YÖNETİM VE ORGANİZASYON I - Deneme Sınavı - 2

Eş zamanlı denetimde, denetim sürecinin zaman odağı şimdiki zamandır. İşletme faaliyetleri sürdürülürken, bir başka deyişle plan uygulanırken, denetim yapılması söz konusudur. Herhangi bir üretim tesisinde temel hedef belli bir zaman diliminde, doğru miktar ve kalitede üretim yapılmasıdır. Çalışanların izlenmesi, toplam kalite yönetimi uygulamaları, özdenetim gibi süreçler eş zamanlı denetim türüne ait özelliklerdir.

İşletmelerin ana faaliyet alanlarına giren fakat üretim işlevi ile ilişkilendirilemeyen çeşitli harcamaları, faaliyet bütçesi kapsamında bütçelendirilmektedir. Bu tür giderlere örnek olarak araştırma ve geliştirme (Ar-Ge) giderleri, pazarlama, satış ve dağıtım giderleri ve genel yönetim giderleri verilebilir.

İşletmelerin bütçeleme sistemi içerisinde ilk önce hazırlanan bütçe satış bütçesidir. Bu bütçenin amacı hangi ürünlerin hangi fiyattan satılacağını tahmin etmek ve bu şekilde işletmenin beklenen satış gelirini belirleyebilmektir.

Denetim sistemleri, çalışanlar sistemi çeşitli şekillerde aşmaya yönelik taktiksel davranışlar geliştirdikleri durumlarda veya kendi konumlarını denetim sistemi içerisinde olduğundan daha olumlu göstermeye çalışmaları halinde etkililiğini yitirmektedir. En sık rastlanan taktiksel davranış, var olan bilginin manipüle edilmesi veya başarı düzeyine ilişkin verilerin saptırılmasıdır. Bireyler genellikle iki tür yanlış veri üretmektedirler. Bunlardan ilki geçmişte ne olduğuna ilişkin, diğeri gelecekte ne olabileceğine ilişkindir.

Denetim, işletme bünyesinde yürütülen faaliyetlerin sonuçları itibariyle, planlama aşamasında öngörülen hedeflere ne oranda erişildiğinin incelenmesi ile ilgili bir kavramdır. Bundan ötürü, denetim sürecinde daha önceden belirlenmiş standartların, planların ve hedeflerin olması şarttır.

Denetim örgütsel amaçlara ulaşılabilmek amacıyla çeşitli standartların belirlenmesi, örgütsel performansın veya başarının bu standartlarla karşılaştırılması ve eğer herhangi bir sapma var ise, çeşitli düzeltici tedbirlerin alınmasını içeren düzenleyici bir yönetsel süreçtir (Williams, 2007: 524). Bu tanımda yer alan örgütsel amaçlar ve çeşitli standartlar, yönetim fonksiyonlarından planlama sürecinde belirlenir. Bu nedenle, I’inci ifade doğrudur. Denetimin düşük maliyetli ve sorunsuz bir şekilde uygulanabilmesi, planlamada gerçekçi ve ulaşılabilir standartların konulmasıyla mümkün olabilir. Bununla beraber, denetim süreci standartlar sağlandığında ve örgütsel amaçlara erişildiğinde amaçlarına ulaşmaktadır. Öyleyse, planlama ve denetim arasında karşılıklı bir bağ söz konusudur. Dolayısıyla, II’nci ifade de doğrudur. Denetimsizlik, yapılan işin standartlara uyumunun sağlanamadığı, sapmaların kabul edilemez düzeyde olduğu bir ortam yaratmaktadır. Bundan ötürü, III’üncü ifade de doğrudur.

İşletmelerde denetim fonksiyonu temel olarak üç tür denetim yaklaşımıyla yürütülmektedir. Bu yaklaşımlar; bürokratik denetim, piyasa denetimi ve klan denetimidir. Bürokratik denetimde kurallar, düzenlemeler, hiyerarşi ve yetki ilişkileri aracılığıyla durum değerlendirmesi yapılır. Piyasa denetiminde, fiyat mekanizması, ekonomik veriler ve rekabet işletmecilik faaliyetleri üzerinde denetleyici bir güçtür. Klan denetiminde ise, denetim fonksiyonu daha çok gelenekler, değerler, normlar, ortak hedefler temelinde ve karşılıklı güven esasına dayalı olarak yürütülür.

Pizzacı, 30 dakika olarak belirlenen teslimat süresine uyulmadığını saptamıştır. Sapma düzeyinin (15 dakika) kabul edilemez olduğu sonucuna varmış olmalıdır ki, hedeflenen 30 dakikalık teslimat süresini nasıl gerçekleştirebileceğini düşünmektedir. Başka bir ifadeyle, pizzacı denetim sürecinin son aşaması olan sapmalara ilişkin düzeltici tedbirlerin alınması basamağına gelmiştir.

Müşteri memnuniyet anketiyle, faaliyet sonuçlarına ilişkin veriler elde edilmekte, elde edilen veriler analiz edilmekte ve sonuçlar sürece ilişkin düzeltici tedbirlerin alınabilmesi için ilgili yerlere iletilmektedir. Bu geçmiş odaklı bir denetimdir.

Tüm faaliyetlerin kalite düzeylerinin arttırılması felsefesini benimseyen toplam kalite yönetimi (TKY), bir kalite denetim felsefesidir. TKY, kalite düzeyinin geliştirilmesinde tüm işletme çalışanlarını belli düzeyde sorumluluk altına sokarak, kalite felsefesini benimsemiş bir örgüt kültürü yaratır. Dolayısıyla, TKY istatistiksel bir denetim anlayışıyla sınırlı değildir. I’inci ifade yanlıştır. Diğer iki ifade TKY’ni açıklayan ifadelerdir.

Finansal denetim araçlarını şöyle sıralayabiliriz: Bütçeler, faaliyete dayalı maliyet sistemleri, bilançolar, gelir tabloları, nakit akış tabloları ve finansal oranlar. Toplam dengeli başarı göstergesi ve yeni ürün başarısı finansal denetim araçlarından değildir. Toplam dengeli başarı göstergesi, geleneksel performans değerlendirme ve denetim yaklaşımlarının tekdüze ve geçmiş odaklı yapısını aşabilmek amacıyla geliştirilmiş bütüncül bir denetim yaklaşımıdır. Geleneksel yaklaşımlarda, işletmeler başarı düzeylerini finansal temelli ölçütlere göre değerlendirmektedir. Bunun aksine, Toplam Dengeli Başarı Göstergesi (TDBG) örgütsel performansı eşit düzeyli dört temel bileşen açısından değerlendirmektedir. Bu bileşenler finansal, müşteriler, iç faaliyetler ve yenilikçilik/öğrenme şeklinde sıralanmaktadır. Yeni ürün başarısı ise, TDBG’nin yenilikçilik/öğrenme bileşeninin bir ölçütüdü

Gezinerek yönetim uygulaması yöneticilerin ofislerinden çıkarak, çalışanlarla daha yakın ilişkiler kurmasına dayanmaktadır ve birbiriyle ilişkili, üç temel yapı taşı vardır. Bunlar dinlemek, öğretmek ve kolaylaştırmaktır. Yöneticiler çalışanları dinleyerek işletmede olup bitenden haberdar olmaktadırlar. Öğretmek unsuruyla çalışanın karşılaştığı belli bir soruna nasıl bir çözüm bulunacağı araştırılmaktadır. Kolaylaştırmak ise, çalışanların işlerini daha rahat yapabilmeleri için gerekli önlemlerin alınmasıdır.

Herhangi bir denetim sistemi, insanların sisteme ilişkin algı ve beklentileri düşünülmeden tasarlanırsa, kaçınılmaz olarak tepkisel davranışlara yol açabilir. Çalışanların davranışlarının etkili bir şekilde denetlenebilmesi için, yöneticiler bireylerin denetim fonksiyonuna ilişkin olarak geliştirdikleri üç farklı tepkisel davranışa dikkat etmelidirler. Bu davranışlar, katı kuralcı davranışlar, taktiksel davranışlar ve denetime karşı dirençtir.

Yukarıdaki tüm seçenekler, etkili bir denetim sisteminin koşullarıdır. Buna karşılık, soru kökü çalışanların denetim sistemini benimsemelerine yöneliktir. Bir denetim sisteminin çalışanlar tarafından daha kolay benimsenebilmesi için, çalışanların denetim sistemine inanmaları gerekir.

Fonksiyonlara göre bölümlere ayırmada örgütle her fonksiyonun sorumluluk alanının saptanması kolay olur. Böyle olunca üst ve orta yönetim arasında haberleşme kolaylaşır.

Planlama , Henri FAYOL tarafından öne sürülen dört temel fonksiyondan ilkidir. Henri FAYOL yönetim fonksiyonlarını, planlama, örgütleme, yönletme ve denetim olarak tanımlamıştır.

Plan , örgütün gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği belli nokta veya durumlara erişmek için çizdiği bir harita olarak tanımlanabilir.

Her örgütün amaçları farklı da olsa planlama süreci aynıdır. Planlama süreci, dört aşamadan oluşur. Planlama süreci, amaçların belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması, uygun seçeneğin belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması, uygun seçeneğin belirlenmesi ve planların uygulanmasıdır.

Uygulama, planda yer alan adımların hayata geçirilmesi sürecidir. Örgüt düşünme işlevinden yapma işlevine geçer. Plan, hangi adımların alınacağı ve bunların nasıl uygulanacağını tanımlar. Özellikle planda, her adımda hangi kararlar alınacağı ve bu kararlar alınırken hangi bilgilerin kullanılacağı belirlenir.

Stratejik plan uzun süreli ve üst yönetim tarafından belirlenir.Stratejik planlama, gelecek birkaç yılda, örgütün nasıl büyüyeceği, rekabet edeceği, müşteri isteklerini nasıl karşılayacağı gibi bütün örgütün yön ve amaçları ile ilgilenir. Örgütlerin başarılı bir stratejik planlama yapabilmesi için vizyon ve misyon oluşturmaları ve bu vizyon ve misyon doğrultusunda planlamalarını sonuçlandırmalıdır.