TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 10

Konuşma, önem verilen konuları ifade etme ve düşünceleri açıkamak için, dinleme, diğerlerinden etkin biçimde öğrenmek için ve işbirliği ise tüm katılımcılarla ortaklaşa çalışma ypamak için yararlanılan temel becerilerdir.

Toplantı sürecinde amaçlara varmaya en çok hizmet eden unsur güvendir. İşbirliğinin gerçekleşmesi güven ortamının sağlanmasına bağlıdır.

Sırdaşlık, vegas kuralı olarak da adlandırılır. Buna göre kamusal olarak yayımlanmadığı sürece toplantıda yaşananlar toplantı üyeleri arasında kalır.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir.

Yönetim, bir anlamda, farklı çıkar grupları, farklı düşüncelerdeki ve farklı amaçlara sahip kişiler arasında denge bulma, dengeyi koruma ve örgütsel amaçları gözetme etkinliğidir. Bu nedenle, ne türden bir toplantı olursa olsun, toplantıların yönetimi, toplantıların ve örgütün başarıya ulaşmasında anlık etkilere en duyarlı aşamadır.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir.

Mentorluk: Koçluktan farklı olarak mentorluk toplantı liderlerinden adayların gelişmelerine katkıda bulunma, rehberlik etme, doğru uygulamalarla tanıştırma gibi eylemlerle bir eğitim sürecini talep eder. Bir anlamda, yeni yönetici adayları deneyimli bir öğretmen olan liderden öğrenir.

Kolaylaştırıcılar: Toplantı grubunun karar alma süreçlerine yardım etmekte, karar alma süreci tamamlanana kadar, her bir konunun ekseninden kaymasını engelleyerek tartışmaları sürdürmede, her bir katılımcının toplantıya verecekleri katkıları azami dereceye çıkartmakta, konuları açıklığa kavuşturmada ve özetlemede, bu sayede konsensüs oluşmasını sağlamada ve kararları resmî hâle getirmede, grubun çatışmaları çözmesine olanak sağlamada, toplantı zamanına bağlı kalmada, her bir anlaşılan kararın ve eylem planının kayda geçirilmesinde etkin rol alırlar.

Toplantılarda gündemin kolayca anlaşılması, odaklanılması ve görüş alışverişinde bulunulması için diyalog temelli bir ortam yaratılması önerilmektedir. Bu ortamın yaratılmasında yöneticilerin kısa, anlaşılır ve özlü biçimde bilgi paylaşımında bulunması beklenmektedir. Toplantıya katkı sağlarken, toplantı ekibinin düşüncelerinizi, görüşlerinizi ve tartışmadaki konumunuzu tüm ekip üyelerinin bilmesi gerekmektedir.

Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın lehine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir.

Kitabınızın önceki bölümlerinde, toplantılara yönelik hazırlıklara değinilmişti. Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak aşağıdaki soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi süreci başlatılabilir: Bir önceki toplantı neye benziyordu ve neler hissettirdi? Ekip bir arada iyi çalıştı mı? Sürekli konuşanlar ve hiç konuşmayanlar kimler? Ekip nasıl bir karar alma süreci izledi? Ekip üyeleri toplantıya yaptıkları katkılar bakımından sorumluluklarını yerine getirdi mi?

Ekip Süreci: Ekibin birlikte çalışmasına yönelik becerilerinin değerlendirilmesi ve bir sonraki toplantıya ilişkin amaç ve rollerin belirlenmesidir. Bugünkü toplantıda neler iyi gitti? Nelerin geliştirilmesi gerekmektedir? (iletişim, karar alma, kaynaklar, hesap verme ve rehberlik gibi başlıkların gözden geçirilmesi)

Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır: Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek. Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek. Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak. Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak. Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak. Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgu-lamalarını sağlamak.

Yüz yüze iletişimin en önemli avantajları, katılımcılar arasında hızlı bir bilgi akışı sağlaması ve toplantı ekibi için güven ortamı yaratmanın kolay hale gelmesidir. Yüz yüze iletişim en sık kullanılan toplantı biçimi olmasına karşın, bazı dezavantajlara da sahiptir. Bunlar:
• Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
• Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
• Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
• Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur. 

Doğru cevap D seçeneğidir.

Telekonferans, birbirinden coğrafi olarak uzakta olan üç ya da daha fazla katılımcının etkileşimini ifade eden konferanstır. Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır. I. tanım, audio konferansın; II. tanım, veri konferansının ve III. tanım da video konferansın tanımıdır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın bir yolu, etkisiz toplantıların özelliklerine bakarak, etkili bir toplantının özelliklerinin ortaya çıkmasıdır. Bir diğer deyişle, mühendislik alanındaki gibi, olmayana ergi metodunun toplantı yönetimine uygulanmasıdır. Bu nedenle, etkisiz bir toplantının özelliklerinin sıralanması yerinde olacaktır: (Jensen, 1982).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın bir yolu, etkisiz toplantıların özelliklerine bakarak, etkili bir toplantının özelliklerinin ortaya çıkmasıdır. Bir diğer deyişle, mühendislik alanındaki gibi, olmayana ergi metodunun toplantı yönetimine uygulanmasıdır. Bu nedenle, etkisiz bir toplantının özelliklerinin sıralanması yerinde olacaktır: (Jensen, 1982).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın bir yolu, etkisiz toplantıların özelliklerine bakarak, etkili bir toplantının özelliklerinin ortaya çıkmasıdır. Bir diğer deyişle, mühendislik alanındaki gibi, olmayana ergi metodunun toplantı yönetimine uygulanmasıdır. Bu nedenle, etkisiz bir toplantının özelliklerinin sıralanması yerinde olacaktır: (Jensen, 1982).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın bir yolu, etkisiz toplantıların özelliklerine bakarak, etkili bir toplantının özelliklerinin ortaya çıkmasıdır. Bir diğer deyişle, mühendislik alanındaki gibi, olmayana ergi metodunun toplantı yönetimine uygulanmasıdır. Bu nedenle, etkisiz bir toplantının özelliklerinin sıralanması yerinde olacaktır: (Jensen, 1982).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Toplantı liderlerinin sorumlulukları şu şekilde sıralanmaktadır: