TURİZMDE OTOMASYON SİSTEMLERİ

Bilgi sistemleri; bilgiyi toplayan, işleyen ve transfer etmeyi sağlayan donanım, yazılım, ağ sistemleri, veri ve insanlardan oluşan bir bütünüdür. Bundan dolayı sorunun doğru cevabı “Bilgiyi toplayan, işleyen ve transfer etmeyi sağlayan donanım, yazılım, ağ sistemleri, veri ve insanlardan oluşan bir bütün” seçeneğidir.

Muhasebe bilgi sistemi aşağıda sıralanan işlemleri gerçekleştirmektedir: Faaliyetler ve işlemler hakkındaki mali işlemler ile ilgili verileri toplar ve kaydeder. Planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için karar vermede kullanılmak üzere veriyi işleyerek bilgiye dönüştürür.  Organizasyonun varlıklarını korumak için yeterli kontrolleri sağlar. Bu kontroller, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru ve güvenilir verilere sahip olunmasını sağlar. Bilgi kullanıcılarının gereksinimleri çerçevesinde belirlenmiş rapor ve bilgileri oluşturur.  Biriktirilmiş veri veya bilgileri sorgulamak suretiyle gereksinimlere göre çeşitli raporlar hazırlar. Bu bilgiler doğrultusunda sorunun doğru cevabı “mal ve hizmet üretimi yapabilmek için çeşitli mal ve hizmetleri tüketmek” seçeneğidir.

Harcama döngüsünün işleyişi sırasında kullanılan belgeler aşağıda sıralanmaktadır:  Satın alma istek fişi, satın alma emri, teslim alma raporu, mahsup fişi, çek kayıtları, nakit ödemeler özet raporu, nakit gereksinimleri raporu. Bu bilgiler doğrultusunda sorunun doğru cevabı “işçilik zaman formu” seçeneğidir. Çünkü işçilik zaman formu harcama döngüsünün işleyişi sırasında kullanılan belgelerden biri değil; üretim işlemleri sisteminde yer alan temel belgelerden biridir.

ETS Muhasebe Yönetimi, otellerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş kapsamlı bir muhasebe yönetim sistemidir. Ön muhasebe ve genel muhasebe dışında işletmenin idari süreçlerinin tamamını yönetebilecek satın alma, demirbaş, personel, stok ve satış yönetimi modüllerini içermektedir. Program modüler olarak tasarlandığından ihtiyaç doğrultusunda istenilen modüller sonradan da eklenebilir. Bu bilgiler ışığında sorunun doğru cevabı “ön muhasebe ve genel muhasebe dışında işletmenin idari süreçlerinin tamamını yönetebilecek satın alma, demirbaş, personel, stok ve satış yönetimi modüllerini içermesi” seçeneğidir.

Bir bilgisayar sisteminde temel olarak giriş birimleri, merkezi işlem birimi, iletişim birimleri, çıkış birimleri ve ikinci depolama birimleri bulunmaktadır. İkinci Depolama Birimleri: Bu birim, merkezi işlem birimi dışında verilerin toplanması ve saklanması için kullanılmaktadır. Merkezi işlem birimi bilgisayara dahil iken ikinci depolama birimleri harici olarak çalışmaktadır. Muhasebe bilgi sisteminde ikinci depolama birimleri genel olarak kullanıldığı gibi verilerin yedeklenmesi amacıyla kullanılmaktadır. İkinci depolama birimi olarak ifade edilen araçlar şunlardır:, disketler, CD/ DVD rom. Bu bilgiler ışığında sorunun doğru cevabı “manyetik (hard) diskler” seçeneğidir.

Muhasebe bilgi sisteminde giriş birimleri iki kısımda ele alınabilir. Bunlar; kaynak dokümanlar ve bilgisayar giriş birimleridir. Sorunun doğru cevabı “kaynak dokümanlar-bilgisayar giriş birimleri” seçeneğidir.

Sistem Otel: Çeşitli büyüklükteki otel veya otel zincirlerinin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmıştır. Yazılım içerisinde işletmenin ihtiyacını karşılamak üzere hazırlanmış birçok modül bulunmaktadır. Bu modüller arasında satış, cost, kasa ve raporlama modülleri yer almaktadır.

Satış modülü ile dosya ve dokümanların sistem veri tabanına eklenmesi, acentelere kredi limitleri tanımlanarak risk yönetiminin sağlanması, fiyat tanımları yapılarak kapı fiyatlarında standardizasyona gidilmesi, paket fiyatları oluşturularak misafirlere opsiyonel hizmetler sağlanması, fiyat anlaşmalarında onay mekanizması sayesinde verilen fiyatlarda denetim sağlanması gibi avantajlar sağlanmaktadır.  Bu bilgiler ışığında sorunun doğru cevabı “acentelere kredi limitleri tanımlanarak risk yönetiminin sağlanması” seçeneğidir.

Materials Control (MC): Satın alma ve stok kontrol yöntemlerinden biridir. Maliyet kontrolü (cost control) veri tabanı olarak da kullanılabilen sistem aynı zamanda işletmeye giren ürünlerin fiyatlarına belli kâr seçeneklerini koyarak fiyatlama, tüm maliyetlere ulaşım ve kontrol imkânı sağlamaktadır. Materials Control (MC) stok takip ve yönetim programı, stokların gerçek zamanlı durumunu görmenizi sağlayan, stok verimliliğini ve maliyetlerini optimize eden bir çözümdür. Sistemin maliyet yönetimi açısından sağladığı yararlar şu şekildedir: Stokların gerçek durumunu öngörülen stok durumuyla kıyaslar, stoklar belirlenen kritik seviyelere düştüğünde yetkilileri uyarır, kayıp ve fire miktarlarını düzenli olarak takip eder. Bu bilgiler ışığında sorunun doğru cevabı “Stokların gerçek durumunu öngörülen stok durumuyla kıyaslayarak, stoklar belirlenen kritik seviyelere düştüğünde yetkilileri uyarması” seçeneğidir.

1984 yılında kurulan Logo farklı türde işletmelerde kullanılmak üzere farklı muhasebe programları sunmaktadır. Bunlardan ilki Logo İşbaşı, mikro işletmelerin ön muhasebelerini yönetmesi amacıyla geliştirilen online olarak çalışan bir programdır. Farklı mobil uygulamaları da bulunan program sipariş, fatura, gelir-gider, stok, cari hesap, kasa-banka takibi yapılmaktadır. Mikro işletmelere getirilen bir yenilik olarak işletmeler programla mobilden sesli komutla fatura oluşturabilmekte ve oluşturulan faturaları e-fatura / e-arşiv fatura olarak gönderebilmektedir.  Sorunun doğru cevabı “A” seçeneğidir.

Mikro yazılımın aynı zamanda restoran muhasebe programı bulunmaktadır. Restoran muhasebe programının işlevleri şunlardır: • Depo transferi ve kontrolü işlemleri yapabilir, • Fiş, fatura, irsaliye işlemlerinizi yapabilir, • Ciro takibi yapabilir, • Nakit, kredi kartı gibi seçeneklerle satış yapabilir, • Müşteri bilgilendirmesi için SMS kullanabilir, • Bankalar ile entegrasyon sağlayabilir, • Restoranın performansına dair raporlar alabilir, • Restoran çalışanlarına dair maaş ve avans ödemeleri dahil her türlü işlemi kolayca ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu bilgiler ışığında sorunun doğru cevabı “depo transferi ve kontrolü işlemleri yapabilmesi” seçeneğidir.

Muhasebe bilgi sisteminin gerçekleştirdiği işlemler:

• Faaliyetler ve işlemler hakkındaki mali işlemler ile ilgili verileri toplar ve kaydeder.

• Planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için karar vermede kullanılmak üzere veriyi işleyerek bilgiye dönüştürür.

• Organizasyonun varlıklarını korumak için yeterli kontrolleri sağlar. Bu kontroller, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru ve güvenilir verilere sahip olunmasını sağlar.

• Bilgi kullanıcılarının gereksinimleri çerçevesinde belirlenmiş rapor ve bilgileri oluşturur.

• Biriktirilmiş veri veya bilgileri sorgulamak suretiyle gereksinimlere göre çeşitli raporlar hazırlar.

Uygun Maliyet İlkesi: Bu ilke, muhasebe bilgi sisteminin kurulması ve işletilmesinde fayda-maliyet analizine dikkat edilmesi gerektiğini ifade etmektedir.

Raporlama İlkesi: Bu ilke, muhasebe bilgi sisteminin düzenli olarak ve gerçeği yansıtır şekilde mali tabloların ve diğer raporların hazırlanması gerektiğini ifade etmektedir.

İnsan Etkeni İlkesi: Muhasebe bilgi sistemini işletecek personelin yeterli sayıda ve mesleki yeterliliğe sahip olması gerektiğini ifade etmektedir.

Örgüt Yapısı İlkesi: Muhasebe bilgi sisteminde kusursuz bir personel yönetiminin olması, yetki ve sorumlulukların uygun bir şekilde dağıtılması, görev tanımlarının yapılmış olmasını ifade etmektedir.

Veri Biriktirme ve İşleme İlkesi: Muhasebe bilgi sistemi içerisinde gelen verilerin düzenli bir şekilde kaydedilmelerini, bu kayıtların işlenerek çeşitli bilgiler üretilmesini ve bu bilgilerin belgeler yardımı ile saklanmasını ifade etmektedir. Bu ilke, kısaca,
girdi-işlem-çıktı olarak tanımlanmaktadır.

Açık ve Anlaşılabilir Olma İlkesi: Muhasebe bilgi sisteminin rahatlıkla anlaşılabilir ve açık olması gerektiğini ifade etmektedir. Bu ilke gereğince bir sistemin etkin olması, karmaşık olmasını gerektirmemelidir.

Hasılat döngüsünde kullanılan belgeler:
• Satış sipariş formu
• Sevk irsaliyesi
• Satış faturası
• Yevmiye maddeleri
• Onaylı fiyat listesi
• Büyük defter hesapları
• Muavin hesaplar
• Özet satış raporu
• Aylık müşteri borç raporu

Hasılat döngüsünde kullanılan belgeler aşağıdaki gibi sıralanmaktadır:

• Satış sipariş formu
• Sevk irsaliyesi
• Satış faturası
• Yevmiye maddeleri
• Onaylı fiyat listesi
• Büyük defter hesapları
• Muavin hesaplar
• Özet satış raporu
• Aylık müşteri borç raporu

Harcama döngüsünün işleyişi sırasında kullanılan belgeler aşağıda sıralanmaktadır:
• Satın alma istek fişi

• Satın alma emri
• Teslim alma raporu
• Mahsup fişi
• Çek kayıtları
• Nakit ödemeler özet raporu
• Nakit gereksinimleri raporu

Üretim planlama sisteminde kullanılan temel
veri kaynakları şunlardır:
• Mamul talep formu
• Üretim işlemleri listesi

• Zaman etüdü,
• Üretim programı
• Mamul reçeteleri
• Üretim (iş) emirleri

İnsan kaynakları döngüsünde kullanılan veri kaynakları aşağıdaki gibi sıralanabilmektedir:
• İşe giriş bildirgesi
• Personel sivil bilgileri formu
• Ücret bordrosu
• Ödeme fişi

Bilgisayarlı muhasebede kayıt ve rapor sistemleri:

1. Kanıtlayıcı belgeler

2. Muhasebe fişleri

3. Muhasebe defterleri

4. Muhasebe raporları

Muhasebe programları 1 Ocak 1994 tarihinden itibaren yürürlüğe konan tek düzen hesap planına uygun olarak çalışmaktadır.

1984 yılında kurulan Logo farklı türde işletmelerde kullanılmak üzere farklı muhasebe programları sunmaktadır. Bunlardan ilki Logo İşbaşı, mikro işletmelerin ön muhasebelerini yönetmesi amacıyla geliştirilen online olarak çalışan bir programdır.

Sistem otel: Çeşitli büyüklükteki otel veya otel zincirlerinin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmıştır.

Akınsoft Wolvox ERP: Ön Muhasebe ve Kurumsal Kaynak Planlaması kullanmak isteyen tüm işletmeler için tasarlanmıştır.

Dia muhasebe yazılımı: Muhasebe planlarının hazırlanarak gelir-gider tablolarının takip edebilmesi, defter dökümlerinin saklanması ve şubelerin yönetebilmesi için geliştirilmiştir.

ETS muhasebe yönetimi: Turizm acentalarının ve otellerin ihtiyaçları için özel olarak tasarlanmıştır.

Logo İşbaşı: Mikro işletmelerin ön muhasebelerini yönetmesi amacıyla geliştirilmiştir.

İşletmelerin amaçlarını gerçekleştirmek için faaliyetlerinde sürekli kullandıkları fiziki
varlıklara maddi duran varlıklar denmektedir.

İşletmeler için sorun çözme ve karar almada ihtiyaç duyulan bilgileri sağlayan sistem “yönetim bilgi sistemi”dir. Muhasebe bilgi sistemi yönetim bilgi sisteminin bir alt sistemi olup sistemler arasında ilişkinin sağlanması noktasında muhasebe bilgi sistemi diğer bilgi sistemlerinin her biri ile ayrı ayrı ve çok yönlü bir ilişki içerisindedir.