarak işgücüne ilişkin bilgileri.

• İş analizine ilişkin bilgiler: Özellikle iş ve işgören arasında uyumun sağlanması, bu çerçevede doğru seçim kararlarının verilebilmesi, eğitim ihtiyaçlarının belirlenme-ı si gibi amaçlarla yapılan iş analizi sonuçları

• Açık pozisyon bilgileri: İş ünvanı, iş gerekleri, ücret düzeyine ilişkin bilgiler vb.

• İşletme çapında devamsızlık ve personel devir oranlarına ilişkin istatistiksel bilgiler.

İşletmeler; İKBS’nin oluşturulması ve korunmasının maliyetinin yüksek olması, benzer şekilde yönetimin maddi ve maddi olmayan desteğinin yetersizliği, sistem tasarımcıları tarafından insan kaynakları bilgisinin eksikliği ve insan kaynakları fonksiyonlarını desstekleyen uygulamaların eksikliği gibi engellerle karşılaşmaktadır. Buna göre İKBS’nin kurulması ve yönetimi sürecinde işletmelerin karşı karşıya kaldıkları problem veya engelleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Personelin bilgisinin yetersiz olması.

• Yeterince bütçe ayrılamaması.

• Zaman yönetimi ile ilgili problemler

• Pazarlama, üretim, finansman, muhasebe gibi diğer bölümlerle birlikte çalışma ihtiyacı.

• Bilgi teknolojisinin yetersiz olması.

Bilgi, İKBS tarafından sağlanıyorsa kullanıcıları tarafından değerli olan beş kritik faktör göz önüne alınmalıdır: Doğruluğu, önemliliği ve ilgililiği, kapsamlılılığı, anlaşılabilirliği ve görsel etkisi, biçiminin tutarlılığı.

• Biçiminin tutarlılığı. İKBS’nin insan kaynakları iş süreçlerine uygun bir şekilde geliştirilmesi ve kullanılması gerekir. Geçerli bir neden olmaksızın çok sık değiştirilmesi, kullanıcıların sisteme uyumunu ve güvenini zorlaştırır.

KBS kayıtlarının güvenliğini sağlamak için işletmelerin aşağıdaki önlemleri almaları gerekmektedir (Gomez-Mejia vd., 2004, s.78).

• Bilgisayara ve veri dosyalarına girişler kontrol edilerek, İKBS’ne erişim sınırlandırılmalıdır. Veritabanlarının bulunduğu bilgisayarların yerleştirildiği binanın odaeları kilitlenmelidir.

• Kullanıcı kodu ve şifre kullanımı ile veritabanının farklı bölümlerine erişim izni verilmelidir. Örneğin bir yöneticinin, beceri envanterinden yararlanma yetkisi var-a sa şifre ve kullanıcı kodu ile ilgili bölüme erişebilir. Bunun yanında sosyal haklar veritabanındaki sağlık bilgisine erişim izni verilmeyebilir.

• Kullanıcının sadece yetkisi dâhilinde kullanması gereken bilgiye erişmesine izin verilebilir.

• İşletmede personel bilgisinden yararlanmanın nasıl gerçekleştiği, kimlerin yarar-n lanabileceği gibi konularda bilgilendirici ve yönlendirici rol oynayan politika ve kurallar geliştirilebilir.

• Doğruluğunu onaylamak ve gerekli olduğu takdirde düzeltmeleri yapmak için ça-u lışanlara, personel kayıtlarını inceleme imkânı verilebilir.

• Yetkisiz girişleri, sistemi bozan, çalışmasını güçleştiren hatta etkisiz bırakan virüs-a leri denetleyen ve engelleyen yazılımlar kullanılmalıdır.

Çokuluslu işletme; 1. Ekonomik birimlerinin hukuki şekillerine ve uğraşı alanlarına bakılmaksızın iki ya da daha çok ülkede faaliyet gösteren, 2. İş birimleri arasında küresel stratejiyi ve ortak politikaları saptayan bir ya da birden fazla karar merkezi bulunan, 3. Bilginin, kaynakların ve sorumlulukların birimler arasında paylaşıldığı isletmelerden oluşan ticari bir kuruluştur.

Ana ülke: Çokuluslu işletmenin anavatanı, kökeninin bulunduğu ülkedir. Örneğin; Toyota Motor’un ana ülkesi Japonya, Samsung’un Güney Kore, Nestle’nin İsviçre’dir

Ev sahibi ülke: Çokuluslu İşletmenin yatırım yaptığı ülkedir. Örneğin, Toyota
Motor’un Türkiye’de yaptığı ortak yatırımda ev sahibi ülke Türkiye’dir