Ona güvenin: Asistanınızın ilk işi, öncelikleri belirlemektir. Hangi bilgiyi kime aktaracağını bilir ve işleri önem ve aciliyet sırasına koymak onun uzmanlık alanıdır. Mesela çok acele bir imza gerekiyorsa, iyi sekreter doğru kişiye doğru zamanda imzalatacaktır. Yeter ki yürüyen dosyalar hakkında bilgisi olsun.
Ona yetki verin: Son 10 yıldır yönetici sistanları giderek uzmanlaşıyor. Bilgisayar vb imkanların kullanımı ve yabancı dil bilgisi dışında, yönetici asistanlarının pek çoğu artık hukuk, pazarlama, marketing konularına da vakıf. Böyle bir yardımcınız var da, sadece telefon bağlatıyor yahut kahve yaptırıyorsanız, size yönetici demezler.
İnsan ilişkileri becerisinden yararlanın: Çalışanlarla yönetici arasında tampon vazifesi gören sekreterlerin insani rolü çok önemli. İyi bir asistan, doğru insana, doğru zamanda, doğru mesajı vererek sürtüşmeleri, gerginlikleri ortadan kaldırır. Doğabilecek tatsızlıkları, dedikoduları önler. Şirket için bazı bilgileri, yöneticiye olan yakınlığından faydalanarak, çalışanlara o aktarır. Böylece yöneticiyi bir yükten de kurtarır. Tabii ki bir çalışana işten çıkarıldığını bildirmek sekreterin görevi değildir.
Tecrübesinden yararlanın: Mesela 10 yıldır görevde olan bir yönetici asistanı, şirket için ve yöneticisi için çok önemli bir hafızadır. Herkesin, çalışanların, üstlerin, müşterilerin huyunu suyunu bilir, geçmiş çatışmaları hatırlar, yapılan hataların tekrarlanmamasını sağlar. Böyle bir bilgi birikiminin değerini düşünebiliyor musunuz!
Onu vazgeçilmez kılın: Yönetici asistanları genelde küçük şirketlerde daha mutlu çalışırlar, çünkü büyük gruplarda görevleri çok kalın çizgilerle belirlenmiştir, oysa küçük şirketlerde biraz da ’ne iş olsa yapar’ durumundadırlar. Yani daha çok inisiyatif kullanabilirler, daha çok sorumluluk yüklenebilirler. İyi bir sekretere, ne kadar sorumluluk ve yetki verirseniz (bazı satın almalar, mobilya-dekorasyon, büro organizasyonu, otel-bilet rezervasyonları, insan kaynaklarıyla ilgili kararlar vs) o kadar mutlu olacak ve kendini vazgeçilmez hissedecektir ve o kadar gayretle çalışacaktır. Onunla düzenli görüşün: Yöneticinin asistanıyla haftada 1 saatlik bir toplantı yapması faydalıdır. Elindeki dosyalar ne noktadadır, kiminle ne sorun yaşanmaktadır? Yönetici bu toplantı esnasında planlı bir şekilde isteklerini aktarır ve sekreterini dinler. Böylece ona ve yaptığı işe verdiği önemi de göstermiş olur. Onu yönetici gibi eğitin: Yönetici asistanlarının şirket içi eğitim almak için vakti olmaz. Mesleki gelişmeleri ancak kendi imkânlarıyla takip eder, kendilerini geliştirirler. Ama görevleri önemlidir, işleri zordur. İnsan ilişkilerini yönetmeyi, şirket işleyişi hakkında bilgi sahibi olmayı fazlasıyla hak ederler.
Eğitimlerine destek verin.
(17 Nisan 2008 tarihli L’Entrep
