TOPLUMA HİZMET PROJESİNİN HAZIRLANMASI VE RAPORLAŞTIRILMASI

Topluma hizmet projeleri, topluma yararlı olma amacını taşıdıkları için aynı zamanda birer sosyal sorumluluk projesi olarak da kabul edilebilirler. Sosyal sorumluluk, örgütlerin yaşadıkları çevreye karşı sorumlu olmaları olarak tanımlanabilir. 

Genel anlamda sosyal sorumluluk düzeyleri incelenirse, örgütlerin sosyal sorumluluk çerçevesinde destek verdikleri temel etkinlik alanlarından bazıları a şağıdaki gibi gösterilebilir:

 • Toplumsal yardım: İhtiyaç gruplarına ekonomik yardımların yapılması, eğitim çalışmalarına destek verilmesi, yeniliklerin toplumun bilgilendirilmesi, eğitilmesi. 

• Dezavantajlı kesimlerin desteklenmesi: Türkiye’de dezavantajlı olarak adlandırılan engelliler, mülteciler, gezginler, işsizler gibi gerek eğitim sistemine gerekse iş sektörüne uyumda çeşitli zorluklar yaşayan bireylerin eğitim gereksinimlerinin karşılanması, istihdamlarının sağlanması, bu gruplara karşı ayrımcı ve kayırmacı politikalardan kaçınılması. 

• Çevre koruma: Çevresel kirlenmenin önlenmesi, atıkların yeniden dönüşümünün sağlanması, çevre kirliliğini önleyecek çalışmaların gerçekleştirilmesi.

Topluma hizmet projeleri, özellikle yükseköğretim kurumlarında “Topluma Hizmet Eğitimi” ve “Topluma Hizmet Uygulamaları” dersleri kapsamında gerçekleştirilmektedir. Bu dersler kapsamında geliştirilen projeler ile üniversitelerde sosyal yeterliklerin geliştirilmesi amaçlanmaktadır. “Topluma Hizmet Eğitimi” ve “Topluma Hizmet Uygulamaları” derslerinin amaçları incelendiğinde, özellikle sosyal yeterliklere vurgu yapıldığı açıkça görülmektedir.

Topluma Hizmet Eğitimi dersinin amacı topluma hizmetin teorik boyutu hakkında bilgi vermektir.

Topluma Hizmet Uygulamaları dersinin amacı ise bu teorik boyuta dayanarak uygulamalar yapmaktır. Daha detaylı incelersek, bu hizmet; toplumun güncel sorunlarını belirleme ve çözüm üretmeye yönelik projeler hazırlama, panel, konferans, kongre, sempozyum gibi bilimsel etkinliklere izleyici, konuşmacı ya da düzenleyici olarak katılma sosyal sorumluluk çerçevesinde çeşitli projelerde gönüllü olarak yer alma, topluma hizmet çalışmalarının okullarda uygulanmasına yönelik temel bilgi ve becerilerin kazanılması” olarak tanımlanabilir.

Batı dillerinden dilimize geçmiş olan proje kelimesi, Fransızca dilinde “projet”, İngilizce dilinde ise “project” olarak adlandırılmaktadır. Türkçe’ye Fransızca okunuşundan “proje” olarak çevrilen kelime Türk Dil Kurumu (TDK) sözlüğünde “Değişik alanlarda önceden plan ve programa alınmış, maliyeti hesaplanmış, kurum ve kuruluşların yönetim organları tarafından onaylanmış, kısa ve uzun vadeye bağlanarak özel kurum veya devlet adına gerçekleştirilmesi kabul edilmiş bilimsel çalışma tasarısı” olarak tanımlanmaktadır.

Projeler genel özellikleri bakımından, bir gereksinimden doğar ve bu gereksinimi karşılamaya dönük olarak tasarlanırlar; belirli bir zaman aralığı içerisinde ve belirli mekânlarda gerçekleşirler; belirli girdileri tüketir ve ürünler ortaya koyarlar.

Proje özellikleri arasında belki de en önemli özelliklerden birisi projelerin gerçekçi bir gereksinim doğrultusunda geliştirilmeleri gereğidir. Gereksinim analizi iyi yapılamayan proje sonuçlarının faydalı olma ihtimali oldukça düşüktür. Proje geliştirme süreci dinamik bir döngüden oluşmaktadır. Her bir proje yeni gereksinimleri ortaya çıkarır ve bu yeni gereksinimler ise yeni projelerin tasarlanmasına yardımcı olur.

Proje döngüsünün: 

• Proje geliştirme, 

• Proje hazırlama, 

• Proje analizi, 

• Proje uygulama ve 

• Proje değerlendirme aşamalarından oluşmaktadır. 

Proje konusunun tespiti için gerçekleştirilen gereksinim analizinin, alanyazında bulunan makale, konferans, çalıştay notları; kamu kurumları ve sivil toplum kuruluşları tarafından hazırlanmış olan rapor, inceleme, istatistiksel veriler; güncel ve sosyal sorunlar; mesleki ve kişisel yaşantılar/deneyimler; uzman görüşleri, geçmiş veya hâlihazırda yürütülen benzer projeler vb. gibi kaynaklara dayanması gerekmektedir.

Karasar (2004), bilimsel yöntemi “açık, seçik, denetlebilir, yansız, eleştirici, düzeltici, seçici, deneyici, duyarlığı yüksek, olgusal düzeyde insanlar için en güvenilir bilgi edinme yöntemi” olarak tanımlamaktadır. 

Erkuş (2005) ise bilimsel yöntemi önceki çalışmalardaki eksikliklerinin gözetilerek veya çevredeki olayların gözlemlenerek problemin saptanması; bu problemin nasıl çözüleceğinin kestirilerek hipotezlerin geliştirilmesi ve araştırma sorularının hazırlanması; probleme yönelik veri toplama araçlarının geliştirilmesi ve verilerin toplanması; elde edilen verilerin raporlaştırılması ve araştırmanın ürünlerine bağlı olarak yeni araştırma alanlarının keşfedilmesi olarak açıklamaktadır.

Bilimsel araştırma projelerinde araştırmanın önemi, onun bir uygulamaya ilişkin bilgi vermesi, bir kuram geliştirmeye katkı getirmesi, araştırmanın gerçekleştirildiği alanda belirli bir uygulamanın değerlendirilmesine imkân vermesi, güncel ve sosyal sorunlara öneri/katkı getirmesi olarak tanımlanmaktadır. 

Projeler, etki alanları, hedef kitleleri, bütçeleri, zamanları gibi birçok unsurla sınırlandırılmaktadır. Topluma hizmet projelerinde de bu sınırlılıkların gerçekçi biçimde betimlenmiş olmasına dikkat edilmelidir. Projenin hangi amaçlar; hangi bölge, şehir, mahalle; hangi süre ve hangi hedef kitle ile sınırlandırıldığı, gerek projenin tasarımı gerekse raporlaştırılması sürecinde ortaya konulmalıdır.

Proje planlanırken genel olarak cevaplanması gereken altı temel soru bulunmaktadır. 5N-1K olarak ta adlandırılan (Yılmaz, 2003) bu sorular şu şekildedir: 

Proje niçin gerçekleştirilecek? Proje kapsamında ne gerçekleştirilecek? Proje nerede gerçekleştirilecek? Proje nasıl gerçekleştirilecek? Proje ne kadar zamanda gerçekleştirilecek? Proje kim/kimler tarafından gerçekleştirilecek?

Topluma hizmet projesinin önerisinin geliştirilmesi aşamasında, projenin başlayacağı tarihten sona ereceği tarihe kadar olan zamanda hangi işlerin ne kadar süre ile yapılacağı belirlenmelidir. Bu planlama, proje hedeflerine erişilebilmede, projelerin zamanında ve etkili olarak gerçekleştirilmesinde, kaynakların ekonomik kullanılmasında ve neredeyse kesinliğe yakın bir proje bütçesinin tespit edilmesinde oldukça büyük öneme sahiptir.

 • Proje yürütücüsü etkili iletişim becerilerine sahip olmalıdır: Proje yürütücüsü, hem projenin gerçekleştirileceği hedef kitleler ile hem de kendi proje ekibi ve paydaşları ile etkili iletişime girmek durumundadır. Projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması sürecinde yürütücünün aktif dinleme, etkili konuşma ve yazma gibi temel iletişim becerilerine sahip olması, karşılaşılması olası sorunların çözümünde de yardımcı olabilecektir.

 • Proje yürütücüsü grupla çalışma becerilerine sahip olmalıdır: Proje yürütücüsü, proje ekibinden ve paydaşlardan gelen fikirleri dinlemeli ve bunları değerlendirmelidir. Yürütücü, farklı fikirleri müzakere edebilmeli, grup üyelerini güdüleyebilmeli, grup için dayanışmayı artırabilmeli ve problem çözme becerilerine sahip olabilmelidir. 

• Proje yürütücüsü organizasyon ve yönetim becerilerine sahip olmalıdır: Proje yürütücüsünün organizasyon ve yönetim becerilerinin olması projelerin yürütülebilmesi için son derece önemlidir. Proje yürütücüsü, hazırlamış olduğu planlara sadık kalmalıdır; süreç içerisinde karşılaştıkları sorunları çözebilmeli, iş stresini yönetebilmeli ve dakik olmalıdır.

Proje yürütücüsü projenin gerçek sorumlusudur dolayısıyla projenin tasarlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında birincil öneme sahip kişidir. Başarı veya başarısızlığın da gerçek sorumlusudur. Proje yürütücüsü, projeye olan gereksinimleri analiz eder, bu gereksinimleri dikkate alarak proje amaçlarını, sınırlılıklarını, yöntemini, bütçesini belirler. Projenin zamanını ve kaynaklarını planlar, paydaşları belirler. Bunları proje ekibinin üyelerine danışır, fikirlerini dinler ve değerlendirir. Proje tasarısını yazılı öneri haline dönüştürür, süreci planlandığı gibi yönetir, sorunlara hızlı çözümler üretir, proje ekibini koordine eder ve uyumlu çalışmalarını sağlar, sürecin planlara uygunluğunu kontrol eder, proje sonuçlarını raporlaştırır.

Topluma hizmet projesinde başarısızlığa götürebilecek unsurlardan bazıları aşağıdaki gibi açıklanabilir: 

- Proje yazımında kültürel farklılıkların dikkate alınmaması,

- Projenin gerçekleştirilmesinde yerel, bölgesel yönetimin desteğinin alınamaması,

- Proje hedeflerinin açık olarak tanımlanamaması,

-Zaman ve kaynakların etkili olarak planlanamaması ve yönetilememesi,

- İletişim eksikliği ve çatışmalarının yaşanması

• Proje içerisinde kullanılan ifadelerin açık ve anlaşılır olmasına dikkat edilmelidir.

• Proje içerisinde etiketlere yer verilmemelidir.

• Araştırmaya katılım vurgulanmalıdır.

• Cinsiyet rollerine dikkat edilmelidir.

• Irk ve etnik kimliklerin anlatımında kullanılan ifadeler dikkat edilmelidir.

• Doğruluk: Özetin, projenin amacını ve içeriğini doğru olarak yansıtması sağlanmalıdır. Araştırma metni içerisinde yer almayan bilgiler proje özeti içerisine dâhil edilmemelidir. Gerçekleştirilecek olan proje, daha önce gerçekleştirilmiş olan bir projeyse veya benzeriyse bu özet kısmında belirtilmelidir. 

• Kendi içinde yeterlilik: Özet içerisinde yer alan kısaltmalar ve terimler açıklanmalıdır. Özet kısmında alıntılar yapmak yerine, mümkün olduğu kadar proje hazırlayıcısının kendi ifadeleri yer almalıdır. 

• Kısa ama öz ifadeler: Proje özetinde kullanılan cümleler olabildiğince en üst düzeyde bilgilendirici olmalıdır. Özet kısmı çok uzun olamayacağı için proje içerisindeki amaç, önem ve yönteme ilişkin bilgiler anlam bütünlüğü içerisinde, kolay anlaşılır ve kısa cümleler ile yazılmalıdır.

Bishop (1984) etiği “bir çalışma faaliyetinde bulunan insanların ahlak ilkelerini, davranış biçimlerini, görevlerini ve zorunluluklarını belirleyen kurallar zinciri olarak” tanımlamıştır (Bishop, 1984; Akt, Ruacan, 2003). Ruacan’a (2003) göre ise etik, “yasalardan farklı olarak, çoğunlukla yazılı ve kesin koşullar içermez, zamana, değişen koşullara, toplumsal gereksinim ve bilimsel gelişmelere bağlı olarak değişimler gösterebilir. 

Proje raporunda, projede yer alan katılımcıların adları, adresleri, telefon numaraları gibi kişisel bilgileri deşifre edilmemelidir. Bu bilgiler proje yürütücünde kalmalı ancak sınırlı sayıda kişiler ile paylaşılmalıdır. Proje kapsamında gerçekte yapılmamış olan çalışmalar yapılmış gibi raporlaştırılmamalıdır. Projenin gerçekleştirilmesinde hiçbir katkısı bulunmayan kişiler proje ekibi arasında gösterilmemelidir. Buna karşın, projenin gerçekleştirilmesine katkı vermiş olan kişilere ise proje ekibi içerisinde yazılı olarak yer verilmelidir.

Proje yürütücüsü, proje fikrini oluştururken birçok kaynaktan yararlanabilir. Bu kaynaklar arasında daha önce başkaları tarafından gerçekleştirilmiş olan projelerin incelenmesi de bulunmaktadır. Proje yürütücüsü bu projelerden esinlenebilir ancak proje önerisinin yazımı sırasında bu projelerden bahsederek kendi önerdiği projenin hangi yönlerden benzediğini, hangi yönlerden farklılaştığını açık bir şekilde ortaya koymalıdır. Söz konusu fikri kendi bulmuş gibi projeyi tasarlamamalıdır. Proje yürütücüsü, proje ekibini oluştururken ekibe dâhil edeceği bireyleri uzmanlıklarını ve yeterliklerini kıstas alarak belirlemeli ve proje katılımını kabul ettiklerine ilişkin yazılı izinlerini almalıdır.

Topluma hizmet projesi tasarlandıktan ve önceki bölümlerde anlatılanlar doğrultusunda yazılı hale getirildikten sonra eksikliklerin tespiti için yeniden kontrolden geçirilmesinde büyük fayda bulunmaktadır. Bu listeye kontrol listesi adı verilir.