TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 11

Uluslararası bir toplantı için turistik bölge seçim sürecinde verilen kriterlerden hepsi yer almaktadır. Doğru cevap E'dir.

Hazıra konma bir üyenin grubun kalabalığından yararlanarak, başkalarının fikirlerini kendisininmiş gibi yansıtmasıdır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Toplantılar için tanımlanan oturum düzenleri şu şekildedir: U düzeni, sınıf düzeni, banket düzeni, konferans/tiyatro düzeni, oval veya daire düzenidir, Sıra düzeni bunlardan biri değildir. Doğru cevap B'dir.

Konferans/tiyatro düzeni: Katılımcı sayısının fazla olduğu konferans, kongre gibi toplantılarda tercih edilmektedir. Pasif bir toplantı düzeni olduğu için daha çok bilgilendirme, yönlendirme toplantıları için uygundur. Doğru cevap D'dir.

Toplantı görevlendirmelerinin dönütlerini almak; toplantıların değerlendirilmesi aşaması ile ilgili doğru bir bilgi değildir.

Konaklama ücreti bir kongrenin gelir kaynaklarından biri değildir. Doğru cevap A'dır.

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel ola­rak bir toplantının planlama süreci sekiz te­mel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplan­tı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevle­rin tanımlanması ve organize edilmesi, top­lantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programı­nın planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):

Toplantı gündemi olabildiğince detaylı hazırlanmalıdır. Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):

Toplantı Oturum Başkanının (Kolaylaştırıcının) Sorumlulukları

Toplantı amaçları, toplantı zamanı, mekânın belirlenmesi, katılımcıların davet edilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanmasıdır.

Program bileşenleri dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiye­cek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir.

Yönetim maliyetleri, kayıt personeli, idari personel, ulaşım maliyetleri, sigorta maliyetleri ve kargo maliyetlerinden oluşmaktadır.

U düzeni: Bir günü aşmayan ve kalabalık olmayan gruplarda (10–15) özellikle tercih edilen bir düzendir. Hem konuşmacı hem de katılımcılar birbirleriyle etkin göz teması kura­bilirler. Beceri ağırlıklı seminerlerde katılımı da desteklemektedir. Kalabalık gruplarda pek tercih edilmemesinin nedeni ise “U” düzenindeki uzun açılarda oturanların başlarını sürekli yan tutmaları ve sahne görüşünün birbirlerinin başlarıyla engellenmesidir (MEGEP, 2008).

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim), içerik (ne), süreç (nasıl) ve amaçtır (neden).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı, böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Kötü zamanlama, katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlamaktadır.

Toplantının yürütülmesinde ldierler öncelikli sorumlulardır. Liderlerin dışında ise kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman rolleri yer almaktadır.

Liderler, bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kimselerdir.

Kolaylaştırıcı, toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur.

Toplantı yönetimi için konsensüs oluşturmaya dayalı en ideal rolün kolaylaştırıcılık olduğu düşünülmektedir.