YÖNETİM VE ORGANİZASYON II

Biçimsel olmayan grupların temelinde çıkarlar, yöre, meslek ve özel nedenler yer alır.

İnsanlar gruplara girerken bazı nedenleri vardır. Bunlar arasında yer alan nedenlerden bazıları şunlar olabilir.
• Ortak hareket etme,
• Emniyet içinde olmak,
• Kendilerini güçlü hissetme,
• Amacına grup yoluyla ulaşmak,
• Yalnızlıktan kurtulmak,
• Bir grubun üyesi olmaktan zevk almak,
• Sorunlarını çözmek için gruba girebilir.

Grup kararları rasyonel görüşmelerle alınır. Azınlıkta olanların görüşleri ve istekleri yerine getirilmeye çalışılır. Doğru cevap D şıkkıdır.

Komiteler devamlı veya geçici olsun belirli zamanlarda üzerilerine aldıkları görevi yerine getirmek için toplanan kişilerden oluşur. Doğru cevap C şıkkıdır.

Örgütte biçimsel olmayan grupların çıkarlarından vazgeçmemek için her türlü yönetim geliştirme faaliyetlerine karşı gelmeleri bu grupların doğurduğu sakıncalardandır. Doğru cevap A şıkkıdır.

Yönetimin ekibin çalışmadaki verimliliğini ve başarısını arttırmak için fiziki ve parasal imkanların sağlaması ayrıca teknik ve idari personel desteği vermesi örgütle ilgili bir faktördür. A, B ve C seçenekleri insanlarla, D seçeneği ise işle ilgili faktörlerdir. Doğru cevap E şıkkıdır.

Karmaşa (Storming), ekip kurulduktan sonraki aşama (ekip oluştuktan sonra) ekip üyeleri arasında zıtlıkların başladığı dönemdir. Çatışma her aşamada olabilir ancak yoğun olarak görüldüğü bu aşamadır. Doğru cevap B şıkkıdır.

Ekibin başarısı sadece biçimsel kurallarla sağlanamaz ancak normlar oluşturularak başarı arttırılabilir. Normların oturduğu aşama Uygulama Evresi (Performing)dir. Doğru cevap B şıkkıdır.

Fonların yönetimi, strateji belirleme ve ekiplerde karar alma üst yönetim ekibinin üzerinde durduğu konulardır. Doğru cevap D şıkkıdır.

Ekiplerin bağımsızlık derecesi açısından bakıldığında en düşük derece geleneksel iş gruplarından görülür. Doğru cevap C şıkkıdır.

Çapraz fonksiyonlu ekiplerde çok yararlı olmayan dikey ileşitim yerine yatay iletişim güçlenecek ve çok farklı kaynaklardan bilgi sistemi sağlanacaktır. Doğru cevap A şıkkıdır.

Projenin başarılı olabilmesi için gerekli özellikler arasında "denetlenebilen çatışma" vardır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Grup Tanımı: Grup iki veya daha fazla kişinin ortak bir amaçla bir araya geldiği bir yapıdır.

Bir grup olabilmek için bazı temel faktörlere ihtiyaç vardır. Bunlar;

Biçimsel olmayan grupların üstünlükleri:
• Sosyal ve kültürel açıdan üyelerin birbirlerini desteklemeleri gelişir. Aynı biçimsel olmayan gruptaki bireyler aynı normları paylaştıklarından birbirlerini olumlu etkileyebilirler.
• Bireyler tek başına güçlü olamayabilirler. Biçimsel olmayan bir grubun üyesi olduktan sonra kendilerini daha güçlü olduklarını düşünürler. Ayrıca kendilerini daha fazla emniyet içinde olduklarını düşünerek tatmin sağlayabilirler.
• Sorunlarını tek başına çözemediklerinde grup arkadaşları yardımıyla sorunlarını halledebilir. Biçimsel olmayan bir yapının elemanı olduğunda yeni bir ev bulmak, finansal sorunlarını halletmek, yeni arkadaşlarla tanışmak gibi olumlu bir sonuca gidebilirler.
• Devamlı iletişim içinde olabileceği grup arkadaşlarına sahip olacaktır ve bundan çok değerli tatmin sağlayabilecektir.
• Çalıştığı işte devamlı surette grup arkadaşlarıyla birlikte olmanın tatmini ile başarısını arttırabilecektir.

Biçimlenme (Norming) Evresi: Bu evrede önemli bazı değişimler yer alır. Bunlardan bazıları şunlardır.
• Bireyler arası dengeler kurulmaz veya çoğunlukla anlaşma sağlanmıştır.
• Üyeler kendi rollerini benimsemeye başlamışlardır.
• Ekip üyeleri sürtüşmeleri arkadaşlık ilişkilerine döndürmüşler veya bu yolda önemli adımlar atmışlardır.
• Ekip gerçek anlamda fonksiyonlarını yerine getirmeye başlar çatışmanın azalmasıyla denge kurulması kolaylaşır.
• Lider yönetimin atadığı bir kişi veya üyelerin seçtiği olsun bu aşamada denge sağlamaya çalışır. En azından demokratik ve dengeli davranış içinde olması gerekir. Liderin üzerinde durması gelen konular arasında ekip rollerinin çok açık ortaya konması ve normların şekillenmesi ve değer sisteminin oluşturulmasıdır.
• Ekibin bir bütün olarak ve liderin otoritesini ortaya koyarak yaptığı hamlelerin tek başına başarılı olması yeterli değildir. Aynı zamanda ekip üyelerinin diğer üyelerle yakın ilişki kurmaları veya bu konuda çaba harcamaları çok önemlidir.
• Normların geniş çapta kabul edilmesinin sağlanması ödül ve destek vermek ile sağlanır.
• Bu aşamada üyelerin bir yandan ekip misyonu kazanmaları diğer yandan ekip üyelerinin birebir ilişkileri desteklenmelidir.
• Bu aşamada ekip bağlılığı sağlanmalıdır. Ekip liderin ekipten yüksek performans
istemesi ekip bağlılığının bir sonucudur.

Etkin ekip oluşturmanın ilkeleri: Ekiplerin başarılı olması için çaba harcanır. Bütün ekiplerin başarılı olmaması ekip oluşturmada bazı ilkelerden hareket etmek gerekir.
• Ekipte görev yapan her kişi amaç ve amaçların ne olduğunu bilmeli ve anlamalıdır.
• Ekipte amaçların ne olduğunu bilmek yeterli değildir aynı zamanda amaçların her üye tarafından kabullenmeli ve amaç her bireyin kendi amacı haline gelmelidir.
• Ekipte çalışanların tecrübeleri ve yetenekleri birbirini tamamlayacak bir yapıda olması ve sonuç odaklı olması gerekir.
• Ekipteki her birey istekli olmalı ve ekipte olmaktan güdülenmeli tatmini arttırmalıdır.
• Ekibin kalite ve kantite açısından istenilen sonuca ulaşabilmesini sağlayacak ortam hazırlanmalı ve her üyenin tam katkısını ve yeteneklerini uygulayacağı bir iklim yaratılmalıdır.
• Ekibin belirlenmesinde bir yönetici seçilirse, yöneticinin ekip üyelerinin seçiminde çok dikkatli davranması gerekir. Ayrıca ekipte çalışacak üyelerin sayısı önemlidir. Ekibin çok kalabalık olması sorun yarattığı gibi az elemanla ekip faaliyetini yürütmekte zordur.
• İyi bir iletişim sistemi ekip üyeleri arasında sağlanmalıdır. Iletişim biçimsel olmayan yollar (kulaktan dolma, dedikodu kanalı, rivayet vb.) yerine biçimsel kanallardan (yazılı bilgiler ve sözlü anlatımlar vb.) yapılmalıdır.
• Ekipte çalışanların güçlendirilmesi gerekir. Alınan kararlar üyelerinin çoğunluğu veya hepsi tarafından desteklenen özellikte ise ekibin başarısı artar.
• Ekip üyelerinin başarısı genelde ekibin başarısı olduğunu düşündüğümüzde ekibin, yönetimin veya ekip liderinin emirlerini yerine getiren bir duruma sokulmaması gerekir. Ekipte her üyenin düşünce, zeka ve insiyatiflerini kullanacakları bir ortak yaratıldığında ekip gerçek anlamda başarılı olabilir. Burada en önemli iş ekibin her bireyinin yaratıcılık ve inovasyon özelliğinin
geliştirilmesidir.

• Ekip üyeleri yaptıkları işleri işletme sahibinin işi ve kazancı olacağı düşüncesi yerine kendi işi gördüklerinde ise sahip çıkmaları kolaylaşacaktır. Işleri ekibin ve işletmenin çıkarlarını en üst düzeyde tutacak şekilde yapacaklardır.
• Özellikle teknik konularda çalışan ve proje ağırlıklı ekiplerde gerekli olan teknik araçların ve sarf malzemelerinin sağlanmasında tutucu davranmamak gerekir.

İnsanlarla İlgili Faktörler:
• Uyumlu kişiler seçilmesi
• Astlık üstlük ilişkisi olmayanların seçilmesi
• İletişimin sağlanması çok önemli olduğu için iletişim kurma özelliği yüksek kişilerin seçilmesi.
• Ekipte güven önemli olduğu için karşılıklı güvenin bozulacağı bir yapı olmaması gerekir.
• Ekip amacının herkes tarafından anlaşılacağı bir örgüt iklimi gerçekleştirilmelidir.
• Ekip üyesi her bireyin fikirlerini açıkça söylemeleri sağlanmalıdır.
• Ekipte tartışmaya ve eleştiriye açık olma ve fonksiyonel çatışma desteklenmelidir.
• Ekibin başarısı için işle ilgili eğitim programları hazırlanmalı ve uygulanmalıdır.

Kuruluş: (Forming) Ekip üyeleri bir araya gelir ve ilk görüşme ve tanışma evresidir. Diğer bir deyişle grubun başlangıcıdır.

Karmaşa (Storming): Ekip kurulduktan sonraki aşama (ekip oluştuktan sonra) ekip üyeleri arasında zıtlıkların başladığı dönemdir.