ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

Prosedürler, bilgi sistemini çalıştırmak için insanların kullandığı stratejiler, politikalar, metotlar, ve kurallardır.

Bilgi tanımı yapılırken, veri (data), bilgi (information) ve üstbilgi (knowledge) hiyerarşisinin iyi bilinmesi gerekmektedir.

Sistem genel olarak; bir sınır içerisinde, birbirleriyle etkileşim içinde bulunan ve ortak bir amaca yönelmiş olan öğeler topluluğudur.

İşletme bilgi sistemleri, işletmenin muhasebe, finansman, pazarlama, üretim ve insan kaynakları fonksiyonlarını desteklemektedir.

işletmelerde "finans fonksiyonu"nu destekleyen "işletme bilgi sistemleri"nden biri kredi yönetimidir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemini oluşturan alt sistemler;

* İnsan Kaynakları Planlaması 

* İşgören Seçme ve İşe Alma 

* Eğitim ve Geliştirme 

* Kariyer Yönetimi 

* Performans Değerlendirme 

* Ücret Yönetimi

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin kurulması ve yönetimi sürecinde işletmelerin karşı karşıya kaldıkları problem veya engelleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

* Personelin bilgisinin yetersiz olması

* Yeterince bütçe ayrılamaması

* Zaman yönetimi ile ilgili problemler

* Pazarlama, üretim, finansman, muhasebe gibi diğer bölümlerle birlikte çalışma ihtiyacı

* Bilgi teknolojisinin yetersiz olması.

E-İnsan kaynakları terimi ilk kez 1990’larda, e-ticaret iş  dünyasında çok geniş  yer aldığı zaman kullanılmıştır.

E-ticaret gibi e-insan kaynakları, insan kaynakları kayıtlarını interneti kullanarak yürütmeyi vurgulamaktadır.

Elektronik kelimesini temsil eden “e” harfinin gün geçtikçe e-devlet, e-öğrenme gibi birçok başka kavramın da önüne eklendiği görülmektedir.

İntranet: Örgüt içi ağlar

Bilgi, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi tarafından sağlanıyorsa kullanıcıları tarafından değerli olan beş  kritik faktör göz önüne alınmalıdır: Doğruluğu, önemliliği ve ilgililiği, kapsamlılılığı, anlaşılabilirliği ve görsel etkisi, biçiminin tutarlılığı.

Veriyi bilgiye dönüştürürken verilerin hangi amaçla derlendiğini öğreniriz (bağlamsallaştırma), analiz birimlerini
ve veriyi oluşturan unsurları öğreniriz (sınıflandırma), verileri istatistiksel olarak analiz
ederiz (hesaplama), verilerdeki hataları düzeltiriz (düzeltme), veriyi özetleyerek sunarız
(yoğunlaştırma).

Sistemin sınırı, bir sistemi diğerinden ya da çevreden ayıran alandır. Sistemin çevresi,
sistem tarafından kontrol edilemeyen ve sistem sınırı dışında kalan her şeydir. Sistemin
girdileri, sistem tarafından talep edilen ve sistem tarafından yönlendirilen kaynaklardır.
Sistemin çıktıları, sistem faaliyetleri sonucunda elde edilen ürünlerdir. Sistemin arayüzü,
iki sistemin sınırlarını ayıran alandır. Bir sistemin çıktısının diğer bir sisteme girdi olarak
taşındığı ortamdır. Sistem geribeslemesi, sistem çıktısının bir standart ile kontrol edildiği,
eğer fark tespit edilmiş ise girdinin değiştirilerek bu farkın giderildiği süreçtir.

Veri, olgular üzerinde yapılan gözlemler sonucunda ve bu anlamda bilginin üretildiği hammaddedir. Kullanıcılar için herhangi bir anlam ifade etmeyen olgular ve şekillerdir.

Üstbilgi, talimatlar, uzmanlık ve teknik bilgiden (know how) oluşmaktadır. Üstbilgi, nasıl sorularını cevaplamaktadır. Öğrenme ve deneyim yoluyla kazanılmış olan önceki bilgilerle bütünleşmiştir. Kararlara ve nasıl davranılması gerektiğine ilişkin yol göstericidir. Tüm yaşam boyu öğrenilenlerin ve deneyim yoluyla kazanılanların toplamı olmakla birlikte inançlarımıza ve değerlerimize dayanmaktadır. Üstbilgi ve bilgiyi karşılaştırdığımızda, üstbilginin kişi için öznel olduğu ve bunu içselleştirmeye eğilim gösterdiği, bilgi ve veri kavramlarının da genel
kaldığı söylenebilir.

İnsan kaynakları yönetimi fonksiyonu genel olarak; bir işletmedeki çalışanların işe alınması, yerleştirilmesi, değerlendirilmesi, ücretlendirilmesi ve geliştirilmesi faaliyetlerini yerine getirdiğine göre insan kaynakları bilgi sistemi (İKBS) de aşağıda sıralananları
desteklemek üzere tasarlanmaktadır (O’Brien ve Marakas, 2011, s.327).
• İşletmenin personel ihtiyaçlarını planlama,
• Çalışanların potansiyel yeteneklerini geliştirme,
• Tüm personel politika ve programlarının kontrolü

İKBS kayıtlarının güvenliğini sağlamak için işletmelerin kullanıcının sadece yetkisi dâhilinde kullanması gereken bilgiye erişmesine izin
verilebilir.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin kritik başarı faktörleri:

Doğruluğu, Önemliliği ve ilgililiği, Kapsamlılığı, Anlaşılabilirliği ve görsel etkisi, Biçiminin tutarlılığı

İnsan kaynakları bölümü, İKBS’nin bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için politika ve kurallar geliştirmelidir. Belli politika ve kural oluşturmaya yönelik çalışmalar yapılmaması halinde İKBS’ye izinsiz erişen yetkilendirilmemiş kullanıcılar karışıklık yaratabilirler. Yaşanmış olaylardan örnek verecek olursak; aracı kurumda çalışan bir yönetici, sigorta acentasında çalışan kocası için personelinin ad-soyad, adres bilgilerini işletmenin İKBS’nden almış ve karısının personeline, hayat sigortası ile ilgili talep bilgisini e-posta aracılığıyla göndermiştir. Talep mesajı giden çalışanlar, gizliliğin ihlali nedeniyle işletmeye karşı dava açmıştır. Diğer bir olay da; bir bilgisayar programcısı, bir bilgisayar şirketinin üst yöneticiler de dâhil birkaç çalışanının ücret bilgisinin yer aldığı İKBS’ne yetkisiz girmiş ve daha sonra diğer çalışanlara bu bilgiyi açıklamıştır. Bu durum, işletmede niçin ücret ayırımı olduğunu bilmek isteyen çalışanlar arasında kızgınlık yaratmıştır.

Yeterince bütçe ayrılamaması. Bilgi sistemlerinin işletme faaliyetleri için kullanılamak üzere satın alınması ve bilgi sisteminin devamlılığının sağlanması oldukça maliyetli bir süreçtir. İşletmenin İKBS’nin kurulması ve korunmasında bütçesinin yetip yetmeyeceği, önerilen sistemin tahmini fayda ve maliyetleri dikkate alınarak ekonomik olup olmadığı değerlendirilmelidir. Bunun sonucunda, faydalar malinyetlerden büyükse, İKBS’nin geliştirilmesinin ekonomik açıdan uygun olduğu soenucuna varılır. Sistemin oluşturulması veya değiştirilmesinin ardından elde edileucek faydaların maliyetleri karşılayamayacağı sonucu da çıkabilir

Bugün bütün bir e-insan kaynakları sistemi;
kurumsal kaynak planlaması yazılımı, insan kaynakları hizmet merkezleri, etkileşimli sesli
cevap, web uygulamaları, sesli tanıma sistemleri ve yönetici ve çalışan portallarını içermektedir.