YÖNETİM VE ORGANİZASYON II - Deneme Sınavı - 5

Sessiz kalmak, mesaj iletilirken konuşmamak gereklidir.

İletişim kurmanın temel amacı, düşünce ve görüşlerin karşılıklı alışverişini sağlamak ve taraflar arasında ortak bir anlayış yaratmaktır

İnsanları iletişime geçiren pek çok neden vardır. Bunları beş temel noktada toplamak mümkündür (Bıçakçı, 2000, ss,17-20): • Varolmak: Bir ülkenin yurttaşı ya da bir kurumun çalışanı olmak, bir spor takımının ya da siyasal bir partinin taraftarı olmak, mesleksel bir örgüte veya sendikaya üye olmak, bireysel varlığın toplumsal etiketleridir. Bu anlamda birey, benliğini, ait olduğu toplumsal yapılarla özdeşleştirerek varolur, toplumsal ortamlarda sürdürdüğü iletişim etkinlikleriyle varlığını kendine ve diğer bireylere kabul ettirir. • Haberleşmek: Geçmişten bugüne insanoğlu, gerek çevresinde, gerekse dünyada olup bitenleri hep öğrenmek istemiştir. Komünikasyon alanındaki gelimeler, hızlı ulaşım araçları, görsel-işitsel yayın teknolojileri, kitlesel iletişim olanakları haberleşmeyi geliştiren araçlardır. • Paylaşmak: Kişiler bilgi, duygu ve düşüncelerini diğer insanlara aktarmadıkça kendi varlığını duyumsayamazlar. Sevgi, kıskançlık, aşk, nefret vb. olumlu ya da olumsuz duygular iletişimin temel belirleyicileridir. • Etkilemek ve Yönlendirmek: Toplumsal düzenlerin yaşamsal sürekliliği, ekonomik ve siyasal güçlerin ya da kişilerin kendi istekleri doğrultusunda hedef kitleleri etkileme güçlerine bağlıdır. Bu bağlamda karşımızdaki kişileri etkileme ve yönlendirme isteği iletişime geçmenin en önemli nedenleridir. • Eğlenmek ve Mutlu olmak: İletişim araçları sayesinde insanlar eğlenmekte ve mutlu olmaktadır.

Göndericiden alıcıya doğru giden mesajı etkileyen tüm koşullar gürültü olarak adlandırılmaktadır.

Göndericinin mesajı hazırlarken bazı hususlara dikkat etmesi gerekmektedir (Eren, 2001, s.350): • Alıcının bilgi ve tecrübe alanına giren sembolller kullanmalıdır. • Gönderici soyut ifade ve sembollerden çok somut semboller kullanmalıdır. • Sembolleri alıcının daha önce alışmış olduğu anlamda kullanmalıdır. • Alıcının anlamaması muhtemel olan temel kelimeleri açıklamalıdır.

Bireylerin algılama sürecinde; kişilerin; değer yargıları, amaç ve hedefleri, ihtiyaçları, kültürleri, bilgileri, hisleri, tecrübeleri, biyolojik ve fiziksel özellikleri gibi faktörler etkili olmaktadır.

Düşünce, duygu ya da bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj, bir şeyi aktarmayı, iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve görsel-işitsel simgelerden oluşmuş somut bir üründür.

Etkin iletişim hem gönderici hem de alıcının kullanılan kodlama sistemin ve sembollerin ifade ettikleri anlamlar arasındaki bağlılığı da kurabilmelerini gerekli kılmaktadır.

İletişim türleri konusunda çeşitli kaynaklarda farklı sınıflandırmaların yapıldığı görülmektedir. Kişisel, toplumsal, örgütsel olmak üzere üç gruba; kişisel, kişilerarası, örgütsel ve teknolojik olmak üzere dört gruba ayrılır.

Beden dili: Baş, yüz ve göz hareketleri, el, kol ve bacak hareketleri, duruş bireylerarası tavırların en açık belirleyicileridir. Düşünce ve duyguları destekleyen jestler ve mimikler kendiliğinden ortaya çıkan hareketlerdir. Yapılan bir araştırmada, insanların yüzyüze kurdukları ilişkide, kelimelerin % 7, ses tonunun % 38, beden dilinin ise % 55 etkili olduğu ortaya konulmuştur. Vücudun gergin durması, kolların rahat olması, başın iki tarafa sallanması, kaşların çatılması, göz teması, birine doğru eğilmek, arkaya yaslanmak gibi pek çok beden dili örneğinin karşıdaki kişi için bir anlamı vardır. Ancak değişik kültürlerde ve toplumlarda beden diline yüklenen anlamlar farklılık gösterebilmektedir. Örneğin, kafayı geriye doğru hareket ettirme Tayland ve Hindistan’da evet anlamına gelirken, kafayı yavaşça geri öne sallama çoğu Asya ülkesinde evet anlamına gelebilmektedir. Beden dili sözsüz iletişimin en temel türlerinden biridir. Önemli olan beden dilini yerinde ve gerektiği kadar kullanabilmektir. Mesafe: Gönderici ile alıcı arasındaki fiziksel mesafe sözsüz iletişim araçlarından bir diğeridir. Dört tür mesafeden söz edilmektedir. Mahrem alanlar (0-25 cm), kişisel alanlar (25-80 cm), sosyal alanlar (80- 200 cm) ve genel alanlar (sosyal alanın dışında kalan mesafeler). Yakın mesafede duran insanlar daha sıcak, daha samimi ve daha anlayışlı görülmektedir. İş ortamında birinin omzuna elini koymak veya ona dokunmak, kabullenmenin belirtisidir. Başkalarıyla aramızda koruduğumuz uzaklık onlara karşı olan duygularımızla ilgilidir ve onlarla ilişkimiz hakkında bazı mesajlar verir. Tabii burada da kültürel farklılıklar gözardı edilmemelidir. Ses tonu: Duygu ve düşünceleri anlatabilmenin diğer bir yolu da kişilerin iletişim sürecinde çıkardıkları ses tonlarıdır. Dilin nasıl söylediği, sesin niteliği ile ilgilidir; ses tonu, sesin hızı, şiddeti, hangi sözcüklerin vurgulandığı, duraklamalar ve benzeri özelliklerle gerçekleşir. Örneğin, kişinin yüksek sesle, bağırarak veya normal olmayan değişik bir tarzda konuşması kızgın olduğunun belirtisidir.

39 Dış görünüş: İnsanın dış görünüşü, başkalarına mesaj iletmekte önemli bir rol oynar. Giyim-kuşam saygı ve statünün önemli bir göstergesidir. İnsanlar, iyi giyimli ve çekici buldukları kişilere daha çok saygı gösterirler. Örneğin, iş arayan kişiler, sözsüz iletişimin bu yönünü dikkate almakta ve görüşmeler için iyi giyinmeye gayret etmektedirler. Uygun yer ve zamanda giyilmeyen kıyafetler iletişimde önemli sorunlara yol açabilmektedir.

Örgütsel iletişim, örgüt üyelerini birbirine bağlayan, örgütle çevresinin etkileşimini sağlayan, örgütün oluşmasını ve yaşamasını sağlayan bir süreçtir. Örgütsel iletişim, örgüt çalışanlarının tutum ve davranışlarını örgüt amaç ve hedefleri doğrultusunda yönlendirmek, eşgüdümlemek ve üretim ilişkilerini koordine etme amacıyla resmi ve gayri resmi yolla yapılan mesaj alışverişidir. Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için gerek örgütü meydana getiren çeşitli bölüm ve öğeler, gerekse örgüt ile çevresi arasında girişilen sürekli bilgi ve düşünce alışverişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak sağlayan toplumsal bir süreçtir.

örgütlerde iletişimin dört temel fonksiyona sahip olduğunu söyleyebiliriz. Bunlar; bilgi sağlama fonksiyonu, etkileme ve ikna etme fonksiyonu, birleştirme fonksiyonu ve emir verme ve öğretim-eğitim fonksiyonudur.

Grup iki veya daha fazla kişinin ortak bir amaçla biraraya geldiği bir yapıdır. Grup ortak çıkarları, zevkleri, ümitleri ve beklentileri olan kişiler tarafından veya bazı benzer düşünceleri nedeniyle biraraya gelen kişilerden oluşur.

Gruplar insanların bir araya gelmesidir ancak biraraya gelen kişiler her zaman bir grup olmayabilirler. Bir grup olabilmek için bazı temel faktörlere ihtiyaç vardır. 

iki veye daha çok insan

genel amaç

genel kimlik

grup üyelerinin serbestçe etkileşimidir.

Komuta grupları emir komuta sistemi içinde gruplar ve grupların biçimsel görevlerini ifade eder. Biçimsel gruplar biçimsel örgütün bir parçası olarak tasarlanmış gruplardır. Komuta gruplar temel gruplardır ve yönetici durumunda olan kişilerin emir vermesini ve astlarından iş yapmalarını istemeleri olarak görülür. Örgütün biçimsel yapısı çeşitli komuta gruplarından oluşur. Bu gruplar geçici değil devamlı gruplardır.

Biçimsel olmayan örgütün temelinde yatan faktörleri dört kısımda inceleyebilir. • Çıkarlar: Aynı çıkarların peşinde koşanlar gruplaşarak çıkarların gerçekleşmesi için birbirini destekler. Yönetici ile ters düşen veya yöneticiden kötülük gören dört astın aleyhine çalışmaları veya en azından yöneticiyi zor durumda bırakmaları söz konusu olabilir. Astların birlikte hareket etmelerinin temelinde ortak çıkarlar yatar. • Yöre: İnsanlar çeşitli kentlerde çalışmakta veya öğrenciler değişik kentlerden gelmektedir. Aynı yöreden olan kişiler karşılaştıklarında aralarında yakınlık doğar bu yakınlığın temelinde ise yore etkilidir. • Meslek: Aynı mesleği yapan kişiler aralarında meslekten doğan çekişmeler veya kıskançlık yoksa biraraya gelip mesleki konulara ağırlık vererek konuşmalar yapabilirler. Doktorların, mühendislerin, ekonomistlerin, bankacıların biraraya gelip meslekleriyle ilgili tartışmalar yapmaları iyi bir örnektir. • Özel durumlar: Bazen işletmelerde kişilerin özel durumlarıyla ilgili yakınlaşmalar söz konusu olabilir veya sürtüşmeler ortaya çıkabilir. Belli meraklar veya hobiler etkili olabilir. Spor yapanlar, konserlere gidenler, bilardo oynayanlar, geziye çıkmayı isteyenler arasında biçimsel olmayan ilişkiler doğar.

Kuruluş: (Forming) Ekip üyeleri biraraya gelir ve ilk görüşme ve tanımşa evresidir. Diğer bir deyişle grubun başlangıcıdır. Üyelerin birbirlerini tanıma, özelliklerini öğrenme ve kendisiyle karşılaştırdığı bir görüşme ortamıdır.

Karmaşa (Storming): Ekip kurulduktan sonraki aşama (ekip oluştuktan sonra) ekip üyeleri arasında zıtlıkların başladığı dönemdir. Çatışma her aşamada olabilir ancak yoğun olarak görüldüğü bu aşamadır.

Biçimlenme (Norming) Evresi:Bu evrede önemli bazı değişimler yer alır. 

Dağılma evresi (Adjourning): Bu evre her türlü ekiplerden çok genelde geçici ekiplerde görülür. Örnekler içinde proje ekipleri, iş grupları veya komiteler sayılabilir.

Uygulama Evresi ( Performing): Ekibin etkin bir çalışma ortamına girdiği bir aşama olup grubun tam olarak bir ekip olarak çalışmaya başladığı bir dönemdir.

yönetim ve üst yönetim ekipleri

kendi kendini yöneten ekipler

çapraz fonksiyonel ekipler

proje ekipleri

Üst yönetim ekiplerinin en önemli işleri arasında işletmenin örgütsel performansını etkileyecek kararları alması ve kararların kalitesinin arttırılmasıdır.

Bu ekipler yüksek performans beklenen ekiplerdir. Son yıllarda yönetimin güdümünde (emir komuta sisteminde) kurulan ekiplerden ayrılmaktadır. Farklı özelliklerinden en önemlileri şunlardır: • Ekip elemanları güçlendirilmiştir. • Ekip yönetiminde atanmış bir yönetici yoktur.  • Yönetici olmadığı için ekip üyeleri bütün ekibin yaptıklarından veya yapamadıklarından sorumludur. • Bu ekipler geleneksel ekiplere karşın ekip davranışını gerçek anlamda gösterirler.