YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 9

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

İnsanın yaratıcı ve yenilikçi gelişiminin temelinde mesleki eğitim vardır. Mesleki eğitimin genel amacı, eğitimin konusunu oluşturan mesleğin öğretilmesidir.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir.

Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir.

Tarih boyunca, özellikle yönetsel bir çaba içinde olan insanların, kendilerine yardımcı olacak bir kişiye hep ihtiyaçları olmuştur. Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur.

Sekreterleri organizasyondaki yerleri ile görev ve sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreteri olarak gruplandırmamız mümkündür.

Mesleklerin çoğunda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde uzmanlaşmanın önemi artmış ve sekreterler de çalıştıkları iş kollarında uzmanlaşmaya başlamışlardır. Bunun sonucu olarak da aşağıdaki sınıflamalar doğmuştur.

Hukuk Sekreterliği, Turizm Sekreterliği, Tıp Sekreterliği, Okul Sekreteri, Üyelik Sekreteri, Basın Sekreterliği Muhasebe ve Finans Sekreterliği, Raportör Sekreter, Uluslararası Organizasyon Sekreteri, Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri, Teknik Sekreter, Üst Düzey Yönetici Sekreteri, Film Sekreteri, İşletme Sekreteri.

Yönetici sekreterler, genellikle yöneticilerinin yokluğunda, belirli konu ve durumlarda onun yerini doldurma gibi yetkilere sahip olan konumda görev yaparlar. Yani yönetici sekreter, gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına uygulayan kişidir.

Muhasebe ve Finans Sekreterliği: Mali konularda piyasayı sürekli takip ederek yöneticisine yardımcı olan sekreterlerdir. Genellikle muhasebe bürolarında ya da işletmelerin muhasebe, finans bölümlerinde çalışan sekreterdir. Çalıştıkları iş kolunun özelliğine göre üretimden satış aşamasına kadar ürün ve hizmetler piyasası hakkında gerekli bilgiye sahip olmalıdırlar.

Bir örgütü etkili kılmak isteniyorsa, takım kurmak ve takımı etkili yönetmek, takımlar arasında koordinasyonu sağlamak başarılabilmelidir.

Toplam kalite yönetiminin ilkesi, çalışanların ürettikleri mal, hizmet ya da düşüncenin daha nitelikli olmasına yarayacak görüşlerin alınarak üretime ilişkin sorunların çözümünde kullanılmasıdır.

Örgüt, bütün çalışanları ve yöneticileri ile bir futbol takımı veya bir orkestra gibi uyumlu, birbirlerine güven duyarak, etkili iletişim kurarak, duygu ortaklığı yaratarak çalışmalıdır.

Takımların belli gereklilikleri, faydaları ve riskleri, sonuçta ortak çaba gerektiren en az bir ortak hedefle ilgili olarak ortaya çıkar. Çünkü hedef ya da hedeflerin, tüm takım üyeleri tarafından aynı biçimde anlaşılması ve her birinin çabasının koordine edilmesi gerekir.

Takım türleri dört gruptan toplanmıştır. Bunlar, problem çözme takımları, çapraz fonksiyonlu takımlar, kendi kendini yöneten takımlar ve sanal takımlardır.

Takım kurmada en önemli sorun, takımın işinin çözümlenmesi, görevlere ayrılması ve her görevin gerektirdiği çalışan yeterliliğinin ortaya çıkarılmasıdır.

Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır.

Başarılı takımlarda işbölümü, dayanışma, destek, inanç, azim ve hırs vardır.

Yönetici ile üretken bir takım oluşturmak isteyen yönetici asistanı belli ilkelere uymalıdır. Bunlar:

Yeni Yönetici ile Çalışma

Yöneticinin Amaçlarını Bilmek

Yönetici Temsilcisi Olarak Güven Kazanma

Yöneticinin Zamanını Yönetme

Yöneticinin Sırdaşı Olma

Yöneticiye Önerilerde Bulunma

Hatalardan Ders Alma

Yöneticinin Zayıf Noktalarını ve Hatalarını Kapatma

Şikayet ve Söylentileri Yöneticiye İletme

Yöneticinin Başarısı

Bağlılık Gösterme

Gerektiğinde Yöneticiye “Hayır” Demek

Yöneticinin Amiri İle İlişkileriniz

Yönetici İle Kişisel İlişkiler

Yöneticiye Hediye Verme

Yöneticinin Eşi ve Diğer Akrabaları İle İlgilenme

Yöneticinin Hoşuna Gitmeyecek Yönleriniz

Takım çalışması, hedeflere ulaşmak için diğerleriyle hareketli bir şekilde çalışmak, diğerlerinin ihtiyaçları ve duygularını göz önünde bulunduran davranışlarda bulunmak; bir kişinin davranışının diğerlerinin üzerinde yarattığı etkinin farkında olmak şeklinde tanımlanabilir. Takım içinde;

Takım arkadaşlarıyla uzun vadeli ilişkiler oluşturmaya çalışılır.

Takım üyelerine, müşterilere davranılması gerektiği gibi davranılır.

Diğerlerinin ihtiyacı olduğu zaman yardımcı olunur-destek sağlanır.

Yeni işe girenlerin çalışma prosedürlerini öğrenmesi ve üretken olması için yardımcı olunur.

Diğer takım üyeleri iyi bir iş yaptığında onlara övgüde bulunulur.

Takım arkadaşları ile iş bilgileri paylaşılır.

Eğer birinin izne ihtiyacı varsa, yöneticinin izniyle onunla gönüllü olarak vardiya değiştirilir.

Takım arkadaşlarından gelen yönlendirme ve yapıcı geri bildirimler kabul edilir.