TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Planlama aşamasında ilk yapılması gereken şey, sunum amacının ne olduğunun saptanmasıdır.

Sunum amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etme üzerinedir. Bu yüzden doğru seçenek D'dir.

Dinleyicilerin salona sığmaması dinleyicilerin niteliğinden çok niceliğiyle ilgili bir sorun olabilir. Doğru seçenek C'dir.

Dinleyicilerin anlamayacakları teknik dil, kısaltmalar, kısaltmalar kullanmak onların sıkılmasına ve sunumdan rahatsız olmasına sebep olabilir. Anlaşılmayan bir sunum ise amacına ulaşamaz. Doğru seçenek C'dir.

Kitlenin boyutu büyük olduğunda konuşmacı yönlendirmeli bir sunum gerçekleştirmek sunumun kalitesini arttıracak bir yöntemdir. Dolayısıyla doğru seçenek E'dir.

Bir konu ya da olayın meydana gelmesine neden olan olay, durum, konu gibi unsurların incelenerek nedenlerin ortaya çıkarılması ve çözüm önerilerinin geliştirilmesi tekniğine "Neden-Sonuç İlişkisine Göre Düzenleme" adı verilir.

Kaynağı olmayan bilgiler bir sunumun verisi olmamalıdır. Doğru seçenek C'dir.

Konuşmacılar genellikle bazı temel bilgileri veya verileri vererek konusunu tanıtmak zorundadır. Sununun gövdesinde neyin geleceğine yönelik dinleyenlerini hazırlamaları gerekir. Teknik anlatımlar sunuma başlarken verilmesi gereken bilgileri içerdiğinden dikkat çekmek amaçlanmaz. Her sunumda dinleyici kitlesi, kendisi için gerekli bilgileri ancak hemen hemen tüm sunumlar, birtakım dikkat çekicileri de gerektirir. Doğru seçenek B'dir.

Söz, konuşmanın girişinin ve sonucunun öneminden bahsetmektedir. Doğru seçenek D'dir.

Kafein tüketimi gerginliği arttıracağından sunum esnasında tüketimi tavsiye edilmemektedir. Doğru seçenek E'dir.

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır. Dikkatli planlama, çoğu etkinlikte başarı şansını geliştirir. Sunuların dinleyicilerin gereksinimlerini karşılamasını ve hedeflerinize ulaşmasını sağlamak için dikkatli bir planlama gerekir.

Doğru cevap A' dır.

Bir sunumun yapılabilmesi öncelikle bir plan hazırlanmalıdır. Sunumların planlaması aşamasında öncelikle iletişim amacı belirlenmelidir ve bu amaca yönelik olarak hedef kitlenin analizi yapılmalıdır. Sunuş planını uygularken, sunum amacı, yeri, süresi, dinleyici özellikleri, içeriğin hazırlanması, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir (Vural, 2007;86).

Doğru cevap B' dir.

Sunum amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etme üzerinedir. Ancak başka amaçlara yönelik sunular da gerçekleştirilmektedir. Genel olarak konuşmalara yönelik amaçları şöyle listeleyebiliriz:

• Bilgilendirme, • İlham verme, • Savunma,
• Teşvik etme,• Eğlendirme,• İkna etme.

Doğru cevap C' dir.

Konu, üzerinde konuşulan içerik alanıdır. Bu konu büyük, geniş bir konu olabilir. Konuşmacının sunum yapacağı konuyu yapılandırmasına imkan veren noktalar şunlardır (Gürüz &Eğinli, 2013:21)

Konuşmacı hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir.

Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir.

Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir.

Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir.

Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Doğru cevap D' dir.

Sunum hakkında hedefleri belirlerken taşıması gereken birtakım özellikler dikkate alındığında sunum mesajının şekillenmesi sağlanacaktır (Adair, 2004:156):

Açık ve kesin, Dikkate değer, Özel, Belli bir zamanla sınırlı, Gerçekçi, Rekabetçi, Katılıma yöneltici, Sunuma değer.

Doğru cevap E' dir.

Hedef kitlenin düşünce ve duygu- larının nasıl değiştirilmesi gerektiğinin belirlenebilmesi için hedef kitlenin analiz edilmesi gerekir. Hedef kitleyi analiz ederken göz önüne almanız gereken dört öge vardır (Gerould, 1994:19):

Değerler - Grubun önemi anlaşılmalıdır. Farklı organizasyonların farklı değer sistemleri vardır. Kurumun dışında bir sunum yapmak, dahili olarak sunumdan çok farklıdır. Bir organizasyon içindeki farklı departmanlar bile farklı değerlere sahip olabilir.

İhtiyaçlar - Sunum öncesinde grubun ihtiyaç duyduklarını düşündüğü şeyleri bulmak önemlidir. Yapılacak olan sunum, onların ihtiyaç duyduklarından oldukça farklı olabilir.

Doğru cevap A' dır.

Sunum planlama sürecine hedef kitlenin özellikleri göz önünde bulundurularak başlanması gerekir. Bu amaçla bilinmesi gereken özellikler farklı açılardan da ele alındığında genel olarak şu özellikler karşımıza çıkmaktadır (Chan, 1998:27-28; Jacobs, 2004:20):

Doğru cevap B' dir.

Sunumun gövde kısmına hangi bilgilerin ekleneceğine karar vermek ve bu bilgileri mantıksal bir sıraya göre düzenlemek için şu adımları izlenmelidir (Chan, 1998:37):

• Birincil mesajınızı ifade eden bir cümle yazın.
• Birincil mesajınızı destekleyen gerçekleri ve fikirleri listeleyin.
• Anahtar noktaları belirleyin.
• Anahtar noktaları özetleyip sıraya koyun.
• Her anahtar noktasını destekleyen alt noktaları listeleyin.

Doğru cevap C' dir.

Bir sunum oluştururken yararlanılabilecek kaynaklar şunlar olabilir:

• Konuşmacının deneyimi,
• Daha önce yapılmış araştırmalar,
• Yüz yüze görüşmeler,
• Kurumsal bilgiler,
• İnternet.

Doğru cevap D' dir.

Açılış, izleyicilerin dikkatinin çekildiği, uyum sağlandığı, sesin ayarlandığı ve temel bilginin verildiği yerlerdir. Açılışta ana nokta sunularak seyircilere sunum esnasında neler bekleyebileceği anlatılabilir. Açılış, kitleyle iletişim kurduğunuz ve en önemli mesajınızı ilettiğiniz yerdir. İyi bir açılış seyirciyi rahatlatır, dikkatini çeker ve onlara ne anlatılacağı konusu için hazırlar. Etkili bir açılışın faydaları: (Chan, 1998:58)

• Kitlenin dikkatini çeker ve insanların yerleşmesine yardımcı olur, • Sesi ayarlar: resmî, gayrı resmî, güler yüzlü, rahat, eğlenceli, ciddi, • Uyum kurmaya yardımcı olur,
• Gerekli arka plan bilgisi sağlar,• Dinleyicilere kim olduğunuzu söyler ve itibarını belirler,
• Dinleyicilerin neden orada olduğunuzu söyler,
• Ana noktanın önemini ortaya koyar (Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin), • İnsanların endişelerini kabul etmenizi ve tanımlamanızı sağlar,
• Sunum içeriğinin ve biçiminin önizlemesini sağlar.

Doğru cevap E' dir.